信息化背景下的學校檔案管理

徐霞霞

[摘 要]基于學校檔案管理工作在促進教育和諧發展中的重要作用，文章結合工作實踐分析了加強學校檔案管理的重要性，為提高管理水平，為更好地促進學校在未來實現高質量發展，文章從完善管理制度、加強專業人才隊伍建設、創新服務理念等五個方面探討了優化措施。

[關鍵詞] 學校檔案管理 管理模式 信息化 重要性

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

學校檔案管理的重要職責就是有效管理好學校相關的信息資源，為學校的發展與建設提供信息化服務。學校檔案不僅記錄了學校的發展歷程，匯集了學校的教科研成果、教育經驗、教師業績、師生流動等相關數據與記錄，同時也可歸納、整理與提取相關參數，為學校進一步實現和諧、可持續發展提供必要的參考依據。眾所周知，學校檔案管理工作專業性強，在信息時代背景下，不僅在硬件設施上要求升級與配套，對檔案管理工作人員專業技術與能力要求也頗高。工作人員不僅要具有熟練的專業技能，同時在工作態度方面更要嚴謹認真、高度負責，否則，就會因小失大，會因個別信息的紕漏或失誤影響到他人的一生和學校的聲望。為此，在信息化時代背景下，為使學校檔案管理更為科學與規范，繼續研究探討如何提高學校檔案管理效能就顯得非常必要。

一、學校檔案管理信息化建設的重要性

隨著我國教育教學改革的不斷深入，學校檔案管理工作在學校管理工作中不僅責任大，還增加很多全新的工作內容，而且對檔案管理專業知識與現代計算機等信息技術水平的要求也越來越高。學校的日常檔案管理，不僅是工作人員履歷及學生的學籍管理問題，還需要記錄學校各方面活動的開展及數據等，越來越多的學校管理、日常教科研活動等也需要記錄存檔。為此，學校檔案管理也必須主動地提高信息儲備量、儲備速度，同時也必須建立快速查閱、提取信息的途徑與方法。特別是網絡的普及與計算機技術的普遍應用，電子檔案應運而生，為信息檢索者提供了快捷、便利的服務，由于服務對象的個性化與服務內容的多元化，無形中加重了檔案管理人員的工作負荷量，擴大了服務的內涵與外延。因此，為主動適應信息化發展的需要，檔案管理工作人員必須諳熟檔案管理專業知識、必須具有熟練的計算機操作技能與較高的新媒體素養，才能匹配檔案管理崗位工作，提高工作效率與工作質量。[1]

二、學校檔案管理工作的優化措施

（一）建立與完善管理制度

完善制度，規范管理流程，對于學校未來的和諧可持續發展的意義重大。國家檔案局頒布的《學校檔案管理條例》中明確規定：“學校檔案的管理工作必須由單位法人代表親自負責，成立管理小組或由專人管理，一把手在管理過程就是第一責任人。”首先，學校開展全面工作的同時，應轉變觀念，提高檔案管理意識，從思想上認識到檔案管理工作對學校全面發展的重要作用以及對學校教育事業所起到的規范管理效能[2]。 在實踐中，單位領導要秉持對檔案管理工作高度負責的態度，指派專業人員認真梳理與排查檔案管理的各個環節，及時查漏補缺，有問題及時解決，問題大的向上級匯報解決，不斷地完善管理制度，建立健全追責機制以及完善獎懲措施，實現檔案管理的科學化、系統化與常態化。其次，要想使學校的檔案管理工作逐漸趨于規范化，信息時代就需運用檔案管理專業知識，結合現代網絡信息技術對檔案信息資源進行搜集和整理，達到信息資源的整合與共享，提高檔案管理水平與服務質量[3] 。

（二）加強學校檔案管理基礎設施建設

加強基礎設施建設是搞好各項工作的重要基礎。信息化時代，計算機信息技術的廣泛運用，必須以加強基礎設施建設來提升學校檔案的管理與服務水平。學校檔案管理基礎設施建設包括硬件與軟件兩個部分。硬件則需要有專用辦公專用設施，例如專用辦公室、檔案柜、計算機及其硬件、軟件設備包括基礎網絡技術以及各種輔助設施等，并且隨著網絡的升級與現代辦公設備的更新，要不斷地與時俱進，從而保證學校信息可在網絡系統中系統安全保存，規范、有序進行補充與完善，快捷地檢索與提取。

（三）建設完善的檔案管理平臺

在新時期信息時代背景下，為建設完善的檔案管理平臺。首先要針對當前檔案管理中存在的安全性問題，技術人員應當結合實際需求提高平臺的安全性，設置密碼進行專人專管；所用電腦等硬件設施，不僅要設防火墻，還要定期殺毒，避免木馬等病毒的破壞以及黑客入侵所出現惡意篡改檔案的行為。同時針按檔案的重要程度進行分類并設立訪問等級，重要的檔案信息要進行加密處理；其次，專業管理人員要不斷維護與完善現有的管理平臺，提高網絡使用過程中的安全意識，加強過程性管控；最后，專業管理人員要根據實際需求對平臺功能進行優化，針對工作人員的檔案信息及學生的電子學籍信息、德育積分、獎懲記錄及每期的期末考核數據等多種管理需求，對平臺進行優化設計，及時補充與完善信息，并設置防火墻，確保檔案信息的安全性與保密性[4]。

（四）提高學校檔案管理人員的專業素質

學校檔案管理知識涉及管理學、計算機信息技術、圖書情報學、檔案學等諸多學科知識。校檔案管理工作也集專業性、技術性、科學性于一體。由此可見，檔案管理工作不僅責任重大而且對專業管理人員的素質與能力要求頗高。為更好地勝任本職工作，提高學校檔案管理人員的業務素質非常重要。為提升職業素養，輕松駕馭本職工作，應培養的業務素質如下：一是加強政治理論學習，系統學習習近平新時代中國特色社會主義思想與《檔案法》，提高黨性修養，提高對法律法規的敬畏意識；二是管理人員必須具備扎實的檔案專業知識。因為檔案管理工作專業很強，檔案管理人員既要掌握情報與檔案學的基本原理，又要掌握檔案管理過程中的各種操作技能與方法，并運用管理學原理對各種檔案信息進行精細化的甄別、校對與分類儲存，為學校的各項工作提供信息、數據與相關服務。三是移動互聯網時代，管理人員無論學歷高低、資歷長短，在信息化背景下都應提高思想認識，樹立終身學習理念， 一邊認真搞好本職工作，一邊努力汲取新知識、掌握新技能，不斷提高自身的專業技能與綜合素質。

（五）創新服務理念

提高檔案管理水平也是為更好地服務于信息需求者與使用者。為更好地發揮出崗位職能，提供讓使用者更為滿意的服務質量。檔案管理工作必須創新服務方式。讓所提供的信息與數據更科學、更系統、更為全面；所提供出的服務態度更祥和、更溫馨、更為周到，用工作效率與服務質量不斷提高檔案信息需求者的滿意度。其次，在日常工作中，應依據客戶端的多樣化與個性化需求，為他們提供所需翔實信息，并給予指導性意見或建議，主動解決信息客戶的后顧之憂。例如，工作人員工作調動后，個人檔案的調取手續與存放方式、學生轉學后的學籍管理問題等。同時為更好地保護存檔信息，嚴格規范操作程序、嚴守檔案管理條例中的相關規定，不外泄、不讓他人查看與自己無關的任何檔案信息，特別重要的檔案信息要進行加密處理。三是由于使用者在檢索查詢信息的過程中所處的環境與所需信息不同，檔案管理者通過對信息進行采集和管理，要搜索內部信息，跟蹤搜索外部信息，然后對這些信息進行分類儲存，并編程索引與查詢代號，使信息使用者檢索個人所需的信息更為快捷、全面與準確。[5]

三、結語

基于學校檔案管理工作在學校當前人事管理、學習管理及其未來發展過程中所起的重要作用，在信息化時代背景下，單位領導要提高思想認識、高度重視檔案管理工作。一方面加大硬件設施建設，實現檔案管理科學化、電子信息化，另一方面加強檔案管理專業人才隊伍建設，做到引進與培養相結合，讓高素質人才從事檔案管理專業性工作，并指導他們緊跟時代發展的步伐，在5G、物聯網、大數據、量子計算為時代特征的信息化時代，通過加強學習，在實踐中不斷總結、積累工作經驗，為學校管理提供決策性服務。此外，還必須通過建章立制，完善對檔案管理人員的獎懲制度，多采用激勵措施加快檔案管理工作人員的專業成長，不斷提升他們的綜合素質與思想道德修養，使學校檔案管理更為規范化、制度化和標準化。

參考文獻：

[1] 杜嬌嬌.如何提高學校檔案管理人員業務素質[J].陜西檔案， 2015，3.

[2] 李淑娟.淺談學校檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2014（3）.

[3] 王敏.淺析信息化時代的學校檔案管理工作[J].中國管理信息化，2018（10）.

[4] 李莉.何創新信息化時代的學校檔案管理工作[J].現代交際， 2016（2）.

[5] 張從宇，張巨芹.試論高校檔案管理和信息開發工作[J].安徽技術師范學院學報，2005（6）：81- 83.