醫(yī)院辦公自動化系統的建設及應用

昌艷

摘 要：數字化辦公可以提高醫(yī)院管理效率，促進管理科學化和精細化，實現管理流程全紀錄，同時節(jié)約辦公成本、提高工作效率，因此醫(yī)院協同辦公系統的應用，實現數字化、無紙化、移動化的辦公，在醫(yī)院管理效益中發(fā)揮著越來越重要的作用。

關鍵詞：互聯網+協同辦公;醫(yī)院;辦公自動化

一、辦公自動化的必要性

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA），是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。傳統的辦公方式，存在流程繁瑣，效率低下等亟待解決的傳統弊端。通過建立OA平臺，逐步實現了辦公無紙化，資源整合化，工作流自動化，更好提高醫(yī)院管理質量和管理效率，對醫(yī)院數字化管理有著極大推動作用[1]。

二、辦公自動化的具體應用

1.門戶平臺。門戶平臺是OA數據集中展現的平臺。系統可以自由編輯菜單、樣式、模塊分布和主題樣式，既可以展示最新的重要的信息，也及時提示待辦文件、新收文及新郵件。

2.流程辦理。根據實際工作要求，不停調試系統功能，制定了一百多個流程，自定義用戶數據表，設定字段，編輯表單，設置流程，便于處理過程中按照設定規(guī)則流轉，操作日志清楚明白，實現員工協同工作，工作流程可追溯。管理者也可通過流程的辦理查閱功能管理流程進度，把握各項工作的執(zhí)行情況。

3.電子郵件。電子郵件是員工之間傳遞信息、文件的重要手段，且無需借助外界互聯網，保證了臨床的電腦安全。可按組織結構、自定義群組或者單人發(fā)送郵件，支持草稿箱保存、查看閱讀情況、撤回郵件、添加附件、搜索歷史郵件及廢件箱還原等功能。

4.公文辦理。傳統的公文都是由辦公室打印紙質的分發(fā)至各科室，耗費紙張，耗費人力，經常出現文件傳達疏漏，保存不便等情況。OA中的收發(fā)文管理，表單清楚，節(jié)點明確，文件發(fā)送范圍可視，也可查詢閱讀情況，支持自動編號，收文轉發(fā)及轉閱，流程化的文件管理，電子化的文件歸檔，實現了醫(yī)院公文有序高效的處理模式，提高了醫(yī)院的管理水平。

5.信息發(fā)布。為醫(yī)院內部的信息發(fā)布及公告提供了平臺，各個科室設有專屬欄目，各類新聞、通知、規(guī)章制度、文檔資料等在平臺快速傳播，實現院內各種信息的及時通知、通報、共享。

6.論壇微博。為豐富醫(yī)院文化，活躍工作氣氛，及時交流互動，OA中設置了微博和論壇，開設了健康保健、信息發(fā)布、意見建議、休閑灌水及多個專欄，方便員工溝通。

7.個人辦公。用戶可以查看和管理個人相關信息，包括日程管理、工作日志、個人登錄日志以及網盤存儲個人文件，上傳至OA服務器端，方便異地下載使用。用戶也可以進行個性化設置，編輯常用語、常用流程、設置當前狀態(tài)。全文檢索、工作代理、便箋、筆記本等小工具也都給員工辦公增添了便利。

8.移動辦公。手機端借助企業(yè)微信，實現了“互聯網+協同辦公”。職工可以登錄企業(yè)微信后，實時接收新郵件，查看新收文，辦理流程，檢索信息，設置日程安排，真正實現移動辦公，網絡辦公。

三、出現的問題和解決方式

1.網絡安全隱患。醫(yī)院的數據具有特殊性、敏感性、隱私性，所以對信息安全性要求很高，因此，在建設OA系統時，系統的用戶認證、權限設置、網絡防火墻、物理隔離等均非常重要[2]。為了既保障內部網絡安全，可升級頁面框架，利用Session加密增加了頁面?zhèn)鬟f的參數加密算法，防止對頁面的修改，改進查詢類的安全模式，防止SQL注入，杜絕惡意攻擊，升級了公用過濾器，防止了非法訪問，OA網段采用防火墻DMZ區(qū)設定方式，既方便了內外網都能訪問，也保證了內網安全，同時也可以在關鍵服務器上利用VPN或者網閘等方式，保證網絡和數據安全。

2.工作流程多變。管理始終在更新，OA系統的設計難度在于需要不斷適應各種靈活的政策和場景，需要人工干預選擇，不能強制的要求，造成工作失誤，延緩工作效率。首先要向職工規(guī)范并普及各項制度，工作人員知曉后，再結合不斷的優(yōu)化升級程序，和各應用科室協調溝通，設計出滿足實際工作需要的流程，為工作提高便利。

3.數據量不斷增加。隨著數據量不斷增大，OA系統的頁面響應變得越來越慢。為此，可采取異步加載模式，所有的操作都屬于局部刷新，大大的節(jié)省了頁面響應的速度，改變了頁面的響應方式，節(jié)省系統資源，提高頁面加載速度。

4.兼容性問題。協同辦公平臺采用BS結構，用戶訪問通過瀏覽器實現，對于不同的應用主機、不同的瀏覽器及OFFICE軟件版本的兼容性顯得尤為重要。系統通過不停的優(yōu)化升級，建立了統一的操作模式和界面布局模式，提高了跨瀏覽器應用的兼容性。OA的信息編輯和發(fā)布，要依賴公共組件的支持，采用ewebedit編輯器和金格iWebOffice控件能支持多瀏覽器版本，增加了文檔效果，支持OFFICE和WPS接口，提高了系統易用性，提升了用戶體驗。

5.數據共享問題。協同辦公系統涉及人事、物資及醫(yī)院業(yè)務等信息，但醫(yī)院系統眾多，數據相對孤立，共享困難，局限了OA的應用范圍。OA系統可以和醫(yī)療HIS對接，可以統一路徑，維護人員信息，規(guī)范物資申請，查看門急診、住院人次及收入等，保證數據來源的一致性。

6.服務器升級優(yōu)化。為提高服務器應用效率，中間件升級之后采用JBoss替換WebLogic。JBoss是一個管理EJB的容器和服務器，需要的內存和硬盤空間比較小，真正實現了跨平臺、跨數據庫，最大程度地適應用戶需要。在J2EE應用服務器領域，JBoss是發(fā)展最為迅速的應用服務器。

系統協同辦公功能的完善也是一項長期的工作，需要不斷優(yōu)化，最終實現辦公流程規(guī)范化、信息流通自動化、資源共享化，從而提高工作效率，改進工作質量和增強管理效能[3]。

參考文獻

[1]劉建林.OA協同工作管理平臺在醫(yī)院信息化建設與管理中的應用[J].電腦知識與技術，2016（26）：102-103.

[2]周海波.醫(yī)院OA系統若干問題研究[J].中國衛(wèi)生質量管理，2016（01）：82-86.

[3]劉冬，胡紅雨.醫(yī)院協同辦公系統建設中的問題研究和應對策略[J].中國數字醫(yī)學，2019，14（8）：61-65.