檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端

摘 要：檔案是單位開展各類業(yè)務(wù)活動的重要工具和憑證信息，是單位的核心信息資源和重要資產(chǎn)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，文書檔案的管理越來越向便捷化方向發(fā)展。[1]檔案數(shù)字化就是利用信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、多媒體技術(shù)等等，形成的一種新型的檔案信息形態(tài)，它能將各種載體的檔案都轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息進(jìn)行儲存，以網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行連接、共享。本文希望能通過分析檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢和劣勢，對當(dāng)前檔案數(shù)字化管理提出一些有效的改進(jìn)意見。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化管理；優(yōu)勢；弊端

隨著科技發(fā)展、資源的有效利用和人們需求的變化，數(shù)字化檔案管理模式取代傳統(tǒng)檔案管理模式已成必然趨勢。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，人們辦公生活都已經(jīng)離不開自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化的管理，越來越多的事務(wù)可以通過網(wǎng)絡(luò)來處理，而資源利用和環(huán)保意識的提升也讓人們逐漸認(rèn)識到減少檔案管理中紙筆使用的重要性。但是每一樣事物總是存在著兩面性，檔案數(shù)字化管理模式的優(yōu)劣勢也非常明顯：

一、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

1.突破時(shí)間、空間的限制

在傳統(tǒng)的檔案管理中，一般都是用檔案室或文件室來專門儲存、保管相關(guān)的檔案文件，在進(jìn)行實(shí)際歸檔和查閱使用時(shí)，要經(jīng)過非常復(fù)雜的手續(xù)，如果是時(shí)間比較久遠(yuǎn)的文件，在查詢和尋找時(shí)就會浪費(fèi)很多的時(shí)間。其次，一些非常重要的文件，就只能在檔案室進(jìn)行使用，不能外帶，以防丟失。而且如果很多人同時(shí)借閱一份檔案時(shí)，就必須要排隊(duì)，按照事情輕重緩急或者是時(shí)間先后等因素依次查閱。所以傳統(tǒng)的檔案管理從歸納、整理、保存再到查閱都受到了時(shí)間、空間的多重限制，對人力、物力、財(cái)力都造成了極大的浪費(fèi)。[1]

檔案數(shù)字化管理很明顯突破了這些限制，只要得到檔案管理人員的許可，不論在何時(shí)、何地都能進(jìn)行檔案的查閱，并且，不需要經(jīng)過繁瑣的借閱手續(xù)和查找過程，只需要輸入檔案名稱就能馬上查找到需要的檔案進(jìn)行閱讀。并且，不管有多少人進(jìn)行信息查看，都能同時(shí)進(jìn)行，不需要排隊(duì)按順序查閱。

2.節(jié)約資源，延長檔案保存期

傳統(tǒng)的檔案都由紙質(zhì)檔進(jìn)行保存，然而我們也都知道筆和紙由自然界的資源制造而成，在制造過程中不僅會造成一定的污染，而且紙質(zhì)檔在使用的過程中，為使閱讀方便，一般都存在篇幅限制，一張紙上所記錄的信息十分有限，這就導(dǎo)致如果檔案內(nèi)容較多，便需要大量的紙墨；而且，有一些文件檔案涉及到多個(gè)關(guān)聯(lián)方，需要進(jìn)行多份備份儲存，這也進(jìn)一步加劇了資源的重復(fù)浪費(fèi)。不僅如此紙墨的檔案還具有使用期限，一般紙質(zhì)檔在一定的保存時(shí)間之后，就會氧化、污濁、褪色等等，會對檔案信息內(nèi)容產(chǎn)生損害。

檔案數(shù)字化主要利用數(shù)字信息技術(shù)，并不過多涉及自然界中不可再生資源的使用，并且使用空間很大，節(jié)約了資源，保護(hù)了環(huán)境；同時(shí)，數(shù)字化信息不涉及紙墨的使用，它的信息可以轉(zhuǎn)移備份，不會因?yàn)檩d體的損耗而消失、損害，大大延長了檔案信息的保存時(shí)間。

3.檔案開發(fā)，實(shí)時(shí)信息共享

紙質(zhì)檔案因?yàn)轶w積、重量和內(nèi)容的原因，需要經(jīng)常整理、并且要非常注意檔案管理的環(huán)境。在保存時(shí)，還需要對檔案進(jìn)行分類，以保證檔案的有序性和完整性，在管理和查閱時(shí)也需要耗費(fèi)相應(yīng)的人力物力，無形之中便增加了大量的工作。

而數(shù)字化信息管理能通過信息技術(shù)的智能運(yùn)算，自動對檔案信息進(jìn)行校準(zhǔn)、排序、整理、分類，檔案管理人員可以通過目錄查看等方式進(jìn)行有效的信息管理。同時(shí)，還可以通過數(shù)字信息技術(shù)查閱網(wǎng)絡(luò)上的公開信息，比如一些單位的年報(bào)、信譽(yù)度和最新的工作成果等等。

二、檔案數(shù)字化管理的劣勢

1.信息泄露、遺失風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)字信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)連接，但是整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)的世界繁瑣復(fù)雜，各種信息碰撞交匯，至今為止，也存在著很多隱形和顯性的漏洞，比如釣魚網(wǎng)站、木馬病毒、黑客攻擊等等，這就讓很多防護(hù)措施不到位的單位有著信息泄露的危險(xiǎn)。一旦發(fā)生重要的信息泄露，很有可能就會帶來重大的財(cái)產(chǎn)損失。其次因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)操作太過便捷，在進(jìn)行信息錄入和整理時(shí)，很有可能因?yàn)椴僮魇д`等原因造成信息遺漏誤刪等，從而讓單位或個(gè)人產(chǎn)生損失。[2]

2.信息載體的制約

現(xiàn)如今在計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)中，有很多信息的載體，比如說WPS、PPT、WORD等等，甚至很多載體都有不同的版本，如Office2008、Office2010等等，這些載體之間就存在兩個(gè)很嚴(yán)重的弊端：容量有限和不兼容。

不管是什么載體，它一定有相應(yīng)的限制，一些儲存設(shè)備的容量依舊遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足一些較大單位進(jìn)行檔案管理，因?yàn)闄n案信息大多呈現(xiàn)出不斷積累、不停增加的過程，只要容量有限，就一定會裝滿，而一些音頻視頻所需儲存容量更加巨大。前面所說的眾多不同類型、不同版本的載體，很容易產(chǎn)生全部或是部分不兼容的情況，比如一些圖片瀏覽器只能打開jpg或者是jpeg格式的圖片，不能打開CAD的圖片等等。在目前看來，檔案數(shù)字化儲存在載體上依舊存在很大的制約性。

3.“雙套制”的資源浪費(fèi)

由于檔案數(shù)字化使用時(shí)間不長，很多單位處于過渡期，考慮到各種安全因素，一些單位實(shí)行“雙套制”的檔案管理，即一套紙質(zhì)檔案、一套數(shù)字化檔案。這種檔案重復(fù)儲存的方式，極大地浪費(fèi)了自然資源和信息資源，增大了檔案管理人員的工作量。

三、檔案數(shù)字化管理的改進(jìn)意見

在檔案管理中，要完成紙質(zhì)化向數(shù)字化的完美銜接，就必須要內(nèi)部結(jié)合外部的雙向用力。對內(nèi)，各單位要建立科學(xué)合理的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，以集中或分級的管理模式，進(jìn)行信息的儲存、匯總、移交、傳遞和共享。[3]其次，單位要對應(yīng)用系統(tǒng)的功能進(jìn)行分類，創(chuàng)建獨(dú)立的功能框架，如基礎(chǔ)應(yīng)用平臺、業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺、信息服務(wù)平臺、系統(tǒng)管理與維護(hù)、接口等，進(jìn)行有效的檔案信息管理。最后需要各單位針對信息管理和檔案管理人員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，提升相關(guān)人員的專業(yè)能力和工作素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理的操作能力和管理意識。

對外，應(yīng)該加大數(shù)字信息技術(shù)的開發(fā)力度，增大載體的兼容性和存量；其次要增加對網(wǎng)絡(luò)信息的安全管理，保障使用人的信息安全，并設(shè)立相關(guān)的法律法規(guī)，保障使用人的合法權(quán)益。

四、結(jié)束語

檔案數(shù)字化管理是由科學(xué)技術(shù)帶來的一次社會變革，也是未來信息儲存發(fā)展的必然趨勢，我們必須要加強(qiáng)數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)的改進(jìn)創(chuàng)新和普及工作，提升網(wǎng)絡(luò)的安全性，保障信息的隱私性。同時(shí)，要積極鼓勵(lì)相關(guān)單位積極使用檔案數(shù)字化管理模式，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)全面信息化的檔案管理，節(jié)約資源、保護(hù)自然環(huán)境。

作者簡介：

羅楊（1981.11-），女，漢族，四川達(dá)州市人，本科學(xué)歷，單位：大竹縣黨外代表人士聯(lián)絡(luò)服務(wù)中心，研究方向：檔案管理。

（作者單位：大竹縣黨外代表人士聯(lián)絡(luò)服務(wù)中心）