醫學科研檔案管理的現狀及方法

黃萍

摘 要：所謂科研檔案即形成于科研活動中，有著極高保存價值的聲像、文字、圖表、數據資料，在特定模下形成的科技資料文件。它真實的記錄了科學研究活動。這對推動醫院科研發展、推動科技進步都有著不菲價值。而有效的收集科研檔案，是增強醫院科研管理效率的保障和載體，所以，文章從醫院醫學科研檔案管理工作為切入點，對相關內容展開了探究。

關鍵詞：醫學;科研檔案;管理現狀;方法

在進行醫學研究工作中，醫學科研檔案發揮著載體性作用，通過它能夠總結醫院科研人員的活動情況。其開發應用價值高，保存價值突出。那么，充分的收集與科學管理科研檔案將具有很大的意義。然而，在目前很多醫院的科研檔案管理工作中還存在一些問題，需要我們在實踐中予以規避和解決。

一、醫院科研檔案的內容與特征

醫院科研檔案內容繁瑣，主要涉及整理與分析實驗、設計選題、臨床應用與研究等過程內構成的種種聲像材料、文字資料以及圖表信息等。具體涉及研究內容開題報告等立項資料、研究期間的記錄內容、成果申報、鑒定材料以及課題小結等信息檔案，同時，科研管理文件、醫療法規以及醫學科研制度等參考資料，它有著原始性、專業性以及成套性的特征。科研項目的差異，也會構成不同的檔案資料，要求員工們細致審核，看準其價值，分門別類的管理。

此外，醫院科研活動通常會與多個專業和學科相聯系，所以，有著較強的科學性、前沿性、專業性以及較強的學科特征存在于醫院科學檔案中。同時，研究醫療科研項目時會花費較多的時間，為了確保項目檔案的完整齊全和統一，一定要分區、分階段的進行整理歸檔，確保檔案的完整性、系統性、連續性以及成套性。

二、醫學科研檔案管現狀

1.沒有詳實的收集與歸檔處理科研檔案。跨度大、針對性突出、周期長是醫學科研檔案的主要特征。根據研究內容劃分，研究項目又被劃分成多個小專題，比如：探索某類疾病的病因、預防方案以及治療措施的研究，而且，還會研究化學物質或者某類藥物是否對人體帶來傷害。伴隨科技的進步，醫院的科研工作越發重視多專業結合與學科間的交融。所以，積累原始數據就成為了課題研究工作的重點。例如：某醫學研究項目在將技術路線制定完畢后，規定處理病例信息后才可向系統進入研究，之后完整的收集了實驗調查數據后，才可以做進一步探索，從而得到最新的研究數據和結果。在此期間，只有在解題后才會形成原始數據，所以，該研究過程只是在歸檔與總結科研成果，對中間過程歸檔與整理科研材料的過程沒有高度重視起來，造成無法完整的收集原始科研材料，細節不夠。

2.管理意識不夠。第一，在地級或者往下的醫院多數沒有專職的科研的檔案管理人員。在整個醫院檔案中醫療科研檔案屬于重要構成部分，通常由專門人員統一進行管理。因為科研檔案人員缺乏專業性，并且監管者專業知識缺乏，很難齊全收集、科學分類。

第二，臨床科研相融合是醫院科研項目專家團隊的主要構成特征，他們把更多的注意力集中到了分析科研數據以及臨床結果，對醫院科研檔案的存檔意識以及重視程度不夠，導致收集相關數據資料時較為落后，甚至暴露了缺失、損壞以及混亂等人為問題，從而將整理檔案系統的難度增加，或者造成了無法挽救的損失。

第三，因為有潛在的內部斗爭存在于醫院科研項目中，所以很多人由于產權等方面的原因，都會私自留下自己的科研資料，沒有提交給醫院的檔案管理部門。

3.缺乏完備的管理制度。為了進行科學化、規劃化的完成醫院科研工作管理，首先，要把完善的管理制度建立起來。但是，很多醫院并沒有將完備的規章制度建立，這樣直接影響了科研檔案管理的完整性，在對科研計劃制定時，相關部門并沒有向科研管理中融入檔案工作。此外，醫院缺乏系統的檔案管理制度，檢查與監督手段不足，造成工作人員工作熱情不足，缺乏責任感，進而造成檔案資料丟失，歸檔效果差。

三、新時代下加強醫學科研檔案管理工作的方法

新時代最大的特點即為進入了信息化時代，一些先進的技術理念方式開始出現在我們的視野中，而且，在醫學科研檔案管理中，新時代下的很多管理理念也必將發揮重要作用。

1.把詳實的檔案管理制度建立起來。對醫學科研檔案管理制度進行建立與完善，通過可行合理的制度完成科研檔案管理，從而達到規范、高效管理醫學科研檔案的目的，而且，這也是新時代下對檔案管理工作的新規定，我們可以從下面幾點開展：首先按照相關流程管理醫學科研檔案，例如：收集、分類、整理、移交、保存等環節都要細致、認真。弄清檔案管理部門、科研管理部門以及科研人員本身的職責，完善相關監督與檢查手段，把檔案人員在崗責任制建立起來，然后把詳實的檔案管理制度建立起來。在合理的范圍內控制歸檔業務，并且，保證每個員工都能夠重視此項工作，每個部門要緊密結合。此外，對于《檔案執行辦法》與《檔案法》等在工作中要努力宣傳，讓員工們明確醫學科學檔案的建立和宣傳價值。保證一線員工能夠認識到科研資料及時歸檔的意義。認清有關科研管理部門以及綜合檔案室在管理檔案中應有的作用，從而將科研檔案管理網絡從上而下系統的建立起來。

2.加強員工的檔案管理意識和能力。對于科研人員，醫院有關部門需要對其檔案意識展開培訓教育，努力宣傳檔案管理工作，把他們的檔案意識增強，讓他們明確在醫學科研時科研檔案的價值，從而將其工作熱情調動起來，從根本上讓他們認識科研檔案工作的意義與價值。而且，在平時工作中要學會收集與積累相關檔案資料，進而把檔案工作人員的工作任務減輕，將檔案的歸檔率與完整率提升。在宣傳檔案時，可按照《檔案法》以及有關規定培訓教育科研人員，通過法律內容引導科研人員去工作。此外，檔案綜合工作室要用表格的方式把進展階段的檔案進行統計整理，然后傳遞給有關負責人審核，保證審核人員與領導層可以全面了解相關研究內容，對材料進行有意識的收集歸檔，對科研檔案實施協同管控。

科研檔案管理效率與檔案管理人員的業務水平以及思想素養高低有著很大關系，所以，對于檔案管理人員的素質，醫院必須要重視起來。利用學習有關檔案的政策法規來培養和強化員工的職業道德修養，提升其工作責任感，以端正的態度工作。利用經驗交流、專業化培訓以及外出參觀等提升員工的業務水平與能力，對于計算機自動化的操作技術員工們必須要熟練掌握，培養出高工作效率、高素質的優秀科研檔案管理人才，從而在規范化、現代化的科研檔案管理工作中更好的生存下來。

3.強化管理技術，應用現代化技術加強管理。科學管理是現代化檔案管理工作的前提和基礎，通過先進的科學技術方法、理論與手段解決檔案管理工作內出現的問題，使檔案管理工作向自動化、規范化以及科學化的方向發展，共享資源，有助于應用與檢索。醫院通過將更多的資金投入到檔案硬件設施的建設中，努力提升檔案管理技術能力，通過網絡以及計算機等方式，到達科學收集、整理與歸檔科研檔案資料的目的，從而把科研檔案管理效率與質量提升，便于檢索科研檔案，共享資源，為全方位、多角度、多途徑開發奠定基礎。檔案部門需要按照信息時代科研檔案構成特征，達到有效積累、著錄、標識以及歸檔科研檔案的目的，并且進行科學的指導與監督，從而提升歸檔文件的安全性與完整性。

而且，我們還需要創新應用平臺。除了復印、檢索和查閱傳統文件，此外還需要向計算機中導入相關的檔案資料，把內容豐富、形式多樣的檔案數據庫建立起來，通過計算機設備完成檢索、排序、索引等操作，進而對多樣化的檢索需求給予滿足。我們可以通過醫院中的局域網，把檔案信息管理網頁建立起立，從而達到遠程瀏覽、檢索、傳輸和下載檔案數據資料的目的。創新應用方式，通過信息化數據庫，提煉科研檔案信息，將形式多樣的參考資料編輯出來，比如歸總科研成果、擬定科研論題目以及匯編科研項目情況等，進而將一定的參考提供給科研決策，滿足工作需求，提升醫療科研檔案管理質量與效率。

四、結語

有著極高的應用價值存在于醫療科研檔案中，它不但為鑒定科研成果提供憑證，而且還是專利申請、推廣成果、科研服務的參考資料，在社會發展中為重要的資產。對于收集、編排、整理、應用及保存科研檔案工作，醫院科研人員及領導必須要高度重視起來，進而向系統化、科學化、規范化發展醫學科研檔案管理工作。在現代化醫學科研管理工作中，醫院科研檔案管理工作發揮著重要作用，為了將科研管理工作質量提升，把科研檔案管理工作做好，加快醫院檔案科學化管理步伐，而且，將創新當作增強科研檔案管理工作的出發點，通過新方法、新理念去管理，強化科學管理效率，積極采用新型管理措施，發揮計算機管控模式，把科研檔案信息不斷開發出來并予以應用，實現更好服務醫學科學發展的目的。

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