淺析新形勢下如何加強事業單位物資管理內部控制

胡妤

摘要：隨著改革開放進一步深入，社會主義市場經濟體制的改革也隨之進入快速發展，事業單位的各項經濟管理活動也同時進行了各類變革，尤其在物資管理方面。但是，由于傳統觀念的制約，要進一步提高事業單位的物資管理水平，合理保障事業單位經營活動的規范運作，確保各類資產、各種材料的安全和有效使用以提升事業單位尤其是公益類事業單位服務效率，必須加強并完善物資管理方面的內部控制制度。

關鍵詞：事業單位：物資管理：內部控制

一、事業單位物資管理的重要性

各單位或部門在開展正常的經營活動過程中，都需要具備一定的物質資源作為基礎。事業單位的財產物資，是開展各項業務和經濟活動的物資條件和物資基礎，是保證完成行政任務和實現事業方針目標所必需的物質條件。作為事業單位尤其是為港口經濟建設和服務的事業單位，不僅有種類繁多、數量較大的一般房屋、車輛、家具、器材，而且有價值昂貴的大型船舶、精密測繪儀器、電子通信設備等，還有各種材料、輔料和低值易耗品。這些屬于單位的資產雖根植于單位的財務報表上，但更是真正的國有資產。

東海航海保障中心為交通運輸部直屬公益事業單位，為了管理各項物資在經營活動中可能流失的風險，必須要制定系列措施和制度來予以風控及管理，通過采取相關措施和實施必要程序，不僅可以減輕國家的財政負擔，而且更能促進事業單位經濟物資管理制度與市場機制的融合，為創造良好的社會效益及更高的社會價值奠定了扎實基礎。

二、目前經濟狀態下事業單位物資管理存在的問題

1.管理機制不健全，崗位職責不清晰。當前很多事業單位機構改革已在逐步的推進中并采取實質性步驟完成職能轉移。而東保中心還將在機構改革緩沖期內進一步深化改革。特別是本級機關，除航保主要業務管理職能以外的其他綜合管理職能還存在界定不清晰現象，例如負責后勤物資的部門較分散，涉及辦公室、信息處、計劃處等多個規模性處室，且功能定位較模糊，工作內容有重疊并由此造成效率滯后。最重要的是，管理層重視航保業務，而忽視了必要的后勤物資管理。部分管理層，缺少對物資管理的正確認識，甚至出現后勤管理崗位職責里沒有物資管理和采購，而綜合秘書卻承擔起辦公用品和低值易耗品采購的職責。這種狀態直接導致了工作責任不明確、各項監督不到位以及資產使用效率偏低。

2.物資采購過于隨意，導致被購物資質量難以把控。一是在配額標準下，許多材料是隨意購買的。這使得采購人員在采購過程中，偶爾會根據領導的意愿進行采購，或是在未經授權的情況下進行采購。二是機構沒有統一規范的物資采購計劃和流程，沒有把被采購物資其使用部門的認可度置于首位，這使得采購過程存在著不必要的隱性和顯性風險。三是物資預算編制方法不準確，預算僅參照上年度發生的金額，缺乏一定的預見性，導致預算編制質量很低，物資預算采購的實施相互脫節。四是對于物資供應商選擇較隨意，例如某寶上以價格相對較低而成交。這樣，事業單位對物資供應商的基本信息如企業狀況、業內口碑以及其商譽缺乏了解，供應商的內部財務狀況、產品質量、信譽、生產能力和售后服務更是茫然。嚴重影響物資的采購、使用、管理和開發。

3.管理設施系統陳舊導致物資管理手段落后。事業單位由于不夠重視物資管理工作，將會在這項工作的投入力度不足，設施陳舊而導致物資管理手段過于落后。從物資申請、購置、領用、保存、消耗和報廢的整個環節來看，特別是本級機關僅涉及購置和消耗兩個環節，嚴重背離了規范管理的發展方向。缺乏先進的管理設備，不僅會降低管理者的工作效率，還會造成一些數據錯誤和偏差。據調查，東保中心部分基層單位物資管理部門購買進銷存軟件，主要從事物流經濟活動的跟蹤管理，如物資采購、倉儲、采購等。由于人員素質參差不齊、單位內部推廣度不高，未能有效發揮其輔助單位解決物資管理問題。陳舊而落后的系統將直接影響本單位的物資管理水平，因此加大投入并更新數據庫管理軟件尤為重要。

三、策略性的加強建立健全事業單位物資管理內部控制制度

1.推行規范化物資管理機制，盡力做好崗位標準化。抓住契機，以“規范管理提升年”為切入點，完善制度，規范流程，履行責任。以突出實效為目標，使物資管理在優化工作流程和提高效率上發揮更大的作用。根據東保中心體制機制改革的任務，進一步明確各單位、各部門和全體員工的職責，進一步明確崗位的任務、要求、權限、職責和績效考核辦法。制度和各項流程的完善不僅是事業單位可持續發展的重要保障，也是提高工作質量和效率、降低經濟活動風險的重要手段。

2.提高物資管理意識，深化內部風控。事業單位物資管理內部風控意識淡薄，因此需建立內部控制制度，改變其控制理念，同時更要提高領導層面對物資管理內部風控意識。例如單位的《內部控制手冊（試行）》是根據《行政事業單位內部控制標準》的規定編制的，有效實施是一個關鍵問題。將加強預算控制、報告控制、風險控制等各方面的控制意識，實現物資管理部門的內部控制，有效保護機構財產安全落在實處，切不可造成知易行難的局面。

3.把控管理關鍵點，建立物資運行管理機制。物資管理作為事業單位的基本管理，在后續的穩步發展中發揮著重要作用。目前，粗放的管理階段已不能滿足東保中心“革命化、標準化、現代化”建設的要求?？茖W的運行管理機制和流程是物資管理部門有序運轉的關鍵。為此，一是必須要有完善的預算決策，后勤物資管理部門根據預算必須要強大的執行力予以配合，嚴格執行預算方案，保證物資的消耗和使用都在預算的規定范圍之內。二是要更加完善后勤物資管理部門與其他處室的平行運營機制，強化各處室對于物資管理的風控意識，最大限度上降低物資的不必要消耗和單位運行成本。三是建立一套適合后勤物資管理的內部科學運行機制。在實施過程中，找出節點和關鍵點并加強對物資管理過程中關鍵點的管理，打開缺口降低運行成本，提高內控效率真正做到節流。具體來說，后勤物資管理部門應首先在流通部門加強物資利用的重要性。在物料流轉中，要區分不同類別，將每種物料分類，建立物料庫存。對物資驗收、儲存、盤點等物資管理流程進行梳理。為了提高物資材料管理過程的準確性，防止出現漏洞，必須形成一個閉合過程，使每個環節都公開透明。此外，在物資管理過程中，還要加強內控制度的執行力度，如涉及計劃、財審、紀檢等規定的，要根據規定執行，形成慣常意識將內部控制工作充分融人物資管理的日常生活中去，從而循序漸進的推進事業單位的管理水平。

4.推動物資管理信息化，提升管理人員素質。在推進信息化管理的前提下物資管理人員也亟須提升，其相關人員必須具備良好的專業素養、法律知識、職業道德和計算機技術水平。因此，在人員選擇上，要嚴格選拔、擇優錄用。加強對物資管理人員的定期培訓和再教育，宣傳學習現代物資管理知識和最新法律法規。在知識和信息時代，為適應經濟網絡化和信息化的發展，事業單位應加大對物資管理的投入，采用最先進的管理手段和設施，建立網上物資信息應用系統，以節約物資材料資源，減少紙質材料的使用行為。利用計算機系統存儲材料、管理信息，從而建立一個完整的系統。良好的信息平臺，能提高物資管理的信息水平，提高物資利用效率。

總之，為了提高內部管理水平，提高公共服務的效率和效益，防范經濟活動中的風險，事業單位必須做好物資管理工作，針對物資管理中存在的問題，制定有效的改進措施，以促進社會經濟發展和航保事業的長足發展。