淺析大數據時代背景下機關事業單位檔案管理模式

摘 要：機關事業單位運行和發展中會產生多類檔案，且檔案總量較大，傳統的人工檔案管理模式取得的管理效果較差，降低了整個系統的運行質量。基于對大數據技術的研究和分析，結合對當前檔案管理技術發展模式和目標的解讀，本文建設了大數據時代的機關事業單位檔案管理工作體系，提高檔案的管理質量。

關鍵詞：大數據;機關事業單位;檔案管理

大數據技術以其強大的數據收集和分析能力，在當前的很多行業中取得了良好的應用效果，同時對于大數據技術來說，通常與其余多種技術融合，可以說大數據時代并非指代大數據一項技術，而是計算機技術上的百花爭鳴時期，包括云計算技術、計算機中的去中心化技術，這類技術都與大數據技術有緊密關聯，在文本的演技中，同時完成了對這類內容的整合。

一、大數據時代背景下機關事業單位檔案管理問題

1.管理精度較低。機關事業單位的檔案中，包括人員檔案、財務檔案、工作檔案、規劃檔案等多個內容，但是在當前的工作中，這一工作內容的取得效果較差，雖然大部分單位都已經建成了專用的檔案體系，但是由于工作人員要在短時間內處理大量的檔案，容易出現錯漏問題，降低了管理精度。

另外在傳統的檔案管理模式中，除了應用計算機存儲工程保存各類檔案，另一項工作為紙質檔案的存放和應用，由工作人員向檔案管理系統輸入相關信息，這種方法不但效率低下，當檔案量提高時，工作人員出錯的可能性也會提高，導致檔案的管理精度不足。

2.管理效率較低。在機關事業單位運行中，由于生成的檔案數量很多，所以對管理效率提出了很高要求，要求檔案管理人員快速完成檔案內容梳理，完成整個檔案管理工作流程。

傳統檔案管理工作的流程復雜，包括檔案收集或其余部門提交-檔案審核-檔案錄入-檔案存放-檔案信息展示，而在檔案應用中，也需要經過多個手續，降低了檔案的管理效率。

另外在我國當前的發展中，針對機關事業單位的指導措施變化頻率較高，這類信息都需要在檔案中顯示，同時單位方面要通過定期或不定期的檔案數據和信息分析，了解顯像管工作的落實質量。當前的檔案管理中能夠，工作人員需要消耗較多時間完成檔案查找和調用，降低了檔案的應用質量。

3.管理方法落后。在當前的一些機關事業單位中，檔案管理工作的受重視程度較低，甚至未能建成專用的檔案電子管理系統，工作人員只想信息化系統中輸入檔案的簡要信息，并記錄相關檔案在檔案庫中的位置，為后續的檔案查找過程奠定基礎。

這種管理方法已經與當今的檔案管理思想嚴重不符，同時工作人員難以同時展開大批量的檔案管理工作，對整個單位運行中產生的檔案來說，當前的管理方法容易出現紕漏，限制了檔案管理系統內的進一步發展。

二、大數據時代背景下機關事業單位檔案管理目標

大數據時代的檔案管理系統工作目標，實質上與大數據技術本身的優勢關聯較小，本文在具體的研究中，將大數據時代歸類為信息化和智能化時代，所有在具體的研究中，本文從這一角度出發，完成對檔案管理系統建設目標的分析。

在具體的工作中，本文從兩個路徑分析檔案的管理目標，其一為檔案從收集到存儲的整個管理過程，其二為檔案的調用過程。

前者的工作目標為，在各個部門和子系統的運行中，自動化系統可以自主將形成的檔案收集、歸類與存儲，同時借助去中心技術，去除傳統計算機系統中的數據庫結構，將相關檔案分散到相應的網絡節點中，提高檔案的存儲安全性。

后者的工作目標為，提高檔案索引的智能性，在機關事業單位運行中，一些檔案有一定的保密等級，只有具備較高權限的工作人員才可查閱。針對這一要求，要保證檔案調用系統的安全防護效果，同時提高其智能化程度，在關鍵詞索引中，不可同時出現大量的涉密和不涉密檔案，要能夠完成對單篇檔案的精準調用。

三、大數據時代背景下機關事業單位檔案管理模式

在本文的研究中，將檔案管理工作分為兩個方面，通過對這兩項工作的研究，可以確定新的管理模式為自主化的檔案收集、整理和存儲，非自主化但是具備很高智能化的檔案索引系統。所以在具體的工作中，要從這兩個角度出發，從硬軟件、應用技術和安全防護等角度出發，完成系統建設工作。具體的管理技術如下：

1.硬件系統建設。硬件系統為各類辦公電腦，同時在當前的機關事業單位運行中，基本建成了專用的信息化系統，借助服務器以及工作站充當整個系統的控制中樞。

在新的檔案管理模式中，要能夠實現對檔案的自主收集，則整個信息化系統中的所有硬件設備都需要被接入到該系統中，從而讓整個系統能夠正常穩定運行。本文提出的方法為，硬件系統的主要變革和建設形勢為，完成對控制中樞的完善和優化工作，向系統中加入的內容包括工作站、虛擬服務器、新型存儲系統等，同時完成對相關線纜的精準配置工作，在各類硬件設備的運行中，可以通過連接的各類線纜，將檔案信息輸送到服務器和存儲設備中，構成了整個檔案管理工作的支架。

對于新型檔案管理工作中的其余工作內容和功能來說，在硬件設施完成建設的基礎上，需要借助軟件和整個系統完成對相關功能的實現。

2.軟件系統建設。在機關事業單位運行中，各個單位提交的信息都構成了相關單位的一個分支，以財務檔案為例，各個部門向財務系統提交的財務信息，都將成為該季度或年度財務檔案中的數據支持分支。為保證檔案的科學性和準確性，本文提出的方法為信息化系統中的軟件自動復制該檔案，將其存儲到檔案管理系統中，同時完成對各類檔案的標號并設置關鍵詞，對后續的相似檔案匯總到同一檔案體系中。

為提高檔案的管理精度，該過程中可以通過發送任務指令的方式授予自動化系統權限，讓其完成對各類數據的收集。在軟件的設計中，要求只有具備最高權限的工作人員才可操作指令軟件，系統中的其余軟件按照最高指令運行。在指令中，要輸入檔案信息、收集的數據內容、需要參數檔案完善的工作部門等關鍵信息，在后續的工作中，系統中的大數據技術完成對相關部門提交檔案信息的全面收集，云計算技術完成對相關信息的整合與分析，確定相應的信息是否需要輸入到檔案管理系統中。

在檔案的調用過程中，也要通過這兩項技術完成對系統中信息的收集工作，并完成對這類信息的匯總，最終提交經過有序整理的檔案，讓相關人員應用檔案完成相關工作。

3.相關技術應用。在大數據時代，多種計算機技術被開發和有序使用，本文認為在檔案管理工作中，可以通過適當應用這類技術提高檔案的管理質量。在該系統的運行中，除了大數據技術，首要技術為云計算技術，該項技術的功能為，完成對相關數據的研究和分析工作，同時在相關碎片化信息中設定標號等信息，在后續的工作中，將這類信息自主排序和分散，控制檔案各個碎片化信息的存儲位置，以讓該系統正常運行。

其次為“去中心化”技術，該項技術的作用原理為，將檔案信息分散處理，在后續的處理中，有兩種思想，一種為相關信息存儲到云存儲系統中，降低檔案信息對本地硬件設備的空間占用量。另一種思想為將相關信息分散到本地硬件設備中的節點中，這種方式本質上為對檔案信息的一種分散配置，在調用中完成信息整合。

最后為云存儲技術，該項技術經過多年發展，技術較為成熟，所以在今后的技術應用中，可以通過該項技術提高對檔案的處理和存儲效率，達到提高檔案管理效率的目的。

4.安全防護配置。在機關事業單位的運行中，要保證整個系統能夠穩定運行，同時要防止整個檔案管理系統遭受攻擊，所以在具體的工作中，要通過應用安全防護系統，提高檔案的管理安全性。

在具體的工作中，要從兩個方面落實該項工作，其一為檔案存儲過程中的安全防護系統，可以通過設置防火墻、應用去中心化技術、融合云存儲技術等方法，提高檔案的管理安全性。從安全性角度考慮，最安全的方案為在建成專用防火墻的基礎上，同時應用去中心化技術和云存儲技術完成對檔案信息的存儲工作，在檔案的調用中，由大數據技術完成對數據的收集和整合工作，最終提交完整檔案。

其二為檔案獲取過程中的安全防護工作，本文提出的工作目的和思想為，管理系統通過對相關信息的收集和分析，最終只提交一份檔案，并且該檔案為工作人員所需的內容。在具體的系統設計中，需要工作人員向系統中輸入工號等信息，信息化系統分析其能夠接觸到的最高密集檔案。在后續的工作中，通過指引工作人員輸入檔案的關鍵詞，完成對檔案的定位與調用。

綜上所述，在大數據時期的機關事業單位檔案管理中，存在的問題包括管理精度不足、管理效率較低和管理思想落后，導致檔案管理系統不能順應當前的工作體系。在問題的解決中，可以通過建設和優化硬軟件系統、融合相關技術和配置安全防護系統，達到提高檔案管理系統工作效率、工作質量和工作安全性的目的。

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作者簡介：李新媛（1987-），女，漢族，山東沂南人，本科，職稱：助理館員一級，研究方向：檔案管理。