對事業單位人事檔案管理信息化建設的研究

李銘

摘 要：事業單位的改革進程不斷加快，讓事業單位面臨著前所未有的轉型壓力。而人事檔案作為事業單位的基礎管理工作，也面臨著信息時代的挑戰和高要求。因此，筆者對事業單位的人事檔案管理在當前階段面臨的問題和影響進行了分析，并就信息化建設的發展思路提出了一些淺見，以供參考。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;信息化建設

一、事業單位人事檔案管理在現階段面臨的問題

在事業單位內部，對于人事檔案的重視度不夠是一直以來的思維慣性，這讓該項工作衍生出諸多問題：首先就是制度上的不夠健全。以往沿襲的制度沒有應時而變，凸顯出了與現階段檔案管理不合拍的情況，這也更加重了檔案管理制度執行的不到位。其次是檔案管理人員對檔案的管理水平不夠。這主要源于事業單位對此項工作的欠缺重視而隨意安排了一些業務能力和主動性不夠的人員去管理檔案，這樣的隨意性安排讓檔案管理工作始終徘徊在亦步亦趨的狀態上，而且欠缺重視還會讓想做好檔案管理工作的人缺乏專業性的學習、培訓、交流的機會。再次，棄檔現象屢見不鮮。社會正處于轉型期，因而產生了極多的人和檔案分離的情況，其中相當一部分變成了棄檔。最后就是檔案管理的信息化程度較低。客觀來講，檔案的信息化建設還有很大的空間，很長的路要走，但是現階段卻受到人力物力的限制而使發展受到重重阻礙，這降低了效率，拉低了信息化水平。

二、信息化建設給事業單位的人事檔案管理帶來的新起色

1.檔案管理人員趨向于專業化和技術化。信息化建設要求檔案軟硬件的及時更新和檔案管理人員業務水平和素質的提高。好馬配好鞍，先進的現代化檔案管理設備必須匹配能較好的駕馭這些現代化設備能力的專業技術人才。此外，專職的檔案管理人員，還具備著一定的政治敏感性，畢竟檔案涉及保密性，這對單位安全穩定和政策的執行都頗為重要。

2.檔案管理的程序更有效率、更為現代。信息化可以大幅度降低檔案管理人員的工作強度，讓檔案存儲和利用更高效，所以通過開展信息化建設的互相學習，借鑒好的管理思維和管理經驗，從制度和執行上確保了檔案信息化后的檔案管理程序更有效率也更為現代。

3.檔案信息利用和需求的多元化發展方向。一些事業單位建立了人事檔案管理的數據庫，極大的增強了檔案信息查詢的便利性，也讓檔案的利用朝著多元化發展。在對信息需求逐步增強的今天，由于公共服務職能體系的逐步完善，對檔案信息的需求同樣是多元化的。

三、事業單位人事檔案管理信息化建設的發展思路

1.檔案信息資源的開發要充分利用信息化手段。信息化的今天，人們對與事務的需求和方式都追求多元化，而對信息化的人事檔案需求也是如此。因此，要結合實際需求，對人事檔案的信息進行符合規定內的增加和修改，讓以往使用檔案只是起到約束作用和管理作用轉變為發揮出檔案應有的使用價值，從而服務于單位、行業，乃至社會。其中需要強調的是在運用信息化的手段清理和鑒定檔案時，注意對人事檔案的憑證價值的強化，運用信息化技術中的數字加密技術和信息識別技術，使憑證信息更加詳實而精確。

2.擴大人事檔案的利用廣度需要借助于信息的共享特性。建國幾十年以來的檔案管理慣性影響，使得人事檔案利用的范圍極窄。當前許多事業單位的檔案管理還或多或少存有這樣的歷史慣性，這樣的陳舊被動模式，阻礙了人事檔案的利用價值。而如今的信息化時代必將打破這樣的慣性，轉而實現在不涉及保密泄露的情況下的全社會檔案信息共享，這將為市場經濟提供一些高質量的人才信息，在服務了社會的情況下，也讓事業單位的人事檔案使用效率更高，使用方向更豐富。

3.突破和理順人事檔案與事業單位和個人之間的平等關系。檔案管理人員在技術和專業方面逐步向信息化方向靠攏，但是人事檔案與事業單位和個人之間還是無法形成充分的平等關系。簡單來說就是人事檔案記載了個人的相關信息，但是個人卻沒有對自己檔案的使用權利和知情權，這樣的權利全部掌握在檔案所在的單位。如此的不平等，嚴重制約著高素質人才的流動，增強了對個人的約束。所以在很多人才面對市場的高待遇誘惑時，選擇了放棄檔案離開事業單位，這樣就產生了棄檔和死檔。對此要從制度和技術上同時入手，亦即放寬制度，在制度允許的范圍內，運用信息技術對不同的使用者授予相對應的權限，同時可以利用加密賬號實現遠程操作，達到逐漸消除這種檔案利用不平等的目的。

參考文獻：

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