事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化分析

孫品

摘 要：：社會(huì)的發(fā)展推動(dòng)了事業(yè)檔案管理的發(fā)展與創(chuàng)新。事業(yè)單位檔案記錄著單位的發(fā)展過程，對(duì)事業(yè)單位的未來發(fā)展規(guī)劃具有重要價(jià)值。信息時(shí)代信息技術(shù)以及電子技術(shù)為檔案管理事業(yè)帶來了全新的方向。文章認(rèn)為，為進(jìn)一步優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作，則必須對(duì)這些阻礙性因素進(jìn)行解決，而在本文中將對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展進(jìn)行全面分析，提出可行性的優(yōu)化路徑。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）事業(yè)單位管理者對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足

事業(yè)單位管理者認(rèn)為檔案管理僅僅是一項(xiàng)輔助性工作，沒有必要投入太多人力物力，造成一些不必要的浪費(fèi)，單位管理者對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)用的重視，從而導(dǎo)致相關(guān)管理規(guī)劃制度欠缺實(shí)施力度，造成事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)施的有效性相對(duì)缺乏。

（二）事業(yè)單位檔案管理工作缺乏信息化建設(shè)

隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在我國(guó)各領(lǐng)域都被廣泛應(yīng)用，然而，我國(guó)部分事業(yè)單位依然采用傳統(tǒng)管理方式，沒有將信息技術(shù)充分融入到管理工作中去，導(dǎo)致事業(yè)單位工作進(jìn)度與低成本方式難以保持同步，大大削弱了事業(yè)單位管理工作的反饋機(jī)制，并且還造成了檔案管理的同步要以更高成本作代價(jià)現(xiàn)象的出現(xiàn)，非常不利于當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

（三）管理人員專業(yè)水平相對(duì)低下

我國(guó)事業(yè)單位大部分管理人員在管理方面還是比較有經(jīng)驗(yàn)的，使事業(yè)單位服務(wù)管理工作能得到順利開展，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展起到一定促進(jìn)作用，但有小部分管理人員的文化水平相對(duì)比較低，管理經(jīng)驗(yàn)比較缺乏，管理人員水平參差不齊。介于這一點(diǎn)，相關(guān)單位面應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提升事業(yè)單位整體素質(zhì)水平。

二、加強(qiáng)檔案管理優(yōu)化的有效措施

（一）建立完善的檔案管理制度

由于事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容比較復(fù)雜，工作量較大，企為了方便管理必須將檔案管理工作納入到統(tǒng)一管理中來，建立相對(duì)完善的檔案管理制度，增強(qiáng)管理依據(jù)性、規(guī)范性及權(quán)威性，對(duì)單位文件進(jìn)行編制歸檔。《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》、以及本企業(yè)《項(xiàng)目檔案歸檔管理制度》等文執(zhí)行，做到有跡可循，充分發(fā)揮檔案管理最大作用，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

（二）實(shí)施檔案管理一體化，加強(qiáng)檔案管理

由于事業(yè)單位檔案管理工作的開展通常會(huì)涉及到多個(gè)部門，為確保所有檔案的完整性，單位管理人員必須加強(qiáng)檔案管理一體化，確保檔案資料的準(zhǔn)確性。檔案管理人員可以利用信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，電子檔案便于查閱，具有方便、快捷的特點(diǎn)，不過電子檔案涉及到企業(yè)內(nèi)部信息等重要資料，一旦丟失便很難找回。因此，檔案管理人員必須對(duì)檔案的歸檔、保存工作做好，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的安全管理。

（三）加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的力度

單位必須加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的力度，用低成本方式來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的具體運(yùn)行，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完美融合到事業(yè)單位檔案管理中，促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展，為事業(yè)單位的全面發(fā)展打好基礎(chǔ)。

（四）將檔案管理納入合同

合同扮演著決定性作用的角色，它是強(qiáng)有力的法律依據(jù)、相關(guān)單位應(yīng)該將檔案管理納入到合同，為檔案管理爭(zhēng)取主動(dòng)權(quán)，加強(qiáng)檔案歸檔的完整性及準(zhǔn)確性。

（五）提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的改變，檔案管理工作越來越趨于科技化管理模式，管理模式的轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理人員的自身素質(zhì)水平提出了更高的要求。相關(guān)單位必須加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的系統(tǒng)培訓(xùn)，他們必須具備專業(yè)文化知識(shí)、科技化管理手段以及正確的癥狀傾向。同時(shí)還必須加強(qiáng)與其他各部門之間的溝通，了解每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，隨時(shí)根據(jù)工作進(jìn)度來調(diào)整工作流程。事業(yè)單位的檔案管理人員是事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成部分。因此，他們必須不斷提高自身素質(zhì)水平，努力順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，才能真正促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展。

三、結(jié)束語

檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位來說至關(guān)重要，因此相關(guān)單位必須將重點(diǎn)放在檔案管理工作上，加強(qiáng)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)與宣傳意識(shí)、建立完善的檔案管理制度、將檔案案管理納入合同、注意檔案安全管理工作的實(shí)施、提高檔案管理人員的素質(zhì)水平、實(shí)施檔案管理一體化、做好相關(guān)的統(tǒng)籌規(guī)劃和安排，以及加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的力度，從而達(dá)到提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

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（作者單位：山東省單縣發(fā)展和改革局）