建立中學生資助檔案工作的探討

黃梅萍

摘 要：本文從中學生資助檔案的現狀進行分析，針對其所存在的問題，結合中學生資助工作的特點、類型，從學校檔案建設、管理的實際出發，著重闡述中學生資助檔案的重要性，提出了注重宣傳工作、完善管理措施、保密安全防范、確保檔案的完整性等建議，努力做好中學生資助檔案工作。

關鍵詞：資助檔案;現狀分析;特點類型;幾點建議

中學生資助檔案是普通高中學校在落實國家助學金和免學雜費等資助政策中形成的，對教育主管部門、學校和社會具有重要保存和利用價值的各種歷史記錄。學生資助工作是一項促進教育公平的民生工程，越來越受到國家和社會的關注，政府對落實此項政策有專門的實施細則和嚴格的資助程序，學校在執行過程中將形成大量的資助印證資料，這些資料不僅包含專業性的文字材料，還包括電子文檔、圖表、聲像、實物等不同形式和載體的歷史記錄，這些資料和記錄正是我們建立資助檔案的原始和真實的材料。

一、學生資助檔案的現狀分析

普通高中學生資助工作已在福建省開展近9年時間了，此項工作檔案的建立、管理、利用也在各級各相關部門和學校的共同推動下取得成效，為政府更為精準開展對學生的資助工作提供依據，但仍存在著一些問題，亟待解決。

1.管理制度不健全。近些年，教育主管部門雖對學校資助工作出臺了比較多的規范性文件，比如《莆田市普通高中家庭經濟困難學生資助實施細則》，但在資助檔案上《福建省中、小學學校檔案管理暫行辦法》和《福建省中、小學學校文件材料歸檔范圍及保管期限表》還未將此項檔案列入并明確其歸檔范圍及保管期限，僅制定了《莆田市普通高中學生資助工作檔案資料清單》，導致學校在歸檔中沒有可參照的歸檔范圍及保管期限，收集資助工作檔案僅憑《檔案資料清單》所規定的項目進行收集，在一定程度上造成檔案材料收集不全、遺漏和保管期限劃分不明等現象。

2.管理人員專業不強。莆田五中資助這項工作是由校德育處負責，盡管學校設立了專門的檔案室，配備了專業的檔案人員2名，但學校檔案種類繁多、工作量大，日常管理中無法兼顧，致使資助檔案只能由負責資助工作的教師進行整理歸檔，然而這部分教師只熟悉資助業務，缺乏專業的檔案管理知識，對資助檔案的收集和管理較為粗放，通常將資助工作材料按照評估迎檢的方法和要求進行匯總整理，造成了資助檔案歸檔不及時、不齊全、不規范，且利用方面也僅停留在應付有關部門的檢查和審計上，資助檔案的實用作用未能得到充分的發揮。

3.信息化程度不高。盡管目前國家建立了全國學生資助管理信息系統，但系統仍較為落后，還未能與學校的智慧校園平臺有效銜接，造成學校、家長、學生三方在資助工作網絡登記、實時更改、信息發布等環節上的速度緩慢，收集資助相關證明資料滯后，工作無法高效運行。另外，資助檔案的雙套管理制的特點和系統的廣泛應用，其產生的大量電子文件，如何進行分類、甄別和科學有效地整合轉化為信息數據檔案？也為我們帶來了新的挑戰。

二、學生資助檔案的類型、特點

1.類型

（1）綜合類。內容包括：縣（區）級以上資助政策文件;本校制發的資助工作文件;學校資助工作領導小組人員分工及職責;學校資助工作計劃、總結、會議記錄、自查記錄、整改方案等有關資料;宣傳報道稿件，通稿，報紙等;誠信教育、勵志教育及感恩教育材料;學生學籍花名冊、學校資助工作臺賬等，具體由負責資助工作的德育處負責收集整理歸檔。

（2）表冊類。主要包括：受助學生情況匯總表、明細表、四類兜底對象確認表（依明細表名單順序）、建檔立卡家庭經濟困難學生受助名單確認表、城市（農村）低保家庭學生受助名單確認表、農村特困救助學生受助名單確認表、殘疾學生受助名單確認表、受助學生申請及佐證材料、（免學雜費、發放助學金）班級評議記錄表、（免學雜費、發放助學金）學校評審會議記錄表、（免學雜費、發放助學金）受助學生公示、公示結論（附圖片）、國家助學金資助卡辦卡補卡簽領表、助學金受助對象發放名單、免學雜費（助學金）支付通知書、銀行上賬通知和銀行打卡回單等，具體由負責資助工作的德育處負責收集整理歸檔。

（3）財務類。這類材料重點反映的有：各年度資助的申報表、發放登記表等，按照會計檔案序列要求由學校財務處負責收集整理歸檔。

（4）聲像類。包括：資助政策宣傳資料（含圖片、音頻及視頻資料）;上級領導視察、巡查、檢查本校資助工作的照片;本校參加上級開展的活動照片，獲獎牌匾，證書復印件等，具體由辦公室負責收集整理歸檔。

2.特點

（1）連續動態性。其表現在學生資助檔案的形成不一定是從高中階段，有的是從小學就開始，并將轉至大學，一份完整實用的資助檔案涵括：學生的個人成長經歷、家庭成員情況和經濟狀況、困難證明材料、受助情況等。當前，全國學生資助管理信息系統是以學年為周期實行動態管理，并對每學年的學生實際情況進行調整。我們要充分運用好這一系統管理軟件，對資助檔案信息進行整理和更新，及時掌握學生的動態信息，保持其連續動態的管理，才能更好地了解受助學生的個人和家庭情況，有針對性地給予資助。

（2）復雜多樣性。體現在“兩多”：一是資助工作往往涉及部門和人員多，在學校不僅有班主任、德育處、辦公室、財務處、教務處等參與，在校外還需要教育、民政、鄉鎮 （街道）以及村（社區）等部門出具相關證明材料輔助;二是受助學生多，我校常年在校生有3000名，60個班級，按照《實施細則》規定：全市平均資助比例原則上按在校生的10%左右確定，莆田五中每年也有近300名學生受助，每生一檔，為此不僅檔案資料的來源復雜多樣，而且個檔累積量大，需要我們仔細認真地整理核對，確保學生資助檔案的完整、真實、有效。

（3）雙套管理制。針對當前學生資助檔案信息化程度高，學校建檔立卡應在全國學生資助管理信息系統上錄入保存，也應建立紙質專檔。為此，在日常整檔工作中，我們要在維護和完善學生資助電子檔案的同時，保證紙質檔案的一致和同步發展，真正實現雙套制管理。

三、做好學生資助檔案的建議

1.加強資助政策及建檔工作的宣傳力度。學校應利用招生宣傳、發放入學通知書、校園廣播、報刊、致學生家長一封信、家訪等方式，宣傳國家各項資助政策及學校貫徹落實各項政策具體的實施辦法，將我校對家庭經濟困難學生的各項資助具體實施辦法印發給每一位入學新生，在高一入學教育中組織學習宣傳。同時，利用學校網站學生資助窗口，宣傳學校各項資助政策、工作動態和資助檔案管理利用并開展經常性的交流，解決學生提出的問題，隨時接受師生對我校學生資助工作的監督，利用資助檔案為師生提供服務。通過宣傳，正確引導輿論導向，形成良好的輿論氛圍。同時倡導師生關心弱勢群體，引導家庭經濟困難學生樹立信心、克服困難，樂觀學習和生活。

2.健全和完善資助檔案管理制度。學校依據上級資助文件和檔案管理規定，結合各自實際情況，制定校內資助檔案管理細則。首先，確定收集范圍。如各項學生資助業務的政策文件、學生申請及各種證明材料、公示材料、審批文件、資助業務工作各環節的報表、賬冊等。其次，劃分保管期限。學生資助工作涉及國家財政資金的使用和管理，因此，學生資助檔案的保管期限應設定為永久和 30 年兩種。第三，明確整理時間。高中學生資助檔案每學年評審，分兩學期發放，為此資助檔案也要按每學年整理移交一次，但資料要分學期裝訂。第四，制定管理制度。學校要結合實際制定出臺資助檔案的管理、立卷歸檔、保管、保密、查（借）閱、移交等系列有效制度。另外，我們應主動向領導匯報資助檔案建立和管理情況，爭得領導重視，將資助檔案列入學校檔案工作總體規劃之中，納入工作考核內容，并確保人員、場地、硬件配套以及制度、責任等落實到位。

3.確保歸檔材料的真實、完整。我們在收集過程中，對學生資助檔案的真實性、完整性和有效性，要進行必要的檢驗，凡字跡模糊、印章不清、殘缺不齊、銜接無序等不適宜歸檔的文件材料，該退的則退，該整改的及時整改，確保歸檔材料的完整和安全，更不得偽造、篡改。要明確法律責任，凡是漏簽的文件，督促補簽完整。助學金、減免學費、補助等各類資助材料，須有學校領導簽字，以保證歸檔材料的完整性和法律憑證作用。在資助過程中形成的電子文件材料，對一些法律尚不健全的情況下，仍應當還原成紙質文件進行歸檔，并在歸檔時加蓋單位公章。

4.增強資助檔案的保密意識和安全觀念。學校檔案管理人員要主動參與并指導學校資助檔案的整理、收集和歸檔;學校資助工作人員要對檔案管理基礎知識的學習，熟練操作數據庫、信息應用技術、辦公軟件等技術。同時，加強紙質檔案與電腦軟件應用的結合，做到優勢互補。學校要根據不同的需求，視情派員參加專業培訓、繼續教育，提高對檔案管理的認識和實際工作的能力，且在職稱評定職數上給予定崗定編，確保人員穩定和工作積極性。要根據資助檔案的特殊性，其不對外開放，僅為兩類人員。一是紀檢和監察等部門;二是教育部門、金融機構、受助學生和家長。若外單位、學生和學生家長需查閱資助檔案的，須經學校批準，并辦理登記手續。查閱時不得丟失、損毀、涂改。同時要做好電子檔案和備份，甚至對訪問權限的管理人員，要簽訂保密協議，確保網絡信息的安全。

總之，學生資助檔案是整個資助工作過程的體現，是學生資助專項資金落實情況的印證，因此建立規范、有效管理和利用的資助檔案，對于持續地落實國家對普通高中學生的資助政策意義重大。我們檔案工作者，要以高度的政治責任心和工作責任感，重視資助檔案工作，加強制度建設，提高業務水平，使學生資助檔案工作逐步走上正軌，充分發揮資助檔案的社會作用。

參考文獻：

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