淺談檔案的收集

李建寧

【摘 要】檔案是見證單位成長發展的一個縮影。它記錄了單位的歷年管理活動、文化生活、經營管理、生產技術等活動，可以說它是單位歷史的顯照，對今后的管理奠定了良好的基礎，為單位的領導者管理提供了有力的參考依據。借助檔案，我們能夠很好地了解過去，把握現在和預見未來。

【關鍵詞】檔案收集;對策與建議;利用

作為檔案管理工作者，要對檔案及時收集、整理整編、做好保管、利用工作。嚴格按照檔案管理工作制度、文件材料歸檔制度執行檔案管理。對于我們單位目前來說， 在單位領導和檔案員的積極配合努力下，相繼通過了一二期的組織驗收工作，檔案管理取得了間斷性成果。一是，把分散在辦公室、各部門的檔案都集中起來進行了統一分類、整理、編目、上架。二是，由內設的業務組織部門分別整理各自形成的歸檔文件。按照本單位文件材料歸檔范圍進行不同門類文件材料的歸檔。現將文書、科技、會計及非紙質文件材料的歸檔范圍做一說明。文書文件材料的歸檔范圍主要有A類黨群管理類、B類行政管理類、C類經營管理類、D類生產技術類;科技文件材料的歸檔范圍包括基本建設、設備儀器、科學技術研究、產品;會計文件材料的歸檔范圍包括會計憑證、賬簿、財務報告、其他會計文件;音像材料及實物的歸檔范圍主要包括照片、錄音、錄像、唱片、影片、獎品、贈品、印章、字畫、產品;電子文件以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體 。

作為檔案管理工作者，加強檔案收集工作的對策與建議。收集信息、合理歸檔 ，常規性檔案，按期限采集、整理、歸檔;特殊資料的收集與保管，將采取不定期采集、整理、歸檔;臨時性重點資料檔案，有針對性的采集與整理，充分發揮重要資料的時效性。檔案的采集需要通過紙質與電子化采集相結合的方式，使檔案信息的真實性、時效性、有價值性充分發揮出來。做好收集信息的交接及保管工作。定期將單位的檔案送交檔案管理部門收集、保管，保持原有全宗的完整性及相關全宗的聯系性，進行紙介質立卷，電子檔案做好儲備。電子檔案整理、保管過程中需注意以下幾個問題：

（1）要保持存儲介質的防磁、防潮。

（2）整理、錄入電腦的安全性，做好用機的殺毒工作;

（3）防止檔案的病毒侵害，資料防篡改、毀損;

（4）防止電子檔案的信息外泄，做好保密工作。

（5）做好檔案信息收集人員的素質、能力、責任感的培養

作為檔案管理工作者，我們應該不斷地用知識武裝自己，通過多渠道與實踐經驗豐富檔案管理水平，能夠有效地保管好檔案，為單位的可持續發展奠定有力的基石。我們不僅要學好科學文化知識、專業知識、歷史知識、還要在實踐中總結經驗、教訓，為更好的服務于管理者利用檔案而努力。加強檔案基礎工作，是做好檔案提供利用工作的關鍵 一是加強檔案收集整理工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整。只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質量的檔案，才能在提供利用上掌握主動權。反之，檔案的利用工作便失去了物質保障。為保證檔案的齊全完整，就需要加強檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全。同時把好接收關，特別注意接收一些有科研價值的專業檔案。 二是加大對檔案的審查、編排力度。隨著檔案現代化管理力度的不斷加強，需要我們對接收的各類檔案進行重新編排。由于許多接收的檔案或多或少地存在案卷號混亂、與卷號不相符，或者頁碼不齊全、裝訂不齊全、卷內文件目錄未編寫等問題，因此，在接收時應嚴格審查，加大編排力度，及時解決存在的各種問題。 三是完善檔案檢索工具能否及時準確地提供檔案，為利用者服務，在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。針對這一情況，我們在原有的案卷目錄、全引目錄的基礎上編制了文號索引、專題目錄、基礎數字匯編等檢索工具，既為查檔者提供了快捷的服務，又進一步提高了檔案利用的工作效率。 作為檔案工作者，應該熟悉檔案內容。先熟悉經常用到的檔案，后熟悉不常用的檔案，先熟悉形成時間近的檔案，后熟悉形成時間遠的檔案，結合收集、整理、鑒定、保管、統計、熟悉檔案的內容及存放地點。

在檔案工作中既要搞好基礎工作注意做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢查等工作的建設，又要提高檔案的利用價值。全面提高檔案工作人員的素質，更好地為檔案利用工作服務。檔案工作人員對檔案工作要認真負責、扎實、細致，要做到一絲不茍，來不得半點馬虎，在長期的工作實踐中養成一種自覺的工作作風，必須具備為利用者服務的思想，既要積極熱情又能任勞任怨。嚴格執行各項檔案制度，耐心解答利用者提出的問題并認真聽取利用者對檔案工作的意見和建議。在實踐中不斷提高工作效率和個人素質。作為新時代的檔案工作者，要不忘初心、牢記使命做新時代檔案工作的不懈奮斗者。

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