淺析人事檔案管理的相關問題

張義梅 朱海濤

摘 要：隨著我國經濟的發展、社會的進步，醫院人事檔案管理工作也面臨著各種問題和挑戰，急需有關工作人員轉變和加強對人事檔案管理工作的認識，創新管理路徑。本文將對當今我國人事檔案管理中存在的問題進行闡述分析，并對這一問題提出有效策略。

關鍵詞：人事檔案管理;相關問題;策略

一、人事檔案管理現狀

1.人事檔案內容和質量有待提升。人事檔案的重要性主要體現在其真實性、完整性和獨創性上，因而內容詳實、準確、完整是人事檔案的基本要求，只有做到這三點才能保證醫院工作人員能做出客觀真實的評價。但是在我國當前的人事檔案管理工作中，普遍存在人事檔案內容質量不達標的現象。其一，由于人事檔案數量較多，需要處理的文字材料較多，因而出現各種錯記、漏記和前后矛盾地方，如人事檔案中的“三齡兩歷”記錄，部分單位存在農歷、陽歷混記的現象，也存在入黨時間、工作時間和出生日期差異較大的問題。

2.人事檔案的信息化管理建設嚴重不足。信息時代隨著計算機、互聯網等技術的發展，信息化在逐步進入人們生活的方方面面，并從多個層面影響和改變著人們的工作方式，人事檔案管理和現代信息技術的融合也是必然趨勢，但是在當前的人事檔案管理工作中，電子信息技術的應用仍舊有很大提升空間。某些醫院對人事檔案管理并沒有實現信息化管理，只配備了最基本的信息化設備，而缺乏一套長效的信息化管理措施和制度保障，人事檔案管理工作人員的專業操作技術有限，導致現代化管理設備只在最基本的檔案錄入、保存中發揮作用，難以實現醫院內部信息共享，大大降低了現代人事檔案管理的信息化水平。

二、強化人事檔案管理的有效策略

1.健全人事檔案管理制度。要想提升現代人事檔案管理效率和質量，首先要健全管理制度，將現代化的管理理念、制度和方法應用到人事檔案管理工作中，進而形成一套長效的人事檔案管理制度，讓人事檔案從讀取、錄入、存檔、修改到銷毀都有一套嚴格的規章制度加以規范。如，制定《人事檔案管理室工作規范》、《人事檔案管理人員行為規范》、《人事檔案借閱條例》等。制定嚴格的規章制度之后進而要加強對規章制度的執行力度，明確人事檔案管理工作部門和人員的權責，要求醫院內部從上到下要嚴格按照人事檔案管理的相關程序進行，如借閱行為要嚴格按照借閱條例進行，需要本部門領導簽字，人事檔案管理部門審批，執行嚴格的借閱手續和歸還手續，并對員工的借閱行為進行嚴格監督管理，對擅自修改和增刪等行為提出相應的處罰條例。

2.加強人事檔案管理隊伍建設。人才是現代醫院管理中的重中之重，長期以來，人事檔案管理工作不受重視，部分管理層認為人事檔案管理人人可做，沒有專業和技術門檻，導致人事檔案管理的隊伍建設長期處于被忽略地位，而隨著經濟的飛速發展，社會的持續進步，醫院在發展中必然要面臨更加復雜多變的人事檔案管理環境，因此提高人事檔案管理的專業化水平，加強檔案管理隊伍建設是必然趨勢。

一方面，醫院可以招聘專業的人事專員、檔案管理專員，以最新的理念、策略、措施和手段對現行的人事檔案管理情況進行創新和改革，建立現代化的人事檔案管理程序、流程，設計最新的人事檔案管理計劃、規章制度等。

另一方面，醫院可以為人事檔案管理工作人員提供學習和培訓機會，提高他們的專業技能、崗位素養、職業素質和道德水平，并最終培養出一批責任心強、職業素養高、職業道德水平高的工作人員負責人事檔案管理工作。

3.加強人事檔案管理的信息化建設。最基本要求是在醫院中實現以計算機、互聯網等為主的人事檔案管理機制，利用現代信息技術推動人事檔案管理的智能化、數字化，如，檔案信息錄入、存儲，借助現代化設備將檔案信息、數據錄入計算機并存儲其中，在醫院需要時直接檢索、調閱出來即可，改變傳統的紙質文檔保存形式，以文檔、圖片和視頻等形式進行保存，提高人事檔案的內容豐富度和完整性。

另外，為推動人事檔案管理工作的創新，檔案管理部門可以基于醫院內部的信息化建設或信息平臺實現一定權限內的人事檔案資源共享，為本部門內部提供權限內的檔案調閱、查詢權利，利用信息技術提高人事檔案管理工作效率。

總之，現代人事檔案管理會隨著經濟發展、社會進步變得越來越復雜，越來越精細化，因而針對當前形式，醫院應當就當前的人事檔案管理工作進行改革和創新，提出具體的解決方法，從制度建設、制度落實、人才建設和信息化管理等角度出發加強對現代人事檔案管理工作的重視度，提高人事檔案管理的效率和水平，以維護員工個人的合法權益。

參考文獻：

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