做好學籍檔案的管理和利用

摘要：學籍檔案管理是教學中十分重要的一部分，主要是給學生提供服務，其中學籍檔案是指學生在入學后，學生在接受教育過程中的一種重要的文字材料，同時也是學生在學校期間的學習成績和畢業的重要憑證。作為一名合格的學籍管理員，是學籍管理的主要承擔者，在新的形勢下，學校要針對學籍檔案管理的特點進行正確的管理，建立高效的信息管理平臺，提高學籍檔案的管理效率，這樣才能適應新形勢下的學籍管理制度。

關鍵詞：學籍；檔案管理；利用

學籍檔案管理是根據國家相關的法規進行制定的，同時還結合了學校的相關的實施方法和規程，對學生整個學習過程進行考核量化，其中主要包括學生的入學，成績考核，畢業證的授予以及進行審核等。學籍檔案管理直接影響學校的教學工作，因此如何做好學校的學籍管理工作，提高學籍檔案的效率是學校工作的重點。

1.如何提高學籍管理現代化水平

1.1提高對學籍檔案工作重要性的認識， 加強高校檔案工作人員的職業道德教育。

學籍檔案是學生在學校期間各項活動的重要憑證，同時他也是學生在學校期間的學籍成績以及畢業情況的重要憑證。因此作為一名學籍檔案管理人員，同時也是學籍管理的重要承擔者，必須要充分的認識到檔案管理的重要性和重要意義，如果檔案管理人員對檔案工作的重要性認識不足，就會嚴重影響檔案管理的工作效率以及檔案管理的深入開展。做好檔案管理工作是衡量學校現代化水平的標準，只有做好檔案管理工作才能促進高校的全面發展。學校要充分認識到檔案管理的重要性，切實做好現代化管理的觀念轉變，加強信息化管理，樹立科學發展和指導檔案管理的建設。檔案管理是一項服務性很強的工作，是為學校建設服務的，要求檔案管理人員要具有吃苦耐勞，無私奉獻的精神，同時還要有責任感，要一切服從學校的管理。

1.2做好學生原始信息的采集的工作。

學生信息的采集關系到入學信息的正確性，學生在入學以后需要在指定的網站進行信息的審核，學生的主要信息要由本人進行輸入，不能由其他人代替，如果出現審核錯誤，有相關人進行承擔，其中學生的主要信息包括姓名、性別、籍貫、填寫省份及市縣、出生年月日、身份證號、入學年份、正式錄取年份、現讀專業、正式錄取專業、招生類別、聯系電話、備注欄等。

1.3做好學生學籍檔案信息建立的工作。

學籍檔案主要記住了學生在學校期間的各種情況，同時反映了每個學生在學校期間的各方面的發展狀況，也是學生在接受某種教育所達到的學識水平的憑證，學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生成績；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實習總結、畢業生論文；（9）畢業證書、學位證書及結業證書；（10）畢業生學員鑒定登記表、畢業生調配表、檔案轉遞單、畢業生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業、結業情況等。

2.實施學生信息資源共享，做到合理使用學生信息數據庫

2.1利用信息技術，建立網絡化的學籍管理。

檔案管理需要現代化的管理手段，主要是為了實現檔案管理的高效性，準確性，同時也是學籍管理信息系統的基本條件。隨著學校招生人數的不斷增加，學校之間的合作交流也在不斷增多，人工管理不能保證工作能夠順利的進行，所以我們需要借助信息化的管理方式，依靠學校建立的學籍管理制度，將科學的信息管理引入學籍管理當中。將學生在學校的一切活動進行會籍管理，建立統一的檔案管理庫，隨時對檔案進行管理和統計，使各部門之間能夠相互協調，便于領導和部門進行查驗。學生也可以通過網絡進行學籍和信息考試課表的查詢，這樣才能實現資源的共享，實現學籍的現代化管理，進一步提高學籍管理的水平，使學籍管理工作更加科學化和規范化。

2.2做好學籍檔案信息資源的開發。

學籍管理的最終目的是使信息資源能夠得到共享，這是學籍管理部門的重要職責。同時還要加強檔案的動態化管理，對學生的學習情況進行實時的更新，并注明信息更改的時間，這樣才能準確的掌握學生的情況。學校還要實施信息資源的共享，做到合理規范的數據管理，其中主要表現在：（1）形成學生生源審核信息庫，以備導入高校就業信息網（2）形成學生成績信息庫，輸出學生成績卡（3）形成學生基本信息庫，輸出學生學籍卡。學籍檔案與每個學生息息相關，對于以后的工作都離不開學籍檔案，所以我們一定要建立一套完整的學籍檔案管理體系，使檔案管理工作能夠順利開展。

結語

學籍檔案管理工作是一項細致而且十分復雜的管理工作，這項工作需要具有廣博的科學知識以及系統的教育管理理念，同時還要有工作的責任心和計劃決策能力，和學生能夠協調溝通以及高尚的職業道德和敬業精神。只有全面掌握學籍管理的特點，才能在實踐中不斷的總結經驗，提高學籍檔案的現代化管理水平，使學籍檔案在管理的過程中能夠對學校培養人才起到至關重要的作用。

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作者簡介：黎湛（1979—），女，漢族，湖南省長沙市人，湖南農業大學碩士，湖南城建職業技術學院，研究方向：檔案管理。

（湖南城建職業技術學院 湖南湘潭 411101）