淺談醫院檔案管理面臨的問題與對策

摘 要：做好醫院檔案管理對促進醫療管理水平、維護醫患雙方權益、豐富醫院文化內涵和規范人才資源管理等方面都具有積極的現實意義。本文針對當前醫院檔案管理常見問題，有針對性地提出了解決對策，為進一步做好醫院檔案管理提供指導和參考，對推動醫院檔案管理的規范化、制度化和科學化等方面具有積極的現實意義。

關鍵詞：醫院檔案;檔案管理;問題;對策

醫院檔案是醫院發展過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等，詳細記錄了醫院發展最可靠的資料，是最具權威的憑證。做好醫院檔案管理對規范醫院管理、提升醫療服務水平具有積極的現實意義。但在日常檔案管理工作中也發現一些問題，為此，應采取有效措施認真加以解決，不斷提升中心檔案管理水平。

一、醫院檔案管理的現實必要性

醫院檔案包括人事、病案、基建、財務和行政管理過程中所形成的具有保存價值的資料。做好醫院檔案管理具有積極的現實價值和意義。

1.促進醫療管理水平

醫院檔案具有較強的行業性、專業性和技術性特點，是在日常診療或人事管理、財務管理、基礎建設以及醫務活動中形成的具有保存價值的各個時期的珍貴資料，做好醫院檔案的收集、整理、組卷、分類、貯存和檢索、利用等，能夠為醫院行政管理和診療、人事、財務管理等業務提供信息咨詢服務，是總結、提升醫療和行政管理質控的重要依據，具有很強的實踐性、實用性和利用率等，對促進醫院整體診療管理水平具有積極的現實意義。

2.維護醫患雙方權益

近年來，隨著醫院診療業務量的不斷增加，醫患糾紛時有發生，做好醫院檔案管理，尤其是病案等重要業務檔案的管理，在醫療糾紛發生后，通過病案的查詢，判斷醫生出具的醫療文書是否規范、醫療行為流程是否存在疏漏，患者在診療過程中是否存在過錯等，是直接關系到醫療訴訟雙方勝訴的關鍵性證據之一，對維護醫患雙方合法權益均具有積極的現實意義。

3.豐富醫院文化內涵

醫院檔案記錄了醫院從無到有，從小到大，由弱到強的整個發展歷程，全面展示了各個時期醫院發展歷史上的重要事件、典型人物、先進事跡、獎牌、榮譽證書，以及具有代表性的建筑等，是醫院精神文化、物質文化和制度文化的重要組成部分。如，樂山市精神衛生中心始建于1982年，是樂山市衛生和計劃生育局直屬的唯一一所集醫療、康復、教學、科研、預防為一體的國家二甲精神病專科醫院。2005年因鐵路主輔分離，移交樂山市政府管理，新一屆領導班子高度重視檔案管理工作，將檔案管理工作與中心整體發展緊密聯合起來，于2006-2007年順利通過檔案工作規范化管理省二級、一級標準單位驗收，中心檔案管理邁上了科學化、規范化、現代化管理平臺，檔案管理工作已成為中心管理工作中不可或缺的重要組成部分。通過中心辦院宗旨，提煉出“仁愛、至善、篤誠、求精”的發展理念，建設了獨具人文氣息的遷建工程（一期）項目，這些都進一步豐富了中心的文化內涵，對提升廣大職工的認同感和自豪感都具有積極的現實意義。

4.規范人才資源管理

人才資源是醫院寶貴的資源之一，通過人事檔案管理，加強醫院內部人員調動、緊缺型外部人才招聘，以及醫務人員的職稱評聘、評先評優，構建科學合理的薪酬制度，以及干部的選拔任用等方面發揮著積極的作用，提升人才資源配置的合理性，依據反映醫護人員個人的業務能力、政治表現、醫德醫風等檔案資料的調閱，并據此作為選人用人的重要依據，促進人才資源使用的公平、公正。

二、醫院檔案管理常見問題分析

近年來，隨著信息技術的快速發展，醫院的檔案數量呈現出快速增長態勢，有紙質檔案、電子檔案、視音頻檔案，以及病案等，內容和形式豐富多樣，對檔案管理人員的檔案資料收集、歸檔、整理和查詢利用提出了新的更高要求，也使得在醫院檔案管理過程中容易出現各種問題。

1.檔案意識淡薄

醫院檔案是一項綜合性、基礎性工作，需要全院職工和檔案部門人員攜手共同努力。但從當前醫院檔案管理現狀來看，主要存在檔案意識和檔案法制觀念淡薄，有部分科室未按照檔案管理標準和要求及時將其所保管的檔案資料移交至檔案部門。檔案管理的理念陳舊，效率低下，重醫療業務、輕檔案管理的現象依然存在。

2.管理體制不健全

醫院檔案管理離不開一套完善的體制機制作保障。但從現實來看，醫院管理制度不斷變革創新，涉及檔案管理的體制機制更新卻不及時，醫院檔案收集的范圍、方法、程序與新時期檔案管理不相適應，檔案管理制度的可操作性不強，檔案歸檔分類不規范、借閱歸還不及時，缺少符合自身實際需要的檔案管理體制機制，不利于醫院檔案管理的整體事業發展。

3.檔案資料缺失

重診療業務、輕檔案保管的思想，以及對醫院檔案管理所需的軟硬件設施配備不足，即便是檔案管理部門年初下發了檔案移交要求，但也得不到各業務科室的支持和配合，影響了醫院檔案資料歸檔的及時性和完整性。加之，隨著醫院檔案數量的不斷增長，有限的檔案庫房已經難以適應檔案管理需要，檔案收集、歸檔工作受限。此外，計算機信息技術應用不夠熟練，檔案管理效率較低，檔案缺失問題不同程度存在。

4.業務素質不高

目前，醫院檔案管理人員大多為兼職人員，許多從業人員不具有檔案專業知識背景。檔案管理崗位人員流動頻繁，新入職人員對醫院檔案管理工作實踐經驗不足，整體業務素能有待提升，醫院檔案收集、整理、歸檔等業務流程不熟練，難以滿足新時期醫院檔案管理規范化要求。再者，許多醫院為了節約人力資源，檔案員往往都是身兼數職，所以，他們沒有過多的時間和精力來完成好檔案收集管理工作。

三、醫院檔案管理對策建議

1.領導重視，強化全員歸檔意識

醫院的領導者要帶頭高度重視檔案管理工作，把檔案管理與醫療業務放在同等重要位置，成立由院長擔任負責人的醫院檔案管理工作領導小組，加強檔案管理組織的頂層設計。加大《檔案法》《保密法》《醫院檔案管理暫行規定》等檔案知識宣傳，衛生主管部門或醫院自身要定期舉辦醫院依法歸檔、管檔業務知識講座，加強全院干部職工，尤其是一線業務醫護人員依法歸檔管檔教育，提高認識檔案管理的重要性，切實增強歸檔意識，把檔案管理規范或標準要求自覺落實到檔案收集、管理、查詢利用的各個環節。

2.完善制度，健全檔案管理體制

結合醫院業務實際，以及檔案管理的現實需要，在《檔案法》《保密法》《四川省檔檔案管理暫行規定》基礎上，探索制定一套符合本院特色和實際需要的檔案管理規章制度和體制機制，如出臺《檔案管理暫行辦法》《檔案保密管理規定》《立卷歸檔制度》《檔案借閱和歸還辦法》《檔案保密制度》等等，從業務、行政、黨務等各個方面逐步完善中心檔案管理的科學化、標準化和制度化，使醫院檔案管理具有良好的制度保障。

3.分類實施，完善檔案資料收集

醫院的檔案類型眾多，產生于不同業務科室和業務環節，針對不同的檔案形成特點及載體形式，有針對性采取有效措施，完善檔案資料收集工作，確保檔案資料的完整性。如醫院文書資料，主要來源本醫院制定或上級主管部門印發，具有較強的政策性、時效性和行業指導性，此類檔案資料收集要以常態化收集為主。又如，醫院的基建類檔案，隨著醫院基礎設施投入的加大，醫院基建檔案數量呈現大幅增長態勢，基建類檔案具有成套性和周期長的特點，做好此類檔案的收集應緊密結合基建項目的建設周期，從項目立項到竣工驗收，檔案員要介入，做好成套性檔案資料的收集。再如財務類檔案，通常是以年度為單位，在每年的歸檔月，要求醫院財務科根據《檔案法》管理規定，只能保管3年內的檔案，超過時限的財務檔案應移交至綜合檔案室管理。要注重人事、電子、聲像、會計、科研、設備、病案等不同類別的檔案資料的收集、歸檔，確保醫院檔案門類齊全、資料豐富。

4.加強培訓，提升檔案人員素能

專業的醫院檔案管理人員不僅能夠熟練按照醫院檔案管理的要求做好檔案資料的收集、歸檔和服務，還能夠對醫院檔案中的重要信息資源進行二次開發，做好檔案編研，提升醫院檔案資源的利用價值。為此，一方面要通過“請進來、走出去”的方式加強醫院檔案從業者的業務知識培訓，邀請檔案專家、業務骨干來院授課，解讀最新的醫院檔案管理規定和要求，掌握最新的檔案制度、規范和標準。此外，還可以組織醫院檔案員赴先進地區或者先進醫院參觀學習。還要注重計算機信息技術、公文寫作知識的業務培訓，提升自身綜合素能。另一方面要根據醫院檔案業務量的增加，適當加大人才的招聘引進力度，選聘具有檔案專業知識背景，掌握一定計算機技術應用的復合型人才，為醫院檔案管理提供可靠的人才支持和保障。

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作者簡介：王明香（1968-），女，大專，檔案館員，研究方向：醫院檔案規范化管理。