檔案室年底歸檔工作的一點個人體會

何鵬

摘 要：傳統的紙質歸檔已逐漸離我們越來越遠，電子歸檔技術已日漸成熟，在這期間問題也逐漸有所浮現，正值年底年初，歸檔工作正如火如荼般展開，本人在檔案室工作已有余年，想在此文中分享一點個人的體會，請同僚們可以作為參考。

關鍵詞：歸檔；過渡期；溝通

身處設計院大環境，我們檔案室接觸最多的是設計人員歸來的各種底圖，此外還有各種計算文件、地勘報告、審查合格書等。在歸檔時，我們以一個工程項目為單位，分幾類來收集整理：一是底圖的歸檔，主要是設計圖紙的歸檔文件，設計圖、插圖、二版圖（替換第一次歸檔的設計圖）等；再有是文件類或稱文字類歸檔文件，是以地勘報告、一個項目中各個專業的計算文件、項目總說明等；還有就是由審查機構出具的相關文件，重點收集對該工作項目的審查合格書，消防合格書，建設工程規劃許可證等文件。

一個項目的檔案收集，以年為單位進行考核，對于上述文件沒有及時進行歸檔工作的，我們要向各個院所進行通報，及時將各類文件收編整理。首當其沖的就是設計圖紙，這是設計人員手中最寶貴的材料，我院要求各院所每年都要將手中的全部設計圖紙至少入庫一次，保證檔案室的資料永遠是做到最完整，最更新，最全面的。其中對于一手材料，不可復制的文件還要重點保存，交給我們整理，并排序編號，訂成冊集。

在我剛來檔案室的時候還處于紙媒盛行的年代，滿屋子如山高如海深的圖紙讓我印象深刻，底圖、藍圖、審查圖，一打打一摞摞，層巒疊嶂，好不驚人！院所歸圖工作都是交給身高力大的小伙子，都是拉著一個小推車，將他們視如生命的設計圖拉到檔案室，那身影總讓我想起小時候學過的一篇課文《搬山工》。單位的科技信息部開發并加入歸圖系統和公司運營平臺后，歸檔的質量和效率又有了新的飛躍。隨之而來的是漫長的過渡期，即便技術已日趨成熟，檔案室仍處于紙質與電子數據并存，線上和線下不能齊頭并進的境況，實施無紙化管理，全面進入信息化媒介儲存，應該還需要一兩年的時間。

在整個的歸檔流程環節中，各個院所的辦公室管理人員是關鍵點，他們就像排球隊伍中的“二傳手”一樣重要，從發布歸檔通知，組織設計人員交圖、到收集文件、整理打包、修改補漏、后續追檔，他們的工作量也是不亞于我們的。然而專業領域知識的欠缺，和這個崗位本身的機動性和人員流動性，對歸檔工作的完成充滿了挑戰性。溝通不暢，傳達誤導是其中最大的問題，這就需要我們檔案室多多開展平時的業務培訓，經常與院所部門領導溝通，由我們將歸檔相關關鍵難點重點總結，有效保真的傳達給辦公室負責人，設計人員，做好檔案室的“一帶一路”工作。在最近，科技信息部又開發了多款線上線下平臺，服務歸檔，我們認真學習了相關應用，第一時間與辦公室人員進行接洽，熟練業務操作，與設計人員親密互動，耐心解決疑問。鼓勵并大力推進使用歸檔平臺，做到線上操作，線下幫助，有事咨詢，上門服務。最大化，最高速，最前端解決設計人員歸檔沒有方向感，無力感，繁瑣感的困擾，變被動歸檔為主動歸檔甚至積極歸檔，有不少院所派出辦公室主干來進行業務學習，系統了解平臺操作，已成為歸檔小能手，為年底繁忙不堪的收集工作減負不少，更積極帶動其他院所向他們學習，一帶一路完成工作，良性循環，工作思路越來越清晰，流程越走越流暢，文件越整越規范，這和我們之間的密切互動是分不開的。

傳統的紙媒雖說在沒落，但并不能全面否定，企業領導正是看到了這一點，才遲遲沒有放開信息化的腳步。無論如何大勢所趨，時代在進步，檔案也在進化，適應新要求新形勢，歸檔工作也不再是簡單的“抄家式”管理，而應該是變催債為信貸，賞罰分明，建立信用機制，有信嘉獎，無信拉黑，黑白分明，歸檔得宜。現在紙質文件歸檔方面，項目上我們也是有紙質文件收集的，有關部門出具的正式帶印批復文件，有資質認證所認定對該項目的審查報告，施工單位對該項目的詳細勘察書等，檔案室仍然還是以收集紙質材料為主，對于第一手材料進行收集整理，排序入庫，做到不流失，不外泄，不輕易傳遞，有檔可循，有據可查，有圖可覽，有文可閱。已過保存期限的底檔在備份電子文件后，經領導同意后，應或損毀，或密封，或交各歸檔院所檔案部門妥善保管，應保證公司大檔案室一直是最完整、最更新、最完美的狀態。

改革的春風正向我們吹來，從根本改變思路，從新出發，檔案工作也要迎來第二春！公司應用了新的檔案系統平臺后，將工作更加細化，責任到崗，每一個環節不再如原來版摻雜不清。回想在舊平臺操作的年代，檔案室與圖紙文印室時有誤會，因為工作內容有交叉，辦事人員經常搞錯，導致流程上遞交不清，工作內容重復，甚至會發生返工，兩個部門工作都不暢，設計人員歸檔積極性也不高。新的平臺上線后，知識中心體系生成了，大型的綜合管理平臺羅列萬象，滿足設計人員歸檔、調圖、下載、打印等需求，各司其職又互不干擾，避免了窩工返工。雖然在開始運行時，使用起來相對陌生不熟練，但在我們的溝通、培訓和指導學習后，使用逐漸順暢，提高了工作效率，也提升了歸檔的積極性，設計人員不僅主動配合，而且能做到主動按時歸檔，平臺的上線對我們的工作如虎添翼。

雖然平臺方便快捷，但是在使用中也帶來了一些弊端，主要體現在辦事人上傳的不嚴謹性和隨意性，偶有應付差事之徒，但畢竟是少數。舉個例子來說，我們在上傳文件時，要求圖紙電子歸檔文件格式統一為PDF，但是我們在驗收時，經常發現格式五花八門Word、Excel、JPG等各式各樣的文件。這種情況無論是前期驗收整理、或是后期調曬、下載等都會造成不便。一個標準的作用就在于統一規范，而規范的統一是為了應用的順暢，辦事人一時馬虎，不嚴謹，只會為將來的工作埋下隱患，給自己給他人都造成不便。對于系統給我們帶來快捷方便的同時，更重要的是我們使用者的謹慎，遵守歸檔流程，按部就班，不敷衍塞責，不推諉行事，營造良性的工作環境才能跟上新時代，新技術的應用才能更順暢便捷。

時值改革開放四十周年，檔案工作也正在經歷自己的蛻變，歸檔工作亦如是，我們應抓住時機，借著這股春風，穩步轉型，華麗轉身，在電子化歸檔，減少或無紙質的道路上奮步向前。

（作者單位：中國中元國際工程有限公司）