試論高校檔案工作管理體制和運行機制的改革與創新

何玉蘭

摘 要：伴隨著改革開放的步伐，我國高校的檔案管理體制與運行機制已經從原來的單軌制轉變為“雙軌制”，但是由于各個地方的經濟發展水平不同，造成了各高校檔案管理體制和運行機制出現短板，無法與各個地方的人事部門形成良好的銜接，造成了很多畢業學生的檔案丟失、教師檔案混淆，以及其他高校行政部門人員的不實，等等方面，給我國高校的檔案管理體制與運行機制帶來了較繁瑣的問題。本文為了能夠將高校檔案管理與運行方面提升到新的高度，做出了幾點建議。

關鍵詞：檔案工作;管理體制;運行機制;改革創新

由于高校的檔案相對其他企事業單位的檔案來說比較繁瑣，需要時時更新與跟蹤，加上檔案管理體制和運行機制比較落后，我國高校檔案的管理與運行存在較多的問題。提高各高等院校的檔案管理與運行水平勢在必行，對檔案工作的管理體制與運行機制需要進行一場改革與創新。

一、高校的檔案工作的特點概述

1.種類繁多

按照高校的檔案性質和功能，可以把檔案分為三大類，它們是行政類檔案，科技類檔案，教學教務檔案。而行政類檔案又重點包括財務類賬目文件、物業管理憑證、招生部檔案等方面;科技類檔案包括專利和實用新型類檔案;教學教務方面的檔案類別最多，包括中國檔案和外國檔案，中國檔案包括教學教務教師的檔案和在校或者畢業生的檔案;外國檔案包括外國教學教務教師的檔案和外國留學生的在校狀態和離校狀態的檔案等等。

2.涉及私密文件數量繁多

由于高校本身的性質，屬于事業單位，是以公益目的為主，兼營教學教務類型的身份，所以，它的很多檔案都屬于私密性文件。最明顯的就是學生檔案。而離校的學生就是其中之一需要進行保護私密的種類，學校不但負責備案還需要對其進行系列的保密措施。

3.保存的方法繁多

這里可以把學校對檔案的保存形式理解成對其維護的狀態。因為，學校檔案包括實物類和紙質版以及電子版的檔案，對其維護需要將其放置在特定的設備或者設施中，使其壽命周期盡量增長，這樣才有利于科技檔案的研發，行政、教學教務、科研檔案的保存，以及紙質版和電子版的環境維持。

二、高校檔案工作管理體制與運行機制的現狀

1.檔案管理與運行的效率低

除了高校的學生、教師、行政人員的檔案數量比較龐大，年年，甚至月月需要更新、追蹤外，科學實驗室、模擬法庭等固定資產的維護也將列入到學校的檔案留存范圍。這就給有限的檔案管理者提出了難題。由于檔案管理者的能力素質有限，非復合型人才的應用對檔案的多元化管理和時時追蹤都是不利的，降低了檔案開發利用的效率，影響了學校檔案正常周轉的狀態。

2.保密性差

由于數量龐大，高校的檔案需要保密的文件很多，但是儲存設備設施有限，這就給檔案的保密性帶來了很多未知的風險。也就是說，學校缺乏專門的電子通訊技術人員對檔案進行歷史性的摸索和技術上的加密，造成了一部分學生及教師檔案、科技成果的外流，帶來巨大的損失。

3.欠缺維護技能

對于天天上班就投入工作的大部分高校檔案管理人員來說，沒有辦法利用充足的上班時間對儲存檔案的環境進行6s管理與維護，常常能見到學校檔案被水泡了、被雨澆了的現象，有的文件上面竟是模糊的字跡，失去了它的效用。而對于陳舊的歷史檔案，需要每隔一段時期將其存載形式翻新，避免被蟲子吃掉或者自己老化掉，但是這似乎也是一項一個檔案人員無法完成的事情。

三、創新高校檔案工作管理體制與運行機制的途徑

1.提高檔案管理與運行的效率辦法

（1）利用二維碼對高校的檔案進行管理

基于現在通訊設備的發達，手機已經成為人人的需要，而二維碼的引用可以利用智能手機輕松操作。由于高校檔案的特點制約，二維碼可以輕松判斷上傳的檔案信息屬于具體哪個人和什么時間。這也有利于檔案的遠程傳送和借閱憑證的形式保留（手機截圖）。檔案開發利用時可以微信建群，在群里的人員可以開啟微信二維碼進行有權限的查閱，既方便又高效，還可以解決辦公樓與教學樓以及寢室之間的距離問題。除此之外，還應該像微信紅包那樣，收款付款功能那樣開啟一對一的文件加密掃一掃付款功能，提高員工對檔案信息資源的重視。

（2）利用銀行、醫院繳費取票式的制度提升檔案工作的運行效果

由于高校的檔案比較復雜，涉及到具體檔案時就牽連到歷史遺留問題，緊緊靠著屈指可數的檔案管理員不一定有效完成工作的。建議可以引進銀行、醫院的個人繳費機器來進行個人繳費取票的形式，設置移動硬盤或者優盤的存儲方式，不但利用網絡的速度高效性還可以保證上傳的文件不易混淆，以及編號、學號的一對一性，可以依靠系統的強大儲備特性，形成歷史性的記憶，以后學生只用一個特定的優盤就能輕松查詢自己的成績等私密信息。

2.利用電子軟件為私密性檔案提供保障

（1）為各種存載形式的文件加密

學校檔案管理部門的部分檔案屬于學校機密或者個人私密信息的，可以采取學校利用權力加密，對借閱、研發的人員進行嚴格手續限制，防止這些重要信息外流，造成不必要的損失。例如，某位學者在學校的系統中存入了他的專利文件，就需要他在特定系統中輸入自己的賬務姓名和密碼，還需要與手機號碼綁定，這樣如果他忘記了密碼，可以利用本身身份證件有關的手機號碼進行查詢和解密，這種方法雖然看似繁瑣，但是操作起來非常簡單。

（2）引入新的檔案管理系統軟件

對高校來講，最需要的就是高科技、高容量的系統軟件，它應該具有強大的區分、識別能力，采用的計算機編程語言也應該是比較精準的語言。上傳文件時需要層層上報審批審核才能在有權限的個人環境下進行備份處理。這種軟件本身打開就應該利用學校局域網進行下載、轉閱等。那么，對檔案的管理和運行來講，這種軟件的挑選就成了比較復雜的事情。可以雇傭專門的電子通訊人員對其進行定期更新和調整，把系統里的垃圾及時清除掉，定期殺毒，營造一個檔案信息資源存儲的良好虛擬環境。

（3）學校投入資金對檔案的存儲購進新設備和設施

其實，檔案的保存設備設施也是非常重要的因素，可是現實工作中，高校的資金很難重點投入在這里。這就需要檔案管理者將檔案整理好，再向學校申請專門的檔案儲存設備設施，并且利用眼角膜識別技術打開設備，調取紙質版或者實物、數據形式的檔案。這樣有利于保護檔案的衛生環境和儲存安全。

3.對高校檔案管理與運行方面實行激勵機制

由于檔案管理過去不認為是技術工作，檔案人員的待遇偏低，但是現在應該是屬于復合型人才的工作。所以單靠檔案管理者以前的待遇是無法激發檔案管理者施展才能和全身心投入工作，為了保證其更好的為學校服務，確保檔案安全，應該對其待遇做出調整，根據城市生活水平和學校的經營效益，高校應該對檔案管理部門和檔案工作者進行業績考核，采取激勵機制，對其工作成果進行階段性監督與抽查，并作出評價，設置年度獎金等等，使檔案員這個看似普通的崗位也參與到教學教務等方面的年度考評中，并領取獎金。而且學校應該對新入職的檔案管理員進行性格色彩測試，并用電腦數據分析其是否適合從事檔案管理員工作，并且應該對檔案管理員進行定期培訓，不斷挖掘潛能提高其自身素質和能力。

綜上所述，高校應該從提高檔案管理與運行的效率辦法、利用電子軟件為私密性檔案提供保障、以及對高校檔案管理與運行方面實行激勵機制等三方面入手，創新高校檔案管理與運行機制水平，不斷提高高校檔案管理水平。

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