關于企事業單位檔案管理工作的創新思考

摘 要：自上世紀80年代改革開放以來，我國大量企事業單位隨經濟發展規模不斷擴大。全球一體化、工作信息化的進程不斷推進，企事業單位現有檔案管理工作已無法滿足時代要求，嚴重制約著企事業單位的長久發展。本文首先分析創新企事業單位檔案管理工作的必要性，提出企事業單位檔案管理工作普遍存在的問題，進而針對上述問題提出相關創新策略。

關鍵詞：企事業單位;檔案管理;工作創新

檔案是記錄一個企業單位或事業單位成長過程的載體，是記載其成功與失敗的艱辛史，在這當中包括企業創始人、工作目標、戰略任務、人員調整、目標調整、規模變動以及地址變遷等一切關于企業內部活動的重要信息。傳統檔案管理工作難以適應新時期企事業單位業務復雜化、信息化的大環境，因此，對傳統檔案管理工作加以創新勢在必行，更是符合企事業單位未來可持續發展需求，生態發展需求以及信息安全需求的根本手段和最佳途徑。創新檔案管理工作也是有利于企事業單位擬定戰略決策，提升品牌影響力的有效方式。只有剔除傳統企事業單位檔案管理工作弊端，對有失科學性、合理性的管理模式加以升級和優化，落實科學發展觀，才能實現企事業單位的有序前行和健康發展，才能促使二者對自身、對國家的利益最大化，使企事業單位保持活力，以一個精神飽滿的狀態面對新時期全球一體化背景。

一、創新企事業單位檔案管理工作的必要性分析

一個企業單位或事業單位的檔案管理工作，在某種程度上直接映射出其整體發展趨勢和具體管理情況。社會中任何一個企事業單位均詳細記錄著單位內部各個部門的真實歷史與輝煌成就，是單位結合歷年情況制定戰略發展方向的有力參考依據，是為其指引方向的信號燈，無時無刻不提醒著企事業單位避免犯下曾經出現過的錯誤。與此同時，創新傳統企業事業單位檔案管理工作，不但有助于單位管理人員切實掌握管理現狀，以充足的準備對突發性事件制定詳細解決策略，而且也有利于企事業單位的發展成就得到社會各個領域的支持與肯定，進而為其前行提供源源不斷的動力。由此可見，在保留傳統檔案管理優勢性的基礎上，在全方位認知單位檔案管理工作重要性的前提下，對傳統管理模式、管理手段加以創新，是符合時代發展要求、滿足企事業單位自身需求的必要性舉措。

二、企事業單位檔案管理工作現存問題分析

1.企事業單位檔案管理工作程序混亂

企事業單位在檔案管理工作方面，應建立健全一套完整的規章制度。然而，就現階段我國大量企事業單位檔案管理現狀來看，存在問題較多。第一，在檔案管理中的檔案收集工作，缺乏具有前瞻性的科學規劃。大量企事業單位在進行檔案管理的進程中，雖已經采用相應的規章制度，然而制度擬定仍較為的膚淺，深入程度遠遠不足，導致現有制度難以發揮其作為管理標準應有的作用。與此同時，檔案管理工作還缺少效果明顯的收集考核，造成檔案不上交現象頻頻發生。第二，部分企事業單位在進行檔案管理時，缺乏規范性過程。近年來，在經濟飛速發展和同行業單位競爭日益激烈的背景下，大量優秀企事業單位不懼外部環境制約，規模不斷壯大、經濟效益平穩發展。在此期間，持續性招聘全新管理人員入職，造成檔案管理部門內部人員素質參差不齊、專業水平差距明顯。在進行實際檔案管理的過程中，難以以統一化的標準進行工作，在資料錄入階段時常由于人為原因出現與現實情況不符合、不匹配的問題發生。除此之外，復合型檔案管理方式是現階段國際上較為先進的檔案管理手段，然而部分企事業單位在綜合檔案管理方面力度明顯不足，這也是企業事業單位缺少制度化管理的重要表象。目前，大量企事業單位內部檔案管理部門普遍以班組為單位的形式存在，造成執行力度不足，無法以行政的手段對單位內部各部門加以有效管理。僅可以報告、匯報的方法將管理信息傳達于領導，檔案管理工作流于形式，進而發生突發性事件時解決困難，無法大幅提高復合型檔案管理工作創新成果，增加了檔案管理工作的難度，使檔案管理工作難以發揮出其應有意義和價值，對企業是單位生態發展、可持續發展、安全發展造成負面影響。

2.企事業單位管理技術水平和設備相對滯后

現階段，部分企事業單位在發展的進程中，雖然有的已經具備較為先進的管理模式，但是仍然采用一套管理軟件，檔案管理專用計算機的數量也明顯不足，產生嚴重的硬件設備不足問題。這與當前網絡信息化背景下國際先進管理模式格格不入。與此同時，部分單位雖然資金力量雄厚，管理軟件和高配置計算機數量充足，然而由于領導缺乏對檔案管理工作的重視等內在原因，導致管理人員技術水平落后，難以在實際工作中積累經驗或得到培訓，提升自身管理技能。此外，隨著我國近年來的經濟快速發展大量企事業單位規模不斷壯大，出現工作人員數量不足的問題。在大規模進行檔案管理人員招聘的過程中，降低人員標準，面試主考官存在形式主義，甚至存在為湊人數而招聘的現象。最終致使檔案管理人員綜合素質、專業素質、技術水平等方面存在巨大差異，優秀的檔案管理人員包攬部門大部分工作，工作能力較差的員工無法對檔案管理發揮實際性作用。在上述局面下，不僅大幅增加了檔案管理人員的工作強度，更拉低了企事業單位檔案管理部門的整體水平，對單位自身發展形成潛在的制約。

三、針對企事業單位檔案管理工作現存問題的創新策略

1.強化管理人員思想意識，加強管理人員管理權力

創新精神是一個組織、一個民族、一個國家乃至全人類發展的最大驅動力。在企事業單位進行檔案管理工作，僅有少數管理人員能意識到自身存在的缺點和不足，根本原因在于員工對管理工作的創新觀念和創新意識的缺失。為了從觀念上創新現有管理工作，使其實質性發揮自身對提升檔案管理工作質量和效率的作用，提高檔案信息資源的有效性和準確性，應從觀念上改變檔案管理工作人員，并長期堅持以下兩方面策略。一方面，應灌輸員工將本單位檔案視為最珍貴資源的思想。在信息化時代的背景下，個人與組織的發展均離不開必要性的信息，負責信息資源檔案管理的工作人員尤為重要。針對管理人員的觀念提升，首先，企事業單位應積極聘請國內外先進檔案管理專業人才，為員工定期開展“強化自身管理意識”培訓，使檔案管理人員形成長期、有效的全新意識。另一方面，應將檔案管理人員作為單位各部門人員工作的管理者和監督者，檔案管理人員與企業事業單位高層領導不存在管理與被管理的關系，使檔案管理部門成為獨立機構，不受內部因素影響和制約，避免因怕領導、畏懼領導出現的形式性管理。進而，將完整、可靠、客觀的檔案納入檔案庫，準確反映出企事業單位各個部門發展的實際情況，為其擬定未來戰略計劃提供參考依據，為其長久發展奠定夯實基礎。

2.加大硬件設備投資力度，構建信息化檔案中心

為實現企事業單位檔案管理工作的有效創新，應加大檔案管理信息化建設力度，構建科學化信息檔案管理。一方面，計算機與配套軟件作為信息化管理的基礎與前提，企事業單位必須提高對相關設備的投資，為檔案管理創新工作提供穩定充足的外部條件。另一方面，在企事業單位整體檔案信息化架構中，數字檔案中心是其主體和基礎。所謂的數字檔案中心，也就是復合型檔案管理平臺，在對其進行建設時，企事業單位檔案管理人員必須嚴格要求自身行為和思想，以信息資源內部共享為原則，以現場管控為工作重點。使檔案管理工作基本形成檔案管理一體化、文檔管理系統化、互聯網操作簡單化。

3.構建先進檔案管理體系，實現檔案管理功能的全面拓展

由于企事業單位檔案管理內容復雜繁瑣，幾乎與單位一切工作內容具有緊密關聯。同時，檔案分散度高，企業事業單位內部各個職能部門以直接或間接的形式完成各自部門的檔案管理任務，檔案管理工作職責缺少明確清晰的界限，管理范圍伴隨混亂現象或重疊現象。甚至時常出現檔案遺失現象，無序化的管理模式大幅提升了管理難度。一旦某一部門檔案管理工作出現失誤，企事業單位各個部門均可能受其消極性影響。此外，部分企事業單位對檔案管理重視度不足，難以將其與業務管理、效益管理、財政管理等視為同等重要的工作，單位專項管理部門缺少實際權利，最終導致在管理過程中遇到相對專業的問題時，難以應付和解決問題。因此，企事業單位應加速系統化檔案管理體系的構建，剔除傳統管理體系的種種弊端和缺陷，在發揮其原有優勢的基礎上加以創新和升級。使檔案管理人員以先進的檔案管理體系為框架，實現檔案管理功能的全方位拓展和提升。

四、結語

綜上所述，企事業單位內部檔案管理工作，對其自身發展而言具有極高意義和作用，是確保企事業單位未來可持續發展、生態發展的重要參考依據，是為企事業單位前行指引方向的關鍵因素。因此，針對我國大量企事業單位檔案管理工作現存問題，需要單位各層級人員與檔案管理人員緊密配合，進而實現檔案管理工作的實質性、全方位創新，發揮出檔案管理工作應有的價值和意義。

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作者簡介：林艷（1980-），女，漢族，籍貫：山東龍口，本科學歷，龍口市河道建設養護中心，助理館員。