淺談檔案的收集

李建寧

【摘 要】檔案是見證單位成長發(fā)展的一個縮影。它記錄了單位的歷年管理活動、文化生活、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)等活動，可以說它是單位歷史的顯照，對今后的管理奠定了良好的基礎(chǔ)，為單位的領(lǐng)導(dǎo)者管理提供了有力的參考依據(jù)。借助檔案，我們能夠很好地了解過去，把握現(xiàn)在和預(yù)見未來。

【關(guān)鍵詞】檔案收集;對策與建議;利用

作為檔案管理工作者，要對檔案及時收集、整理整編、做好保管、利用工作。嚴(yán)格按照檔案管理工作制度、文件材料歸檔制度執(zhí)行檔案管理。對于我們單位目前來說， 在單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案員的積極配合努力下，相繼通過了一二期的組織驗收工作，檔案管理取得了間斷性成果。一是，把分散在辦公室、各部門的檔案都集中起來進(jìn)行了統(tǒng)一分類、整理、編目、上架。二是，由內(nèi)設(shè)的業(yè)務(wù)組織部門分別整理各自形成的歸檔文件。按照本單位文件材料歸檔范圍進(jìn)行不同門類文件材料的歸檔。現(xiàn)將文書、科技、會計及非紙質(zhì)文件材料的歸檔范圍做一說明。文書文件材料的歸檔范圍主要有A類黨群管理類、B類行政管理類、C類經(jīng)營管理類、D類生產(chǎn)技術(shù)類;科技文件材料的歸檔范圍包括基本建設(shè)、設(shè)備儀器、科學(xué)技術(shù)研究、產(chǎn)品;會計文件材料的歸檔范圍包括會計憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他會計文件;音像材料及實物的歸檔范圍主要包括照片、錄音、錄像、唱片、影片、獎品、贈品、印章、字畫、產(chǎn)品;電子文件以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體 。

作為檔案管理工作者，加強檔案收集工作的對策與建議。收集信息、合理歸檔 ，常規(guī)性檔案，按期限采集、整理、歸檔;特殊資料的收集與保管，將采取不定期采集、整理、歸檔;臨時性重點資料檔案，有針對性的采集與整理，充分發(fā)揮重要資料的時效性。檔案的采集需要通過紙質(zhì)與電子化采集相結(jié)合的方式，使檔案信息的真實性、時效性、有價值性充分發(fā)揮出來。做好收集信息的交接及保管工作。定期將單位的檔案送交檔案管理部門收集、保管，保持原有全宗的完整性及相關(guān)全宗的聯(lián)系性，進(jìn)行紙介質(zhì)立卷，電子檔案做好儲備。電子檔案整理、保管過程中需注意以下幾個問題：

（1）要保持存儲介質(zhì)的防磁、防潮。

（2）整理、錄入電腦的安全性，做好用機的殺毒工作;

（3）防止檔案的病毒侵害，資料防篡改、毀損;

（4）防止電子檔案的信息外泄，做好保密工作。

（5）做好檔案信息收集人員的素質(zhì)、能力、責(zé)任感的培養(yǎng)

作為檔案管理工作者，我們應(yīng)該不斷地用知識武裝自己，通過多渠道與實踐經(jīng)驗豐富檔案管理水平，能夠有效地保管好檔案，為單位的可持續(xù)發(fā)展奠定有力的基石。我們不僅要學(xué)好科學(xué)文化知識、專業(yè)知識、歷史知識、還要在實踐中總結(jié)經(jīng)驗、教訓(xùn)，為更好的服務(wù)于管理者利用檔案而努力。加強檔案基礎(chǔ)工作，是做好檔案提供利用工作的關(guān)鍵 一是加強檔案收集整理工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整。只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質(zhì)量的檔案，才能在提供利用上掌握主動權(quán)。反之，檔案的利用工作便失去了物質(zhì)保障。為保證檔案的齊全完整，就需要加強檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全。同時把好接收關(guān)，特別注意接收一些有科研價值的專業(yè)檔案。 二是加大對檔案的審查、編排力度。隨著檔案現(xiàn)代化管理力度的不斷加強，需要我們對接收的各類檔案進(jìn)行重新編排。由于許多接收的檔案或多或少地存在案卷號混亂、與卷號不相符，或者頁碼不齊全、裝訂不齊全、卷內(nèi)文件目錄未編寫等問題，因此，在接收時應(yīng)嚴(yán)格審查，加大編排力度，及時解決存在的各種問題。 三是完善檔案檢索工具能否及時準(zhǔn)確地提供檔案，為利用者服務(wù)，在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。針對這一情況，我們在原有的案卷目錄、全引目錄的基礎(chǔ)上編制了文號索引、專題目錄、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等檢索工具，既為查檔者提供了快捷的服務(wù)，又進(jìn)一步提高了檔案利用的工作效率。 作為檔案工作者，應(yīng)該熟悉檔案內(nèi)容。先熟悉經(jīng)常用到的檔案，后熟悉不常用的檔案，先熟悉形成時間近的檔案，后熟悉形成時間遠(yuǎn)的檔案，結(jié)合收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、熟悉檔案的內(nèi)容及存放地點。

在檔案工作中既要搞好基礎(chǔ)工作注意做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢查等工作的建設(shè)，又要提高檔案的利用價值。全面提高檔案工作人員的素質(zhì)，更好地為檔案利用工作服務(wù)。檔案工作人員對檔案工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)、扎實、細(xì)致，要做到一絲不茍，來不得半點馬虎，在長期的工作實踐中養(yǎng)成一種自覺的工作作風(fēng)，必須具備為利用者服務(wù)的思想，既要積極熱情又能任勞任怨。嚴(yán)格執(zhí)行各項檔案制度，耐心解答利用者提出的問題并認(rèn)真聽取利用者對檔案工作的意見和建議。在實踐中不斷提高工作效率和個人素質(zhì)。作為新時代的檔案工作者，要不忘初心、牢記使命做新時代檔案工作的不懈奮斗者。

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