企業檔案保密管理分析

摘 要：做好新時期企業檔案及其利用的前提和基礎是要保證檔案安全和保密。本文在分析了企業檔案工作面臨的保密對象范圍廣、內容多樣化以及要求差異化特點的基礎上，探討了企業檔案保密工作所面臨的現實問題，最后，從保密宣傳、保密制度、保密內容、保密技術和保密人員等方面提出了做好新時期企業檔案保密的具體策略，對規范企業檔案保密管理具有積極的現實意義。

關鍵詞：檔案保密;企業檔案;檔案管理

概述

企業檔案是指企業在生產、經營和管理過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等資料的總和。反映了企業發展的歷史進程，是企業寶貴的信息資產。隨著社會主義市場經濟競爭的加劇，企業經營者也逐漸重視檔案管理工作，注重從企業檔案中提煉有價值的信息，推動企業生產經營，豐富企業文化內涵。但在企業檔案利用過程中涉密問題時有發生，甚至會造成商業秘密被泄露，對企業的正常生產、經營和管理構成較大影響。因此，做好新時期企業檔案及其利用的前提和基礎是要保證檔案安全和保密。

一、企業檔案保密工作特點分析

與機關、事業單位相比，企業檔案在保密的內容、保密的對象以及保密的差異上均有著明顯的差異性。

1.保密對象范圍廣

企業中從事檔案管理工作的部門及人員，一般既要承擔著日常檔案資料的收集、歸檔、查詢和利用等管理業務，也要擔負著企業的技術資料、技術圖書、專利資料、商業合同等管理職責。可見，企業檔案管理承擔的任務龐雜，尤其是重要技術資料、商業合同的保管、利用等。納入到企業檔案保密對象的涉密資料，既包括涉密文件、商業合同，也包括領導簽批的涉密文件，所服務的對象不僅包括企業的經營者，也包括一線技術操作人員，還涉及到其他非企業員工等。檔案保密的環節眾多，保密的對象廣泛，這些特點無疑也增添了企業檔案管理的難度。

2.保密內容多樣化

我國企業類型多樣，既有國有企業，也有集體企業，還有私營企業，這也使得我國的企業檔案保密內容呈現出多樣化特點，既有國家秘密檔案，也有企業自身的商業秘密類檔案。相對于國有、集體企業，私營企業的涉密內容多為商業秘密類檔案，這一類檔案有企業生產工藝、生產技術、商業談判及商業購銷合同等，內容眾多，涉及的秘密事項廣，對于企業從事檔案管理人員的職業道德和個人品德提出了更高標準，要求從事企業檔案管理人員要經得住外在誘惑，耐得住平凡崗位的寂寞，在思想上要高度重視檔案保密工作，嚴守企業秘密。

3.保密要求差異化

企業檔案的保密種類多，既有技術秘密類，也有先進工藝類，還有人事任免類、工資薪酬類等，涉及的保密種類不同，對保密的具體要求也有著較大的差異性。相對于故意泄露國家秘密類檔案受到刑法處罰不同的是，企業秘密的泄密后果往往承擔著更多的是經濟性懲罰。此外，對于保密的期限、定密的要求、涉密檔案利用人員的身份限制等要求也有著與機關、事業類保密要求有較大的差異性，這些差異性要求從事檔案工作者熟悉企業管理的各項規章制度，尤其是保密制度的具體內容和要求，自覺把保密要求落實到日常檔案管理工作中。

二、企業檔案保密工作現狀分析

企業檔案中包含著大量科技信息資源，涉及到企業商業秘密，甚至還關系到國家和社會公共安全，一旦發生泄密，不僅會造成巨大的經濟損失，還會嚴重影響到社會的安全，導致公共安全利益受損。

1.檔案人員保密意識不強

受激烈的市場競爭影響，企業經營者大多存在重經濟效益，輕檔案管理現象，對于檔案的保密重要性認識不足，降低了保密教育的要求，對于企業檔案保密所需的軟硬件條件投入不足。例如：未給重要檔案配備相應的保密柜;電子檔案未采用密鑰;涉密檔案管理設施未采取物理隔離，與互聯網隨意鏈接;這些都增添了企業檔案發生泄密的風險。尤其是隨著企業之間的交流日趨頻繁，由于保密意識不強，大量具有保存價值的重要企業檔案資料收集不及時、不完整，甚至對經手的涉密文件材料也“見密不知密”，給企業檔案管理埋下了安全隱患。

2.檔案保密劃分不夠準確

根據《保密法》規定，各級國家機關、單位對所產生的國家秘密事項，應當根據國家秘密及其密級范圍規定定密。可見，《保密法》賦予了機關、單位較為寬泛的定密自主權，對于企業做好重要檔案資料的安全保密起到了很好的保障的作用。但是這也容易造成企業在定密時由于范圍過于寬泛，檔案資料密級確定不準確，保密期限劃定與其密級不相符，甚至存在涉密應定密而未定密或把不涉密的不需定密的定為秘密文件，影響了企業檔案保密工作的規范化進行。

3.信息技術增添泄密風險

隨著信息技術和網絡技術的應用和發展，提升了企業檔案管理的信息化、數字化水平。也使得企業檔案面臨著非傳統的安全威脅。例如光盤、磁盤、磁帶、軟盤、U盤等新型檔案存儲介質的應用，增添了涉密檔案被惡意篡改的風險。移動互聯網的應用，黑客、木馬病毒入侵等，增加了涉密檔案泄密的風險。

4.檔案人員流動過于頻繁

隨著社會主義市場經濟的發展，以及現代企業制度的建立，企業與其聘用人員的雙向選擇，使得包括涉密人員在企業間的流動更加頻繁。但是檔案人員流動過于頻繁則不利于檔案工作的穩定性，也使得更多的人員接觸到涉密檔案資料，無疑也是增添檔案泄密風險的重要因素之一。為此，相關的法律法規都明確規定涉密崗位人員調動的競業禁止或脫密時間要求。

三、企業檔案保密工作對策分析

1.加強保密知識宣傳，增強保密意識

企業管理人員及檔案部門要加強《檔案法》《保密法》《勞動法》《專利法》《合同法》《刑法》等法律法規的宣傳，舉辦專門的保密業務知識培訓，邀請企業領導、涉密崗位人員以及專業技術工作者和檔案人員參加，切實提升企業檔案保密意識，增強企業檔案保密管理工作的重要性認識，自覺把保密規定和要求納入到日常的生產、經營管理的各個環節。既要重視經濟效益，也不能忽視企業檔案保密重要性，自覺遵守保密規定和要求，提升保守企業秘密的行為自覺和思想自覺。

2.完善保密制度體系，加強制度建設

依據《檔案法》《保密法》《公司法》等法律法規，結合企業實際，制定企業檔案保密實施細則，如《科技檔案歸檔若干規定》《檔案崗位職責》以及企業檔案借閱、查詢和利用的具體要求。尤其是涉密檔案資料的查詢和利用，要履行專門的手續，必須經過分管領導、保密部門的層層審批，履行相關的簽字手續等。此外，還需要簽訂《保密責任書》，明確檔案保密管理責任和義務，切實規范企業涉密檔案的管理，為企業檔案管理建立一道安全防護制度體系。

3.健全保密范圍劃定，規范保密內容

依據《保密法》《科學技術保密規定》等條例和規定，始終以維護國家、社會公共安全和利益為目的，認真做好企業檔案的定密權，正確處理好企業檔案保密與利用之間的關系。一方面嚴格按照相關規定，做到該定密的應定密，不該定密的要堅決開放;另一方面要做好涉密檔案的管理，做好脫密處理。例如，《國家秘密保密期限的規定》分別對絕密級、機密級和秘密級事項作出了相應的保密期限，保密期限結束后應嚴格按照相關規定和程序，做好涉密檔案資料的脫密工作，防止隨意擴大保密范圍和期限。

4.加大保密技術應用，提升科技含量

隨著現代信息技術的應用，以及移動互聯網、大數據、云計算等信息技術在企業檔案管理中的應用，要積極應用現代信息技術，提升企業檔案保密科技含量。例如：堅持涉密不聯網、聯網不涉密原則，做好企業涉密檔案的應用物理隔離。利用數據備份技術、可信時間戳技術等信息技術，增強企業檔案安全保密科技水平。此外，還要注重企業檔案的監督檢查，及時堵塞安全漏洞。注重企業檔案存儲介質的后期維護和規范維修，嚴禁隨意將保存檔案設備或介質交由第三方維修。

5.加強檔案管理人員保密素能，提升專業技能

加大企業檔案管理人員的專業素養、信息安全素養和綜合知識素養的培養，切實提升檔案工作者的檔案安全保密業務素能和技術水平。一方面要熟練掌握企業檔案保密、文獻編纂等檔案專業知識;另一方面要通過邀請信息技術安全領域專家授課等形式，注重信息安全素養的培育，提升信息安全的業務技能。此外，還要注重電子計算機、管理學等業務知識的學習，切實提升自身的綜合業務素能，適應新時期企業檔案安全保密工作的要求。對于從事企業檔案工作人員，加大企業文化宣傳，培養其檔案職業精神和職業認同感、榮譽感，降低從業人員的頻繁流動。

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作者簡介：吳彩芳（1977-），女，肇慶粵肇公路有限公司檔案管理員。