“綠滿德州·生態美市”造林行動重點工程檔案動態管理初探

李愛敏

摘 要：“綠滿德州·生態美市”造林行動重點工程項目多、歷時長、管理難，其順利實施對全市林業生態建設意義重大，圍繞其實行檔案動態化管理是服務工程建設、促進質量提升、加強科學管理的重要方式和手段。在此方面進行探討研究，意在通過真實、精準、高效記錄和留存特定時期德州林業重點工程資料以服務中心工作，為促進全市林業深遠發展做出積極貢獻。

關鍵詞：德州;造林行動;檔案管理;動態管理

黨的十八大以來，以習近平同志為核心的黨中央確立了“五位一體”總體布局，提出了新發展理念。黨的十九大把“綠水青山就是金山銀山”載入黨章，把“美麗中國”確定為社會主義現代化建設的重要目標。以此為背景，德州市做出了實施“綠滿德州·生態美市”造林行動的工作部署，確立了2017-2019年，全市三年新造林60萬畝，林木覆蓋率提高3.2個百分點的目標。三年造林行動重點工程數量多、歷時長、多跨縣（市、區）施工，對全市林業發展影響重大。通過積極利用現代化、信息化的手段，對三年造林行動重點林業工程開展動態化跟蹤與管理，對提升林業建設工作質量和效率具有重要的保障作用。

一、充分認識重點工程檔案動態管理對林業建設的重要意義

德州市地處魯西北平原，為農業主產區，發展林業立地條件受限，同時，作為山東唯一納入京津冀協同發展的城市，德州又被定位為京津冀南部重要生態功能區。面臨較多的歷史欠賬和較重的當前任務，德州市委、市政府全力促進全市林業實現質的飛躍，其中，以重點工程為突破，著力增綠量、提質量。以此為前提，實行重點工程檔案動態化管理，對德州林業具有重要意義，其主要表現：

1.對全市林業發展的重要意義。圍繞“綠滿德州·生態美市”造林行動重點工程檔案進行動態管理，應正確定位于“存憑留史”，通過完善機制、嚴格規范、提升信息化水平等方式，實現資料齊全、完整、規范、及時收集與管理，最終為全市林業建設提供保障。一方面服務于全市綠量增加。“綠滿德州·生態美市”造林行動以重點工程為抓手，是解決德州規模片林少、森林覆蓋率提升慢的有力舉措。規范有效檔案動態管理可對工程實施全過程進行真實記錄，從而為綠量增減變量的精準分析提供詳實資料。另一方面服務于全市綠量的有效續存。一直以來，農戶靈活分散經營，大量速生樹種以及追求短輪伐期經濟效益是影響德州綠量有效續存的重要原因，實施重點工程是對這一問題的精準破解，檔案動態管理可為有效探索集約經營機制、樹種科學搭配、林業多元價值實現等提供原始資料和有力支撐，從而促進全市林業長遠發展。

2.對項目順利推進的重要意義。“綠滿德州·生態美市”造林行動重點工程工期長、可變因素多，需存檔資料有一般過程性資料，也有具體實施過程中的資料。檔案管理作為一項管理工作，對工程本身而言是較為有效的管理手段和方法。一是在工期按時推進方面。動態檔案可真實記錄項目從可行性研究到啟動再到竣工全程，把規劃設計方案、施工方案、工程推進節點性會議及音視頻、各節點進度及檢查報告、竣工報告、驗收報告等資料真實、完備、及時建檔歸檔，對工期管理和保障項目如期推進提供了原始記錄。二是在監督工程質量方面。動態化收集的建檔資料是檢驗工程質量的可靠依據，如可行性方案、施工資質、施工合同、竣工驗收報告等可有效實現對工程實施情況的對照檢驗，同時也可為質量問題和責任倒查提供可追溯的證據資料。

3.對林業工作者的重要意義。“綠滿德州·生態美市”造林行動重點工程大致分五類：綠色通道、“萬千百”工程和森林村居綠化工程、中央財政投資項目、國家儲備林基地、農田防護林工程，涉及林業業務各方面、各環節，具有較強的專業知識和技術含量。林業重點工程檔案管理內容豐富，形式多樣，這些檔案資源為林業工作者開展日常工作、技術研究提供了真實完善的參考依據，具有較強的專業借鑒價值和極高的實用價值。

二、林業重點工程檔案動態管理現狀及問題

當前，全市林業重點工程涉及市、縣、鄉、村各級，包含政府部門、企業、新型經營組織、設計施工監理各環節有關單位。檔案資料種類多、數量大，從業人員參差不齊，以綠色通道重點工程為例，其中河流、道路兩側綠化跨多個縣及所轄鄉鎮村，其他工程也存在不同程度復雜情形，通過提高檔案管理的動態化水平是提升工程管理的重要方法，當前，存在的問題主要表現在三個方面：

1.檔案管理系統缺乏統一組織。林業重點工程參與主體多元化導致檔案責任單位和從業人員情況復雜，以“萬千百”工程為例，其建設主體分別為縣（市、區）、鄉鎮和村，要統籌協調好各級單位建立完善有效的系統化檔案組織，目前，以市縣一級主導建設的工程，檔案管理較為完善，而基層單位的檔案工作組織體系弱，其他項目也存在類似情況，實施檔案動態管理難度較大。

2.檔案管理專業化能力普遍欠缺。德州三年造林行動五大重點工程需具體落地于13個縣（市、區）、100余鄉鎮、千余個村居，諸多參與建設單位的檔案人員專業水平不一。具體看，市縣較鎮村強，林業職能部門優于其他經營組織，工程主體施工單位好于附屬設施施工單位;整體看，僅市縣兩級林業部門設有專職檔案管理人員，其他多為兼職或臨時安排，且從業人員年齡偏大，多不具備檔案專業系統學習背景，給檔案動態管理的推行帶來一定困難。

3.檔案管理信息化水平不高。檔案管理信息化的實現既需要一定的硬件設施，還需要相關技術、平臺、運行機制的保障。目前，全市林業重點工程檔案管理部門已基本具備信息化基礎設備或相應購置能力，特別是各種智能移動終端設備的普及應用為其提供了前所未有的有利條件，當前關鍵問題集中表現在軟件開發及機制的完善上，如智能檔案管理系統的安裝、使用及平臺建設，以及專、兼職檔案人員如何有效、有序開展資料收集、建檔立卡、歸檔入檔，如何實時開展對工程的動態跟蹤和管理，如何最大限度促進檔案資料的安全有效利用等，需著力破解。

三、林業重點工程檔案動態管理對策

“綠滿德州·生態美市”造林行動重點工程的全面鋪開勢必對全市林業質的發展起到舉足輕重的作用，檔案動態化管理是保障和服務這一工作的重要管理理念和方法，也是今后優化林業工程檔案管理的發展方向，結合工作實際，就如何有效推進檔案動態管理提出以下對策：

1.完善基層單位檔案管理體系。有效的管理體系是保障工作落實的重要組織框架，有了科學合理的組織保障以及相應的工作制度，才能利于事有人為、事有人管，責可落地、責可追究，形成人事責相互對應的管理閉環。針對“綠滿德州·生態美市”造林行動重點工程檔案動態管理工作實際，應以統一領導、規范管理、有效利用為原則，建立以市級林業主管部門牽頭、縣級林業主管部門按照工程施工地實行屬地負責制、其他參建單位明確責任人抓具體落實，形成市統籌-縣主管-參建單位具體抓的責任體系。

2.構建以信息網絡為基礎的檔案管理平臺。信息化平臺是實現檔案動態化管理不可或缺的載體，建議加大投入，根據工作實際設計開發一套便于操作和利用的檔案管理平臺，尤其要考慮林業工程野外作業的特殊性，應充分設計開發平臺的移動客戶端使用可兼容性，以確保實現資料隨時收集、上傳，在線利用審核，及時有效方便借閱，推進資源共享。同時，務必做好平臺安全防護措施，嚴格做到與互聯網物理隔離與邏輯隔離，嚴防檔案工作各環節失密、泄密事件發生。

3.建立動態精確管理機制。要以精確化為抓手，針對平臺特點進一步細化林業電子檔案動態管理相關規定，不斷提升林業重點工程動態管理水平。首先，做到分類精準。要對應管理平臺科學分類整理和編目，列明資料清單和編號表。林業重點工程檔案按工程進度可分為一般過程性資料和具體實施過程中的資料。前者立項文件、規劃設計方案、評估認證報告、施工方案、竣工及驗收報告等;后者如造林小班卡、施工合同文本、相關財務資料，施工圖紙、表格、影像、錄音等。按資料信息記錄形式主要包括文字檔案、圖形檔案和音像檔案等。此外還可以以記錄內容、載體形式、存檔年限等分類，但無論哪種形式，都嚴格堅持子項全異，不交叉，子項之和應窮盡母項、不漏項的分類原則。其次，做到流程精準。檔案動態化管理應同步于工程的建設全過程，通過管理平臺，將適時收集到各項目基本信息及時、準確上傳平臺，同時對存在問題的材料進行修改、補充和完善。最后，做到利用精準。做到利用管理平臺即能準確對檔案進行分類和整理，而且能夠快速的實現檔案資料在線搜索和查詢，為檔案利用者提供更多的便利條件，使檔案工作更好地服務于林業建設。

4.提升動態管理水平。僅有明確的責任分工、優化的技術平臺和完善的工作制度，而沒有一支職業素養優良、業務素質過硬的專兼職工作隊伍，檔案管理動態化水平難以實現。林業重點工程檔案動態管理對檔案管理人員提出了更高的要求，涉林各級各單位要注重在以下幾方面做好檔案管理人員業務學習和培訓：一是職業素養培養。雖然信息化建設大大提高了檔案工作的效率，日趨完善的各類軟件也大大增加了檔案資料修改完善效果，但動態化不是隨意化，技術應用越多，檔案人員越要堅守維護歷史真實面貌的基本職業道德。二是保密工作培訓。信息化有效縮短了檔案資料的收集時間和借閱利用審核環節，也增加了失密泄密的風險，這為檔案人員的保密意識和保密責任提出更高的要求，必須全面增強。三是信息化技術應用培訓。信息技術飛速發展背景下，檔案管理人員要養成良好的學習自覺性，既要不斷學習專業的檔案知識和技能，更需要對計算機技術和網絡技術等全面熟練掌握，充分將兩者有機結合，積極服務于現代林業，使其又好又快的發展。

參考文獻：

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