檔案管理視角下的“單軌制”模式可信任環(huán)境研究

摘 要：從檔案管理者的視角闡述“單軌制”模式可信任的狀態(tài)和意義，梳理檔案管理“單軌制”可信任的風險因素，指出“單軌制”模式下檔案管理可信任環(huán)境的五個子環(huán)境構成，并具體分析其實現(xiàn)路徑。

關鍵詞：檔案;信息化;信任;安全

一、引言

盡管文檔管理“雙套制”弊端不斷顯現(xiàn)，從紙質(zhì)平臺向電子平臺的單軌遷移已成趨勢，部分行業(yè)、地區(qū)電子文件歸檔和無紙化利用業(yè)已成熟，但檔案機構和用戶對僅以電子形式歸檔的“單軌制”仍表質(zhì)疑。馮慧玲教授指出，“對電子文件的態(tài)度很大程度來自是否信任它的身份、效力和價值”。對于以“真實、可靠”為生命底線的檔案工作來說，缺乏可信任環(huán)境，對其“身份、效力和價值”存有擔心和懷疑，是“單軌制”推進的重要制約因素。

近年來，國內(nèi)外學者對電子文件可信任評價與控制的專門研究為數(shù)不多，馬來西亞Aliza Ismail等建立了構建電子文件可信任管理所需的因素，并對相關標準進行專家測試 ，聶云霞闡述了數(shù)字保存過程中檔案館作為可信第三方的社會擔當。伴隨著“單軌制”的發(fā)展，其可信任環(huán)境的構建與實現(xiàn)仍有待系統(tǒng)地研究思考。

二、檔案管理視角下的“單軌制”可信任及其意義

1.可信任的主體與客體

薛匡勇、張斌等學者認為“信任是社會系統(tǒng)中十分重要的潤滑劑”，他們以社會為信任主體，檔案工作為客體，指出社會對檔案工作的充分信任有助于檔案的收集、社會公共信息需求的實現(xiàn)，以及不同類型社會文化機構對于檔案資源的有效配置。

假設重新設置“信任”的主客體，那么從檔案管理者角度，判斷在社會實踐中已然迅速發(fā)展的電子文件管理，尤其是“單軌制”電子文件管理，是否符合基本信任條件，建立基本信任環(huán)境，也是判斷在“單軌制”演進過程中檔案事業(yè)能否順利推進改革與發(fā)展的關鍵所在。

2.可信任狀態(tài)的界定

檔案管理視角下對于“單軌制”模式的可信任，是指檔案的形成主體、管理主體、利用主體對于檔案信息能夠僅通過電子渠道產(chǎn)生、保存和利用產(chǎn)生充分信任和可依賴狀態(tài)。這種信任與依賴既包括心理認同，也包括管理方式的變革、政策的傾斜，更包括法規(guī)制度上的明確認可。信任的基礎則是：確保電子單軌生成與運行的檔案原始、真實、完整、有效、安全、可利用、可長期保存，且管理的有效性優(yōu)于“雙套制”和傳統(tǒng)紙質(zhì)管理。

3.“單軌制”可信任環(huán)境的檔案管理層面意義

（1）有利于保障電子檔案順利接收

對電子文件元數(shù)據(jù)、封裝規(guī)范和長期保存格式統(tǒng)一和穩(wěn)定的信任，推進不同平臺壁壘的消解，打破檔案人員移交不暢的疑慮，整合構建保障檔案真實、可靠、完整、可用的可信任系統(tǒng)平臺，確保數(shù)字文件、檔案持續(xù)、順暢、安全地向平臺移交。

（2）有利于推進檔案信息深度開發(fā)

對檔案信息質(zhì)量、移交連續(xù)性和安全保障的信任，使檔案生成機構，尤其是擁有海量檔案信息的政府機關，打破“雙套制”帶來的弱化和制約，逐步向單軌制靠近。同時，基于電子檔案內(nèi)容、背景信息、結構三要素的完整性，推進檔案信息更深層次的開發(fā)。

（3）有利于檔案開放渠道全面暢通

檔案管理者對于“單軌制”利用技術、方法和安全保障的充分信任，有助于推進檔案開放的社會化，包括資源社會化和服務社會化，通過檔案開放廣度和深度的延伸，進一步打通檔案信息開放利用渠道，廣泛實現(xiàn)檔案價值的延伸與重構。

三、檔案管理視角下“單軌制”可信任的風險因素

1.檔案身份識別風險

與“雙套制”相比，“單軌制”模式下電子文件可封裝、可讀取、可保存所需的信息內(nèi)容和技術更加復雜，成為移交過程中的重要風險點，容易導致電子檔案移交后不易讀或不可讀，造成檔案身份無法準確識別，使檔案生成機構增加大量工作用于修復，造成不便移交、不敢移交。

2.檔案信息質(zhì)量風險

多來源數(shù)據(jù)融合過程中，仍缺乏系統(tǒng)的檔案信息質(zhì)量評價標準，對基于業(yè)務流程的檔案信息真實性、完整性、來源可靠性等，仍無具體描述規(guī)定，沒有定性或定量評價體系，檔案信息質(zhì)量邊界模糊，增加了其原始性、憑證性等要素不可信任的風險。

3.檔案安全保障風險

“單軌制”模式的安全風險評估與安全保障體系仍不完善，風險預警機制與技術不夠成熟，檔案安全防篡改、簽名驗證、防毒殺毒、備份遷移的技術和措施各自為陣，缺乏系統(tǒng)、整合和有效指引，由此形成的安全風險是對“單軌制”充分獲取信任的最艱巨挑戰(zhàn)。

4.檔案利用受限風險

由于技術普及程度、檔案人員信息化水平、用戶查詢操作能力不同等因素影響，檔案信息面向利用者的可獲取性和可利用性風險增加，檔案價值鑒定程序、檢索手段與技術、保管戰(zhàn)略與存儲體系的不完善，導致不同行業(yè)范圍、不同群體、不同程度利用受限的風險存在。

四、“單軌制”模式下檔案管理可信任環(huán)境的基本構成與實現(xiàn)路徑

基于檔案管理的視角，“單軌制”模式的可信任環(huán)境包括制度政策可信任、檔案生成識別可信任、檔案有效管理可信任、檔案安全可信任、檔案利用可信任等五個子環(huán)境，每個子環(huán)境由若干條件支撐，滿足檔案管理者建立“單軌制”信任的基本要求。

1.制度政策可信任

通過完整、穩(wěn)定的制度標準體系確保全流程電子文件管理合法、合規(guī)，提供科學、合理的政策引導和保障，是建立“單軌制”信任的重要基石。

進一步健全電子文件法規(guī)制度體系，完善行業(yè)檔案元數(shù)據(jù)標準、封裝規(guī)范、長期保存要求，建立相關技術標準和數(shù)字檔案質(zhì)量評價體系，明確監(jiān)管要素和監(jiān)管責任主體。樹立政策風向標，對于有條件的地區(qū)、行業(yè)，給予政策、技術、資金等要素支持，通過建立試點、政策傾斜、跨行業(yè)合作交流等方式推進“單軌”管理聯(lián)通。同時，行業(yè)標準應及時配套，避免反復修改和成本浪費，確保標準、技術平穩(wěn)升級。

2.檔案生成識別可信任

提升檔案電子化效能，優(yōu)化數(shù)字檔案生成的流程和環(huán)境，保證數(shù)字檔案信息本體質(zhì)量，是建立檔案管理“單軌制”信任的根本保證。

在技術方面，通過加蓋電子簽章、時序數(shù)據(jù)管理、時間戳以及痕跡保留、防篡改等防偽、保全、校驗的技術和方法，確保數(shù)字檔案真實、完整、來源可靠;推進區(qū)塊鏈在公共領域平臺的應用創(chuàng)新，構建可追溯、不可篡改、不可偽造的去中心化檔案生成環(huán)境。在方法方面，考慮“單軌制”模式下檔案價值的延伸與重構，依托多元價值觀，開發(fā)智能鑒定技術，確立數(shù)字環(huán)境下文件信息可歸檔、可接收的質(zhì)量標準。同時，推廣電子文件元數(shù)據(jù)、可擴展語言和封裝標準、驗收標準的應用，在生成、交接兩道關卡確保檔案有效、可識別。

3.檔案有效管理可信任

提供便捷、有效的管理環(huán)境，在復合型檔案人才培養(yǎng)的同時，也盡量避免信息技術與檔案人員知識結構產(chǎn)生摩擦，是建立“單軌制”信任的重要動力。

首先，固定檔案信息要素。切合檔案管理流程與管理環(huán)境，固定內(nèi)容、背景、結構三要素，對檔案管理全生命周期進行痕跡保留，統(tǒng)籌相關數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)，生成歸檔信息包，打破紙質(zhì)管理中同一事件形成不同文件對背景信息的割裂。其次，確保數(shù)據(jù)完整性和歸檔連續(xù)性。開展完整性檢測，包括數(shù)據(jù)總量、元數(shù)據(jù)完整性、內(nèi)容完整性、歸檔信息包完整性等。再次，滿足長期保存與一鍵管理。爭取國內(nèi)相關版式文檔的自主可控和應用，一鍵完成數(shù)據(jù)整合、格式批量轉換、數(shù)據(jù)監(jiān)控、掃描檢測等管理和處置。

4.檔案安全可信任

在海量數(shù)據(jù)存儲、網(wǎng)絡共享環(huán)境中，通過安全平臺、安全技術、安全風險防范機制，化解檔案管理者對安全問題的擔憂，是“單軌制”模式獲得信任的關鍵保障。

首先，確保存儲與管理平臺安全穩(wěn)定。定期整理、公布可信軟件紅黑名單，跟蹤相關原生技術升級，常態(tài)化防毒、殺毒，確保平臺穩(wěn)定安全。其次，做好數(shù)字檔案備份遷移。開展離線備份和異質(zhì)、異地保存，設置備份重點。根據(jù)館藏結構、特點、風險情況，實行館藏檔案分級保護，定制備份策略。再次，完善風險評估與預警機制。在網(wǎng)絡共享系統(tǒng)中，或舊系統(tǒng)與基于云計算的平臺對接過程中，更加注意數(shù)據(jù)安全保密、隱私保護，預判網(wǎng)絡安全威脅，實時監(jiān)控反饋數(shù)據(jù)狀態(tài)，將通過內(nèi)嵌規(guī)則自動進行流程控制與人工督查相結合，全面保障數(shù)據(jù)環(huán)境安全可信。

5.檔案利用可信任

提升檔案數(shù)據(jù)利用效率，實現(xiàn)利用方法轉型升級，提升檔案信息價值，是建立檔案管理者“單軌制”信任的現(xiàn)實路徑。

首先，滿足數(shù)據(jù)精準利用。通過大數(shù)據(jù)檢索的升級，全面實現(xiàn)精準查詢，提高查全率、查準率，提升用戶滿意度。其次，推進利用方法整合升級。跟進利用率，實施數(shù)據(jù)分類存儲與查詢。例如明確主數(shù)據(jù)，通過檢索反饋開展智能場景應用，配比冷數(shù)據(jù)與熱數(shù)據(jù)存儲，確保利用率高的熱數(shù)據(jù)被迅速查找利用。再次，拓展利用空間。依托各級數(shù)字檔案館，打造數(shù)字檔案單軌利用平臺，充分拓展信息利用和傳播的廣度與深度。

五、結語

信任是金。“單軌制”的推進沒有退路，而可信任的環(huán)境則是檔案管理順利走向“單軌”、步入正軌的必要條件。為何信任、信任什么、如何信任，這三個問題應當伴隨著檔案信息化改革的深入推進和數(shù)據(jù)環(huán)境、技術的發(fā)展而不斷獲取更好的答案。

參考文獻：

[1]馮惠玲.走向單軌制電子文件管理[J].檔案學通訊，2019（1）：88-94.

[2]Aliza Ismail，Adnan Jamaludin.構建電子環(huán)境中的可信任文件管理框架[J].北京檔案，2010（7）：38-40.

[3]聶云霞.數(shù)字保存中檔案館作為可信任第三方的社會擔當[J].檔案學研究，2017（5）：95-100.

[4]薛匡勇，張 斌.論檔案館的社會信任[J].檔案學通訊，2002（1）：6-9.

作者簡介：張婉瑩（1984-），女，漢族，山東臨沂人，安徽大學檔案館館員，碩士研究生，研究方向為檔案資源開發(fā)與利用。