檔案數字化管理的優勢與弊端

摘 要：檔案是單位開展各類業務活動的重要工具和憑證信息，是單位的核心信息資源和重要資產。隨著信息技術的不斷發展，文書檔案的管理越來越向便捷化方向發展。[1]檔案數字化就是利用信息技術、數字技術、多媒體技術等等，形成的一種新型的檔案信息形態，它能將各種載體的檔案都轉化為數字化的信息進行儲存，以網絡的形式進行連接、共享。本文希望能通過分析檔案數字化管理的優勢和劣勢，對當前檔案數字化管理提出一些有效的改進意見。

關鍵詞：檔案管理；數字化管理；優勢；弊端

隨著科技發展、資源的有效利用和人們需求的變化，數字化檔案管理模式取代傳統檔案管理模式已成必然趨勢。在計算機網絡信息技術飛速發展的今天，人們辦公生活都已經離不開自動化、標準化、網絡化的管理，越來越多的事務可以通過網絡來處理，而資源利用和環保意識的提升也讓人們逐漸認識到減少檔案管理中紙筆使用的重要性。但是每一樣事物總是存在著兩面性，檔案數字化管理模式的優劣勢也非常明顯：

一、檔案數字化管理的優勢

1.突破時間、空間的限制

在傳統的檔案管理中，一般都是用檔案室或文件室來專門儲存、保管相關的檔案文件，在進行實際歸檔和查閱使用時，要經過非常復雜的手續，如果是時間比較久遠的文件，在查詢和尋找時就會浪費很多的時間。其次，一些非常重要的文件，就只能在檔案室進行使用，不能外帶，以防丟失。而且如果很多人同時借閱一份檔案時，就必須要排隊，按照事情輕重緩急或者是時間先后等因素依次查閱。所以傳統的檔案管理從歸納、整理、保存再到查閱都受到了時間、空間的多重限制，對人力、物力、財力都造成了極大的浪費。[1]

檔案數字化管理很明顯突破了這些限制，只要得到檔案管理人員的許可，不論在何時、何地都能進行檔案的查閱，并且，不需要經過繁瑣的借閱手續和查找過程，只需要輸入檔案名稱就能馬上查找到需要的檔案進行閱讀。并且，不管有多少人進行信息查看，都能同時進行，不需要排隊按順序查閱。

2.節約資源，延長檔案保存期

傳統的檔案都由紙質檔進行保存，然而我們也都知道筆和紙由自然界的資源制造而成，在制造過程中不僅會造成一定的污染，而且紙質檔在使用的過程中，為使閱讀方便，一般都存在篇幅限制，一張紙上所記錄的信息十分有限，這就導致如果檔案內容較多，便需要大量的紙墨；而且，有一些文件檔案涉及到多個關聯方，需要進行多份備份儲存，這也進一步加劇了資源的重復浪費。不僅如此紙墨的檔案還具有使用期限，一般紙質檔在一定的保存時間之后，就會氧化、污濁、褪色等等，會對檔案信息內容產生損害。

檔案數字化主要利用數字信息技術，并不過多涉及自然界中不可再生資源的使用，并且使用空間很大，節約了資源，保護了環境；同時，數字化信息不涉及紙墨的使用，它的信息可以轉移備份，不會因為載體的損耗而消失、損害，大大延長了檔案信息的保存時間。

3.檔案開發，實時信息共享

紙質檔案因為體積、重量和內容的原因，需要經常整理、并且要非常注意檔案管理的環境。在保存時，還需要對檔案進行分類，以保證檔案的有序性和完整性，在管理和查閱時也需要耗費相應的人力物力，無形之中便增加了大量的工作。

而數字化信息管理能通過信息技術的智能運算，自動對檔案信息進行校準、排序、整理、分類，檔案管理人員可以通過目錄查看等方式進行有效的信息管理。同時，還可以通過數字信息技術查閱網絡上的公開信息，比如一些單位的年報、信譽度和最新的工作成果等等。

二、檔案數字化管理的劣勢

1.信息泄露、遺失風險

數字信息技術與網絡連接，但是整個互聯網的世界繁瑣復雜，各種信息碰撞交匯，至今為止，也存在著很多隱形和顯性的漏洞，比如釣魚網站、木馬病毒、黑客攻擊等等，這就讓很多防護措施不到位的單位有著信息泄露的危險。一旦發生重要的信息泄露，很有可能就會帶來重大的財產損失。其次因為網絡操作太過便捷，在進行信息錄入和整理時，很有可能因為操作失誤等原因造成信息遺漏誤刪等，從而讓單位或個人產生損失。[2]

2.信息載體的制約

現如今在計算機互聯網中，有很多信息的載體，比如說WPS、PPT、WORD等等，甚至很多載體都有不同的版本，如Office2008、Office2010等等，這些載體之間就存在兩個很嚴重的弊端：容量有限和不兼容。

不管是什么載體，它一定有相應的限制，一些儲存設備的容量依舊遠遠不能滿足一些較大單位進行檔案管理，因為檔案信息大多呈現出不斷積累、不停增加的過程，只要容量有限，就一定會裝滿，而一些音頻視頻所需儲存容量更加巨大。前面所說的眾多不同類型、不同版本的載體，很容易產生全部或是部分不兼容的情況，比如一些圖片瀏覽器只能打開jpg或者是jpeg格式的圖片，不能打開CAD的圖片等等。在目前看來，檔案數字化儲存在載體上依舊存在很大的制約性。

3.“雙套制”的資源浪費

由于檔案數字化使用時間不長，很多單位處于過渡期，考慮到各種安全因素，一些單位實行“雙套制”的檔案管理，即一套紙質檔案、一套數字化檔案。這種檔案重復儲存的方式，極大地浪費了自然資源和信息資源，增大了檔案管理人員的工作量。

三、檔案數字化管理的改進意見

在檔案管理中，要完成紙質化向數字化的完美銜接，就必須要內部結合外部的雙向用力。對內，各單位要建立科學合理的網絡拓撲結構，以集中或分級的管理模式，進行信息的儲存、匯總、移交、傳遞和共享。[3]其次，單位要對應用系統的功能進行分類，創建獨立的功能框架，如基礎應用平臺、業務應用平臺、信息服務平臺、系統管理與維護、接口等，進行有效的檔案信息管理。最后需要各單位針對信息管理和檔案管理人員進行專項培訓，提升相關人員的專業能力和工作素養，加強檔案管理的操作能力和管理意識。

對外，應該加大數字信息技術的開發力度，增大載體的兼容性和存量；其次要增加對網絡信息的安全管理，保障使用人的信息安全，并設立相關的法律法規，保障使用人的合法權益。

四、結束語

檔案數字化管理是由科學技術帶來的一次社會變革，也是未來信息儲存發展的必然趨勢，我們必須要加強數字信息網絡的改進創新和普及工作，提升網絡的安全性，保障信息的隱私性。同時，要積極鼓勵相關單位積極使用檔案數字化管理模式，提升檔案管理人員的專業素養，實現全面信息化的檔案管理，節約資源、保護自然環境。

作者簡介：

羅楊（1981.11-），女，漢族，四川達州市人，本科學歷，單位：大竹縣黨外代表人士聯絡服務中心，研究方向：檔案管理。

（作者單位：大竹縣黨外代表人士聯絡服務中心）