淺談高校行政電子公文規范化問題

殷婕

摘 要 隨著科學技術以及信息技術的不斷發展，電子辦公技術已經應用到各行各業，特別是電子版本的工作文書方面。公文是處理各種公共事務的重要工具，在人們日常的生活過程中發揮著重要作用。高校的行政公文也出現了電子模式，為行政管理帶來了極大的便利。但是，在現在的高校行政電子公文的使用與管理情況來說，這個過程中依然存在著諸多問題，特別是公文的規范化問題?；诖耍疚膹母咝Ｐ姓娮庸牡慕嵌瘸霭l，分析了其中存在的規范化問題，并對此提出了一些建議。

關鍵詞 高校 行政電子公文 規范化 問題

科學技術的進步使得高校行政公文的形式發生了變化，由以前的紙質文書轉變成電子文書，時代背景的變化使得高校行政公文的規范化問題變得更加棘手，因為電子公文主要是打字實現，很容易出現拼寫錯誤或是同音詞錯誤，導致一些問題的出現，與此同時，行政電子公文的保密性也在降低，不利于數據安全。高校公文是高等院校的相關管理部門在管理過程中形成的規范化的、制度化的文書，是開展和管理學校各種公務活動的重要工具。高校行政公文不規范問題會直接影響高校發揮各項職能，因此，研究高校行政電子公文的規范化問題，具有十分重大的意義。

一、行政電子公文概述

行政電子公文是行政公文的另一種表現方式，行政公文是國家機關及社會組織在行使相應職權、進行管理時形成的具有法定效應和權威性的格式規范的文件。而電子行政公文是以計算機、互聯網為傳輸載體，在物質形態上不同于傳統紙質文書，但與紙質文書同樣具有法律效應的規范化的公務文書[1]。

二、高校行政公文在使用與管理過程中出現的規范化問題

（一）高校行政電子公文保護環境的不安全性

現在的高校行政電子公文管理過程中仍存在著諸多問題。雖然行政電子公文方便快捷，但是它處在網絡這個虛擬的大環境中，既然是網絡世界，信息的安全性就沒法得到安全保障，網絡的開放性、共享性使得行政電子公文的保護環境受到多方影響，不利于環境的安全。與此同時，高校行政電子公文的管理人員在實際工作過程中依然存在著不規范的問題，甚至是導致高校行政電子公文在網絡世界中出現信息泄露的現象。

（二）高校行政電子公文相關人員安全意識薄弱

電子公文的管理人員安全意識薄弱，是當前比較明顯的問題，高校行政電子公文相關工作人員使用不規范以及相關管理部門安全宣傳力度不夠，這些都會引起高校行政電子公文出現規范化問題。因此，高校行政電子公文管理部門管理的過程中，應對高校行政電子公文使用人員進行專業培訓，提高相關工作人員的高校行政電子公文安全使用意識，避免出現信息泄露的現象，影響高校行政電子公文的完整性[2]。

三、高校行政電子公文規范化問題解決措施

（一）防止傳遞高校行政電子公文的過程中肆意改寫

要想防止高校行政電子公文在傳遞過程中肆意改寫，應做到：

1.在高校行政電子公文傳遞過程中，將高校行政電子公文設置為“只讀”狀態，以此來避免在傳遞信息過程中，對高校行政電子公文進行改寫，影響到高校行政電子公文的可信度。

2.在高校行政電子公文傳遞過程中，應當保證用戶閱讀的權利，與此同時，禁止用戶對高校行政電子公文進行修改、復制、傳抄等，避免高校行政電子公文信息的泄露。

3.為了保證高校行政電子公文信息的真實性，相關電子公文的管理人員應對用戶的信息進行核查，避免高校行政電子公文管理網站受到不良影響[3]。

（二）對高校行政電子公文進行加密傳遞

在高校行政電子公文使用與管理過程中，信息加密是非常有必要的，它能夠保障信息的準確性和完整性。因而在開放共享的互聯網背景下，保障高校行政電子公文信息傳輸的完整性、準確性和原始性是至關重要的，因此，需要高校行政電子公文管理人員采用加密的方法來保障信息的安全，避免在信息傳遞過程中出現泄露。

（三）正確使用高校電子行政公文文種

在行政公文寫作的過程中，要對每一個文種進行了解，掌握文種的含義、特征和使用的范圍。有些行政公文的文種使用范圍看起來比較相似，但是，實際上卻存在著很大的不同。因此，必須對文種進行區別，既掌握文種之間的相似處，又要掌握文種之間的差別，并且在實際的行政公文寫作過程中，不斷練習，不斷積累相關的經驗。

（四）完善高校行政電子公文公章保護措施

在互聯網環境下，高校行政電子公文對公章保護措施提出了更高的標準，所以，應當要求用戶在對高校行政電子公文進行使用前通過身份驗證，然后在濟寧閱讀高校行政電子公文。與此同時，在電子公章使用過程中，要對電子公章設置專用密碼，避免心懷不軌者的違法行為影響高校行政電子公文內容的準確性和安全性[4]。

（五）使用規范的高校行政電子公文語言

詞句的表述要清楚不能讓人產生誤解或歧義。否則，行政公文就會有多種含義，對行政公文的不同理解就會造成上行下效過程中出現差錯，降低行政效率。不同題材的、不同主題的行政公文有著不同的語言風格。因此，在行政公文寫作過程中，要立足于文種的特點，使行政公文呈現出不同的特征。同時，在行政公文的寫作過程中，要充分體現行政公文的嚴謹性和權威性。

四、結語

綜上所述，現在的高校行政電子公文在使用和管理的過程中依然存在很多問題，互聯網的大環境背景使得高校行政電子公文面臨著比傳統紙質行政公文更復雜的問題，信息的泄漏、信息的不安全性都是很大的挑戰。處理好高校行政電子公文的規范化問題不僅可以保證公文內容的準確，更是可以發揮高校的職能。

參考文獻：

[1]姜芬奇.高校公文規范化探討[J].洛陽理工學院學報（社會科學版）， 2008（23）：95- 96.

[2]沈希安，任婉君.淺談高校公文處理工作的規范化[J].辦公室業務， 2013（4）：36.

[3]朱芳毅.淺談高校行政電子公文規范化問題[J].辦公室業務， 2017（1）：138.

[4]王莉.探討電子公文的規范化使用與管理[J].企業文化，2015（29）.