從干部檔案審核視角論新形勢下高校人事檔案管理

李靜

摘 要：通過實地參與廣州大學干部人事檔案審核工作，歸納總結了高校干部人事檔案審核遇到的兩類問題：普遍性問題、特有性問題，并針對其特點展開分析。從推進制度建設、規范人才引進、構建服務網絡、完善評測標準四個方面，相應地提出了新形勢下干部檔案管理的應對策略。旨在構建完備的干部人事檔案管理體系，進而改善并完善高校干部人事檔案管理，使其走上現代化、規范化、信息化的軌道，助力干部隊伍健康發展及學校人才決策。

關鍵詞：高校人事檔案;檔案審核;檔案管理

在信息化、現代化、國際化的背景之下，干部隊伍建設成為國家快速、和諧發展的堅強組織保證。黨的十八屆五中全會明確提出，要堅持全面從嚴治黨，依規治黨，深入推進黨風廉政建設，積極營造風清氣正的政治生態。黨的十八屆六中全會再次強調，嚴厲懲治腐敗，凈化黨內政治生態。由此可見，政治生態營造，成為新時期政治生活的重中之重。而干部隊伍建設健康發展是營造良好政治生態的基礎保證。如何進行干部人事制度改革，如何管理干部人事檔案，如何完善干部評測標準被推向大眾視野。

干部人事檔案在職稱評聘、干部任免等工作中發揮著舉足輕重的依據作用。新頒布的《黨政領導干部選拔任用條例》中指出，考察黨政領導職務擬任人員，需查閱干部人事檔案，且形成的相關考察材料歸入本人干部人事檔案。一份材料完備齊全、信息真實有效、記載詳實準確的人事檔案，能夠全面反映干部的德、能、勤、績、廉等情況，是干部任免工作公平、順利進行強有力的保障，因此，干部人事檔案的審核至關重要。

在2018年頒布的《干部人事檔案工作條例》中，就干部人事檔案的審核范圍及重點審核類別給出明確界定，為干部檔案審核提供政策依據。針對干部人事檔案審核過程中出現的問題，如何制定有效的檔案管理方案，避免問題的再次發生，最大程度地優化目前的檔案管理模式，成為干部檔案審核之后各單位思考的問題。作者通過實地參與廣州大學干部檔案審核工作的落實過程，總結了審核過程中遇到的問題，并相應提出新時期高校干部人事檔案工作的應對策略。旨在構建符合高校現狀的人事檔案管理體系，為人才的科學引導與知人善任提供精準決策。

一、干部人事檔案審核中遇到的問題及特點分析

對高校干部人事檔案審核遇到的問題，根據是否與機關及其他企事業單位檔案審核的遇到的問題相同，分類為普遍性問題和特有性問題。通過問題分析以求準確把握各類問題出現的概率，優化高校干部人事檔案管理。

1.普遍性問題

普遍性問題，是與機關及其他企事業單位干部人事檔案審核遇到的問題相同。此類問題得到多數人的研究。與特有性問題相比，普遍性問題出現形式較直觀，是影響干部檔案專項審核工作進程的基礎制約問題。普遍性問題主要表現形式有三類：干部信息前后不一致、檔案材料缺失、檔案真實性存疑。

（1）干部信息前后不一致

①時間不一致

審核發現，檔案中干部信息不一致的情況較多出現在“三齡”。即出生日期、入黨時間、工作時間在不同時期的材料中填寫的不一樣。這種現象可歸因于個人因素和時代因素兩方面。個人因素方面：檔案意識不強。個人填寫材料時對相關信息記憶不清，抑或忽略公農歷之間的轉換。時代因素方面：特定時代檔案宣傳缺乏。我國檔案事業起步晚直接造成早期檔案宣傳匱乏。例如，《中華人民共和國檔案法》于1988月1日起施行，檔案館（局）設置的第一個政策法規《全國檔案館設置原則和布局方案》于1992年才得到國務院批準，早期的檔案事業極不成熟。

②姓名不一致

姓名不一致時有發生。比如，姓“詹”的一位老師檔案中，早期的一些檔案材料中姓記作“占”。名字里有“祺”字的老師，在有些檔案材料里寫作“其”。在現在看來“占”和“詹”是完全不同的兩個字，但是在1964年3月制定出的《簡化字總表》指出有些字可用同音字代替，因此出現了一些姓讀音相同，字形不同的情況。對于“名”不同的情況，可能因為家庭對名字缺乏的固定性認知，有時候去掉偏旁或者加多偏旁。

③家庭情況不一致

這種情況出現在家庭信息欄，比如父母的出生日期多份材料里顯示不一致，子女的現狀態不符合實際情況。父母的出生日期記憶不清，由此產生填寫錯亂。子女的狀態不斷變動，如若不及時更新家庭信息，極易造成子女信息滯后。

（2）檔案材料缺失

缺失檔案材料的情況，可歸納為缺少重要材料、缺少一般材料和缺少認定材料三類。

①缺少重要材料

重要材料一般包括學生登記表等學歷學位材料，入黨志愿書等黨團材料，干部履歷表等工作材料。在干部檔案中，這些材料必須入檔并長期保存。在實際的審核過程中，這些材料的缺失較嚴重。此類材料的缺失，大都是因學校及原工作單位未將材料裝入檔案。

②缺少一般材料

缺失的一般材料主要是學歷學位證書復印件和獎懲材料。此類材料的缺失，一部分原因與缺少重要材料的原因相同，還有一部分原因是獎懲材料隨入職年限增加而累積變多，若歸檔不及時便會造成材料的累積性缺失。

③缺少認定材料

對于出生日期、名字在檔案中多處不一致及個別材料缺失無法重補的情況，缺少認定說明材料。

（3）材料真實性存疑

存疑的情況涉及三個方面：材料涂改痕跡明顯，材料記載的信息不符合邏輯，沒有蓋章。涂改痕跡明顯出現在涂改數字比較多（年齡、日期的涂改）。審核工作中發現有些干部材料中出現讀4年小學的情況，信息不符合邏輯。必須蓋章的材料缺少單位的印章。

2.特有性問題

特有性問題，是指在高校范圍內，干部檔案審核所反映出的具有高校特色的問題，包括檔案整本缺失和檔案歸檔渠道不暢兩類。

（1）檔案整本缺失

檔案整本缺失，在本文是指干部在入職本校之前有關讀書期間及以往工作的檔案材料全部缺失的現象。這一現象在高校的出現頻率遠大于在機關及其他企事業單位。其出現源于特定時代下高校人才流動的特點。教職工入校時一般會與學校簽訂服務協議，服務協議中規定服務年限，若老師在服務年限未滿而離開學校，學校就會扣下老師的檔案，出現“人走檔留”的情況。而采取柔性引進人才的高校，便會出現“人來檔未來”的情況。檔案整本缺失，無法為學校后續的干部評測和崗位聘任提供準確的考察數據。

（2）檔案歸檔渠道不暢

在審核后期的材料追補階段，部分干部反映，需追補的材料已上交了一次或多次，但不是上交到人事檔案室，而是交到學院、人事處（科）、師資科或組織部，檔案歸檔渠道不暢問題由此凸顯。例如，在審核一個學院的干部信息時，發現此學院大部分人的所有入黨材料都缺失。幾經查尋發現，缺少入黨材料的干部是工作后在學院入黨，其入黨材料一直存放在學院辦公室，學院辦公室沒有把這些材料送至人事檔案室。歸檔渠道不暢體現了各業務部門檔案意識不強、人事檔案部門檔案知識宣傳不到位，最終歸結為學院、黨政機關與人事檔案部門之間的業務流通不暢的問題。材料歸檔渠道不暢，干部一份材料重復上交，造成資源的重復浪費，同時干部易對人事檔案部門產生不滿情緒，阻礙人事檔案部門的工作進程。

二、新形勢下高校干部人事檔案管理的應對策略

明晰干部檔案審核過程中所發現的問題后，我們需根據問題的特點及對干部任用的要求，制定新時期的干部檔案管理應對策略，最大限度減小問題的發生概率，構建新形勢下完備的人事檔案科學管理體系。

1.推進人事檔案工作制度建設，提高干部檔案意識。

檔案意識薄弱問題，是任何一個檔案工作者都常常說起的，首要制約檔案事業發展的大問題。由于檔案材料具有隨時間推移而不斷累積的固有屬性，意識淡漠造成檔案“累積性缺失”的后果不可估量。人事檔案部門參與人事檔案“收集—保管—使用”全過程，應采取措施推進人事檔案制度建設，提高干部的檔案意識，建立有效的檔案收集管理體系，從源頭把控檔案收集。

人事檔案工作制度建設包括建立符合校情的檔案管理制度和增強檔案工作宣傳力度兩方面。

（1）建立符合校情的檔案管理制度。高校干部人事檔案區別于其他類型檔案的主要特點是：人事檔案更多地服務于學校人才評測和人事任免。而高校組成復雜，其包含學院、黨政機關、教輔機構等眾多部門，每個學院（部門）的運作各不相同。因此，檔案管理制度的建立應從高校學院（部門）設置、各學院（部門）干部情況等具體校情出發，以規章制度的形式規范人事檔案的收集流程，包括制定人事檔案的收集范圍、傳遞途徑、整理方式和查閱利用的權限設置。同時應兼顧學校制度和學院（部門）工作制度，這樣能最大限度保障各方的權利和義務，有利于干部人事檔案管理制度的長久運作。檔案管理制度的制定，使得檔案工作有規可依、有章可循。確保檔案收集完整、傳遞無誤、整理科學規范、查閱利用快捷方便。

（2）增強檔案工作宣傳力度。制定切實可行的方法以增強檔案工作宣傳力度，是增強領導干部檔案意識的有效途徑。人事檔案部門應增強檔案工作的宣傳力度，結合高校人員及部門特點，在實際工作中可采取三方面的措施：

①制定檔案工作手冊

在實際工作中，檔案部門可效仿校內其他部門（如設備處印發資產管理手冊、財務處制訂的財務報賬說明），印制檔案工作手冊分發給教職工。檔案工作手冊為教職工及其相關部門的檔案歸檔利用提供最直接的指引。

②增加檔案知識培訓

入職培訓，是在教職工正式入職時，高校開展的一系列有關于高校學院部門介紹、辦事流程等知識的培訓，目的是幫助教職工知曉學校情況，盡快融入工作環境。在培訓中，增加檔案基本知識授課模塊，從入職開始培養教職工的檔案意識，有利于后續個人職業生涯中檔案歸檔利用、檔案審核等工作的進行。

③開設檔案講座

檔案部門可不定期舉辦檔案知識講座，使大家意識到檔案的重要性，強化個人及部門的檔案意識，真正把檔案工作納入每個人、每個部門的日常工作中來。

2.規范人才引進程序，避免檔案整本缺失。

“德才兼備” 基本上是新時期干部任用的原則 。檔案整本缺失，就不能客觀、多角度地看待干部的“德”與“才”，極易造成干部評測失真，不“知人”，怎“善任”？再者，檔案的缺失嚴重影響到引進人才的社保辦理。

高校規范人才引進程序，加強與有關部門的溝通，是避免檔案整本缺失的有效舉措。

3.構建“一站式”檔案管理系統，實現檔案“收管用”的高效便利。

加強檔案信息資源的規劃、建設、開發和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系，是新頒布的《干部人事檔案工作條例》中的明確要求，同時也是新時期高校檔案管理實現現代化與智能化的必然選擇。

干部人事檔案管理系統，除具備檔案數據采集和數據統計分析等基本功能外，其主要核心功能是鋪設跨越多部門的網絡通路，實現部門聯動、資源整合及信息共享。網絡連通的對象，是檔案的產生者、收集者、保存者及利用者。其中，檔案保存者控制整個網絡通路，對外給產生者、收集者和利用者設置網絡接口、設定訪問權限類型并發放權限。在高校干部人事檔案管理體系中，檔案產生者是個人，收集者是個人所在單位，保存者是人事檔案室，利用者包括學院、人事處、組織部等相關部門。

檔案收集的途徑有三條：一是屬個人歸檔的材料，如：師德榮譽、進修材料等，個人可通過管理系統直接傳給人事檔案室;二是屬部門歸檔的材料：如入黨材料、評測材料等，個人填寫之后經部門收集齊全，再傳給人事檔案室;三是年度考核表、干部任用考察等材料的上交，則由人事處或組織部完成。檔案利用的網絡權限設置及利用登記時，開放給利用頻率較高的部門，并對這些部門人員進行檔案利用及保密培訓，簽訂保密協議。當用戶訪問檔案服務網絡，在登錄時即進行身份識別，根據識別出的用戶身份的不同，為其賦予管理、訪問、歸檔、利用等權限。高校教師職稱評聘時用到的檔案材料比較多，所以這里個人既具有歸檔權限，又具有利用權限。

清楚地顯示了高校人事檔案服務網絡“一站式”的特點：個人、人事處和組織部具有歸檔利用雙向權限，個人所在部門具有歸檔權限。“一站式”服務網絡的建立，解決了手工查檔的低效，實現了電子文件歸檔利用的方便快捷。檔案利用的歸口單位是人事檔案室，檔案歸檔、利用途徑清晰，有效避免了干部材料重復上交造成的資源浪費。同時，利用權限的設置規范了利用部門的管理，保障了檔案的信息安全。

4.完善人才評測標準，打造人事檔案的多樣性。

以干部檔案審核為契機，我校重新制定干部考核表，在原有“德、能、勤、績”四個考核項目的基礎上，增加了“廉”。既完善了干部評測的標準，同時又符合中央辦公廳印發的《關于防止干部“帶病提拔”的意見》（簡稱“意見”）中“強化對干部政治素質、道德品行、廉潔自律等情況的把關”的現實要求。《意見》第二條指出，要深化日常了解，深入了解干部的品行和表現。據此，為使得干部人事檔案能較全面地反映本人情況，且進一步貫徹《意見》精神，高校可擴充干部人事檔案材料收集范圍。把調研材料、任期考核、民意評測等有關干部德才表現的材料納入檔案收集范圍，打造人事檔案的多樣性。由于人事檔案工作時事性較強，因此，根據時代特點和需要，不斷改進人事檔案工作，才能使之為干部任免提供精準決策。

參考文獻：

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