計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新研究及檔案管理數(shù)字化問題分析

胡素琴

摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)計(jì)劃生育政策的不斷調(diào)整和完善，以及全面兩孩政策的施行，計(jì)劃生育工作提出了新要求、新目標(biāo)、新任務(wù)，給計(jì)劃生育檔案管理工作帶來(lái)了巨大的壓力。為解決該問題，在傳統(tǒng)計(jì)劃生育檔案管理的基礎(chǔ)上，融合數(shù)字信息技術(shù)，以提高計(jì)劃生育檔案管理工作質(zhì)量與效率。本文以計(jì)劃生育檔案管理為研究?jī)?nèi)容，從檔案數(shù)字化管理創(chuàng)新的角度分析其具體應(yīng)用現(xiàn)狀，指出其中存在的問題，并提出具有針對(duì)性的解決方案，以促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理工作的不斷完善。

關(guān)鍵詞：計(jì)劃生育;檔案管理;數(shù)字化;問題;研究

科學(xué)技術(shù)研究的不斷進(jìn)步，以及現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，推動(dòng)了社會(huì)的快速發(fā)展，改變了人們的傳統(tǒng)工作、生活和學(xué)習(xí)方式。計(jì)劃生育檔案管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜，依托傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足計(jì)劃生育檔案管理工作的要求，在此情況下，加快檔案管理數(shù)字化的普及就顯得尤為必要。然而，在檔案管理數(shù)字化的應(yīng)用實(shí)踐過程中，相關(guān)問題的存在對(duì)于其作用的充分發(fā)揮造成了一定的影響。在這種情況下，通過深入分析計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化中的問題，并能夠針對(duì)性的提出改進(jìn)措施，以實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化技術(shù)的深入融合。

一、計(jì)劃生育檔案管理現(xiàn)狀

計(jì)劃生育是我國(guó)的一項(xiàng)基本國(guó)策，經(jīng)過長(zhǎng)期的人口發(fā)展，我國(guó)走出了一條中國(guó)特色統(tǒng)籌解決人口問題的道路。為實(shí)現(xiàn)對(duì)我國(guó)人口年齡結(jié)構(gòu)變化情況的動(dòng)態(tài)掌、積極穩(wěn)妥地推進(jìn)計(jì)劃生育各項(xiàng)工作，則需要加強(qiáng)計(jì)劃生育檔案管理工作。目前，計(jì)劃生育檔案管理工作已經(jīng)在一定程度上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，但是，受諸多因素的影響，傳統(tǒng)檔案管理方式依然發(fā)揮著作用，這對(duì)于計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化的推廣造成了阻礙。

二、計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化的必要性

1.國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略的要求。人口老齡化是大多數(shù)國(guó)家發(fā)展過程中必然經(jīng)歷的一個(gè)階段，實(shí)時(shí)掌握國(guó)家人口年齡結(jié)構(gòu)的變化情況對(duì)于國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略的動(dòng)態(tài)調(diào)整有著較為積極的意義，所以，加快計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化的轉(zhuǎn)型就成為國(guó)家制定發(fā)展戰(zhàn)略的重要依據(jù)。

例如，我國(guó)人口老齡化速度不斷加快，通過計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，能夠及時(shí)匯總不同區(qū)域的人口信息變化情況，并能夠利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)建模軟件對(duì)未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)的人口年齡結(jié)構(gòu)變化情況進(jìn)行預(yù)測(cè)，從而為我國(guó)養(yǎng)老政策、人口政策的調(diào)整提供數(shù)據(jù)支撐。以全面放開兩孩政策為代表，就是根據(jù)計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)信息所做出的重大決策，以此應(yīng)對(duì)越發(fā)嚴(yán)峻的國(guó)家人口老齡化與勞動(dòng)力不足等問題。

2.社會(huì)數(shù)字化發(fā)展的必然要求。科學(xué)技術(shù)是社會(huì)發(fā)展的第一推動(dòng)力，隨著科學(xué)技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域的廣泛滲透，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用于人們工作、生活和學(xué)習(xí)的各個(gè)方面。為便于統(tǒng)計(jì)人口信息，減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)，計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)人群計(jì)劃生育信息的實(shí)時(shí)獲取。

例如，智能手機(jī)已經(jīng)得到了普及，通過開發(fā)計(jì)劃生育檔案管理APP的方式，可以由用戶定期填寫其計(jì)劃生育信息，并通過后臺(tái)對(duì)個(gè)人計(jì)劃生育檔案進(jìn)行持續(xù)性完善，并能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦證，更進(jìn)一步方便群眾。如此一來(lái)，計(jì)劃生育檔案管理的效率將大大提高，也減輕了相關(guān)計(jì)劃生育檔案管理部門的工作壓力。

所以，計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的完善，是社會(huì)數(shù)字化發(fā)展的必然結(jié)果。然而，在社會(huì)數(shù)字化發(fā)展的過程中，同樣會(huì)存在著一系列的問題，因此，計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的應(yīng)用依然需要慎重。

三、計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新下的數(shù)字化問題分析

1.計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化的安全風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)構(gòu)建的基礎(chǔ)，基于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化需要依托計(jì)算機(jī)檔案管理軟件構(gòu)建一個(gè)完整的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在這種情況下，計(jì)劃生育檔案管理的相關(guān)信息以數(shù)字化的形式存在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，并存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)之中。在黑客、病毒、木馬等網(wǎng)絡(luò)威脅的影響下，計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化的風(fēng)險(xiǎn)也就明顯增加。

2.計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)問題。現(xiàn)階段，計(jì)劃生育檔案管理工作主要依托社區(qū)、村工作人員進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)，并通過網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)將各自轄區(qū)內(nèi)的計(jì)劃生育信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在這種情況下，則需要通過構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)體系，從而保證計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化的作用得到充分發(fā)揮。

然而，受行政管理劃分的影響，計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作并未實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理，效率相對(duì)較低。

3.計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化的人員能力缺失。相比較傳統(tǒng)計(jì)劃生育檔案管理工作來(lái)說(shuō)，基于數(shù)字化技術(shù)的計(jì)劃生育檔案管理對(duì)相關(guān)工作人員的要求較高，除具備檔案管理工作能力以外，還需要掌握一定的檔案管理數(shù)字化技術(shù)，以適應(yīng)計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)普及后的工作需要。然而，對(duì)于大多數(shù)計(jì)劃生育檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，對(duì)檔案管理數(shù)字化的重要性認(rèn)識(shí)不夠，相關(guān)業(yè)務(wù)素養(yǎng)偏低，尤其是在數(shù)字化等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的學(xué)習(xí)方面存在缺失，以至于計(jì)劃生育檔案數(shù)字化的普及速度較為緩慢。

4.計(jì)劃生育檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的配套建設(shè)滯后。目前，關(guān)于計(jì)劃生育檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)存在著明顯的滯后問題，盡管，全國(guó)各地區(qū)的計(jì)劃生育管理部門已經(jīng)根據(jù)地區(qū)計(jì)劃生育工作的實(shí)際開展情況，建立了區(qū)域性的計(jì)劃生育數(shù)據(jù)庫(kù)。但是，由于數(shù)據(jù)庫(kù)中的計(jì)劃生育檔案數(shù)據(jù)越來(lái)越多，在缺少專門用于檢索數(shù)據(jù)庫(kù)信息的計(jì)算機(jī)軟件，導(dǎo)致相關(guān)信息查詢工作依然需要人工完成，從而導(dǎo)致計(jì)劃生育檔案管理的效率偏低。

四、計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新下的建議

1.完善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防御體系。計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化是依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開放性所帶來(lái)的潛在風(fēng)險(xiǎn)對(duì)計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化的數(shù)據(jù)安全造成了一定威脅，為此，則需要完善其計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防御體系。

首先，工作人員需要在計(jì)算機(jī)中安裝殺毒軟件，從而能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)入侵的網(wǎng)絡(luò)病毒，并能夠及時(shí)清理。除此之外，為提高對(duì)黑客的防御能力，還應(yīng)當(dāng)開啟計(jì)算機(jī)的防火墻，并適當(dāng)提高防火墻的防護(hù)等級(jí)，從而能夠阻擋來(lái)自外部網(wǎng)絡(luò)的非法訪問。

其次，除被動(dòng)防御以外，計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)安全防御體系還可以實(shí)現(xiàn)主動(dòng)防御，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過搜集互聯(lián)網(wǎng)中與黑客、病毒、木馬相關(guān)的各種信息，并進(jìn)行整理與科學(xué)的分析，從而能夠主動(dòng)識(shí)別各種類型的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，弱化被動(dòng)防御機(jī)制的風(fēng)險(xiǎn)。

最后，計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)做好備份，以避免計(jì)算機(jī)管理軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)等被破壞后可以及時(shí)進(jìn)行回復(fù)，將網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)降至最低。

2.完善計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)。目前，以省、縣、鄉(xiāng)為單位的計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)基本建立，并形成了區(qū)域性的數(shù)據(jù)庫(kù)共享，在此基礎(chǔ)上，為發(fā)揮計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，則需要對(duì)現(xiàn)有數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行完善，使其數(shù)據(jù)庫(kù)的共享范圍從地區(qū)擴(kuò)展至全國(guó)。

但是，在計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)的完善過程中，我們需要注意的是，相關(guān)計(jì)劃生育檔案數(shù)據(jù)信息應(yīng)當(dāng)設(shè)定共享權(quán)限，如計(jì)劃生育檔案管理中的人員家庭住址、電話等內(nèi)容，除地區(qū)計(jì)劃生育管理部門具有知悉權(quán)利之外，在其它地區(qū)計(jì)生管理部門在查閱相關(guān)成員計(jì)劃生育檔案信息時(shí)，此類信息則不屬于計(jì)劃生育檔案中對(duì)外公開的部分，為尊重他人隱私，則需要限制計(jì)劃生育檔案中相關(guān)信息的知悉范圍。

3.加強(qiáng)計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化專業(yè)人才培養(yǎng)

為更好地發(fā)揮計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的作用，除以上內(nèi)容之外，還需要考慮到人的因素所帶來(lái)的影響。首先，地方計(jì)劃生育管理部門需要注重對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技能培養(yǎng)，以適應(yīng)計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化的要求;其次，引進(jìn)相關(guān)技術(shù)人才，實(shí)現(xiàn)專業(yè)技術(shù)人才的快速補(bǔ)充;最后，制定完善的技能培訓(xùn)課程，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案管理工作人員在專業(yè)技能方面的持續(xù)提升。

例如，在計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)中，基于相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的不斷增加，工作人員需要根據(jù)工作需要對(duì)指定人員的計(jì)劃生育檔案進(jìn)行查閱，此時(shí)，則需要利用準(zhǔn)確的檢索方式，以快速定位其計(jì)劃生育檔案在數(shù)據(jù)庫(kù)中的具體位置。

4.加快計(jì)劃生育檔案數(shù)管理數(shù)字化系統(tǒng)的配套建設(shè)

計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)是一個(gè)較為復(fù)雜的工程，其中需要計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)等多種技術(shù)的配合，因此，加快計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的配套建設(shè)也就成為提高計(jì)劃生育檔案管理效率的前提。

首先，計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)在計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的基礎(chǔ)上，利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)與智能手機(jī)軟件，可以使檔案管理工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)信息的實(shí)時(shí)錄取，提高了工作效率;其次，以個(gè)人注冊(cè)的方式，為相關(guān)人員開通個(gè)人計(jì)劃生育檔案信息登記通道，從而減輕計(jì)劃生育檔案管理工作人員的壓力;最后，對(duì)于日益增加的計(jì)劃生育檔案數(shù)據(jù)，為提高數(shù)據(jù)管理效率，應(yīng)當(dāng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)輔助檔案管理人員為完成數(shù)據(jù)整理工作，并能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)指定檔案的快速檢索。

五、總結(jié)

計(jì)劃生育檔案管理工作是我國(guó)計(jì)劃生育工作的重要組成部分，是踐行我國(guó)計(jì)劃生育基本國(guó)策的直接體現(xiàn)。隨著數(shù)字化技術(shù)在傳統(tǒng)計(jì)劃生育檔案管理工作中的滲透，使我國(guó)計(jì)劃生育檔案管理工作完成了信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，顯著提升了計(jì)劃生育檔案管理效率。然而，這種技術(shù)上的創(chuàng)新依然存在著諸多問題，通過科學(xué)的手段能夠?qū)⑾嚓P(guān)問題的負(fù)面影響降至最低，以充分發(fā)揮計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)。

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