利用知識管理提高科研單位檔案管理水平的實踐研究

張云倩

摘 要：對于科研單位來說，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)有的發(fā)展需求，需要利用知識管理展開創(chuàng)新實踐。基于此，本文分析了知識管理的原則，說明了科研單位檔案管理的重要性，重點闡述了促進檔案知識資源的開發(fā)與共享、檔案管理的信息化建設等基于知識管理的檔案管理策略。

關鍵詞：知識管理;科研單位;檔案管理

現(xiàn)階段，應對知識經(jīng)濟時代的挑戰(zhàn)成為了全球的發(fā)展戰(zhàn)略，在科研單位中，知識這種新的資源受到了更多的關注。在這樣的背景下，合理利用知識資源成為了科研單位需要重點解決的問題。特別是對于檔案管理工作來說，知識資源利用率的提升成為了其工作的重點內(nèi)容。作為一種規(guī)劃與管理知識、知識創(chuàng)造與知識應用的活動，知識管理對科研單位檔案管理工作提供了更好的指導，促進了管理水平的提升。

一、知識管理的原則分析

知識管理融合了現(xiàn)代信息技術、知識經(jīng)濟理論、企業(yè)管理思想和現(xiàn)代管理理念，是知識經(jīng)濟時代涌現(xiàn)出來的一種新型管理思想與方法。知識管理能夠在組織中構(gòu)建起一個量化與質(zhì)化的知識系統(tǒng)，讓存在于組織中的知識與信息通過透過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，不斷的回饋到知識系統(tǒng)內(nèi)。此時，就形成了積累個人和組織知識成為組織智慧的循環(huán)。

在知識管理中，主要遵循了一下三項原則：

第一，積累原則。知識的積累是實現(xiàn)知識的管理基礎條件。對于科研單位來說，知識管理的使用就是要將知識經(jīng)驗、信息、程序、技巧等進行積累，避免其隨著時間的推移逐漸消失。可以說，知識管理能夠讓科研單位對知識展開更好的積累。

第二，共享原則。在知識的共享中，實現(xiàn)了組織內(nèi)部所有的信息和知識公開，確保組織中每一名成員都能接觸和使用組織的知識和信息。對于科研單位來說，知識的共享能夠讓所有人員接觸知識，并利用其創(chuàng)造更多的價值。必須要建立起知識共享網(wǎng)絡，讓知識管理在科研單位中發(fā)揮出其真正的作用，提升科研單位的競爭力。

第三，交流原則。對于知識管理來說，其核心就是要在組織內(nèi)部建立起一個有利于交流的組織結(jié)構(gòu)和文化氣氛，使各個成員之間的交流毫無障礙。知識交流體現(xiàn)出了知識的價值，在知識管理中，交流原則處于所有原則的最高層次。知識的積累更多的是為了實際的應用，所以，必須要讓其能夠在組織內(nèi)部循環(huán)。對于科研單位來說，要在吸收新知識的同時，不斷剔除老舊的知識。

二、科研單位檔案管理的重要性分析

科研檔案為科學研究提供了基礎條件，在科研活動中占據(jù)著重要地位。所以，檔案管理對于科研單位極為重要，其推動了單位科研實力的不斷提升。科研單位檔案管理的作用可以概括為以下幾點：

第一，參考作用。在科研檔案資料中，包含著大量的前期研究過程以及科研成果，為其他科研人員繼續(xù)學習與深入研究提供了重要的基礎資料。從這一角度來看，科研檔案有著極高的參考價值，能夠使后續(xù)參與科研工作的人員站在更高的起始點展開研究，真正的做到“站在巨人的肩膀上”。結(jié)合科研檔案，科研人員不必重復展開實驗，節(jié)省了大量的時間、人力以及物資。同時，科研檔案能夠為其他科研人員的工作提供參考，避免其在研究中重復勞動或是“走彎路”。

第二，憑證作用。對于科研工作來說，科研檔案是最真實、最初的原始憑證，是在科研過程中自然形成的。這種自然性決定了科研檔案必須對實際的科研過程進行客觀記錄。基于此，科研檔案作為科研證據(jù)的說服力更高，顯示了科研檔案的珍貴性與權(quán)威性。對于科研單位來說，檔案中真實的記錄了科研活動，推動了科研項目深入展開。

第三，為考核評估提供依據(jù)。在檔案中，展示了科研單位真正的科研實力，記錄了大量的優(yōu)秀研究理念及科研成果。從這一角度來看，科研檔案為相應科研單位的考核評估提供了重要的判斷依據(jù)。利用檔案資料，能夠準確的衡量科研單位的實力以及管理水平。

結(jié)合上述分析能夠看出，檔案管理對科研單位來說十分重要，提升了科研單位的運行效率，為不同科研項目的展開提供了珍貴的數(shù)據(jù)資料以及經(jīng)驗參考。

三、基于知識管理的科研單位檔案管理策略探究

1.檔案管理程序的優(yōu)化。在傳統(tǒng)的科研單位檔案管理中，普遍使用了紙張作為資料保存的載體。這就導致了在實際的管理過程中，包含著大量繁瑣且重復性較高的勞動，浪費的大量的時間、人力與物資。現(xiàn)階段，信息技術不斷發(fā)展，電子文件以及無紙化辦公迅速發(fā)揮，逐漸取代了傳統(tǒng)的辦公模式。相比于紙質(zhì)文件來說，電子文件的載體形式、歸檔辦法等都有明顯的差異。在這樣的情況下，科研單位檔案管理人員必須要結(jié)合電子文件的特點，對檔案管理的程度展開優(yōu)化。

相比較來說，電子文檔的儲存容量更大，但是空間更小，且有著更為簡單的整理程序。所以，在管理電子文件時，要結(jié)合文件生命周期理論來完成。簡單來說，就是要將文件視為不可分割的連續(xù)體。要實現(xiàn)文件檔案一體化，將文件工作與檔案工作進行統(tǒng)一的工作程序設計，確保設計程序涵蓋文件生產(chǎn)、轉(zhuǎn)運、歸檔、永久保存、銷毀的全過程。這樣的方式不僅能夠強化檔案的知識管理，對于科研單位的其他業(yè)務管理工作也提供了更好的服務，整體上提升了文檔工作的效率。

2.促進檔案知識資源的開發(fā)與共享。對于科研單位來說，利用知識管理展開檔案管理并不僅僅局限于檔案編研，而是要讓使用者能夠在大量的檔案信息中快速、準確、全面的找出相應的科研檔案，為使用者提供需要的信息。利用科研檔案資源的采集、存儲、揭示、分析、歸納以及綜合加工，能夠最大程度的發(fā)揮出科研檔案的價值。基于此，管理人員要形成主動服務意識，關注科研單位內(nèi)外各方面的信息需求，結(jié)合現(xiàn)有的檔案資源，對檔案中包含著的隱藏知識展開深度挖掘。要在保證科研檔案的保密性與安全性的基礎上，編制科研檔案的目錄、索引以及摘要等信息，構(gòu)建起具體專題特色的檔案信息數(shù)據(jù)庫，滿足使用者的需求。同時，也可以建立起檔案信息咨詢的線上服務平臺，為科研單位中的工作人員提供定向與定期的交互信息咨詢以及知識共享的服務，最大程度的發(fā)揮出科研檔案信息共享的使用價值。

3.科研單位人員綜合素養(yǎng)的提升

（1）檔案管理人員素質(zhì)的提升。對于科研單位來說，可以積極引進專業(yè)性技術人才，或者也可以對現(xiàn)有的檔案管理人員展開培訓。在培訓中，要確保管理人員學習并掌握檔案法規(guī)。同時，也要定期的組織檔案管理業(yè)務知識與計算機技能的培訓，提升其對新設備、新技術以及新方法的接受程度，實現(xiàn)熟悉檔案管理制度與辦法的復合型人才的培養(yǎng)。

同時，要對科研檔案的形成與積累展開制約，形成“三納入”制度，即將科研檔案管理納入科研工作流程、納入科研人員的工作計劃、納入科研人員承擔的崗位職責中，確保科研檔案的安全與完整。

（2）科研人員檔案意識的提升。科研人員是科研檔案形成的主體，其在科研檔案管理工作中也發(fā)揮著重要的作用。所以，除了要對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)進行提升外，還要加強科研人員的檔案意識。科研單位或是管理人員要定期向科研人員宣傳的檔案的價值以及重要作用，使其形成管理以及利用科研檔案的意識，調(diào)動科研人員收集、轉(zhuǎn)移科研檔案的積極性與主動性。同時，管理人員要對使用者的檔案利用需求進行分析，滿足不同科研人員的資料需要，發(fā)揮出科研檔案的多種效益。

（3）管理職能分配的優(yōu)化。在傳統(tǒng)的科研檔案管理中，主要使用了重保存、輕利用的模式。而在知識管理的指導下，在檔案管理工作中要將科研檔案視為動態(tài)的知識，實現(xiàn)將傳統(tǒng)的檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)在知識的管理。

在科研檔案管理中融入知識管理，需要管理職能的分配進行優(yōu)化與協(xié)調(diào)。對于科研單位來說，可以從以下五個方面完成職能分配：第一，從科研單位的層面上來說，要明確業(yè)務主管部門與檔案管理部門對科研檔案管理的總體責任，制定出相應的管理要求。第二，從部門的層面上來說，要確定科研檔案管理的監(jiān)督與檢查責任。第三，業(yè)務部門的檔案管理負責人要對科研檔案的管理提供指導與服務。第四，科研項目組要承擔檔案整理與保管責任。第五，所以科研人員都具有文件材料的形成與積累責任。

4.檔案管理的信息化建設。現(xiàn)階段，信息技術迅速發(fā)展，科研單位檔案管理工作要充分利用信息技術的優(yōu)勢，推動檔案管理信息化建設。要設計、開發(fā)與利用先進的檔案管理系統(tǒng)，加快科研檔案數(shù)據(jù)庫建設的速度。其中，要重點展開電子文件全文數(shù)據(jù)庫的建設，對多種索引工具進行逐步完善，實現(xiàn)科研檔案信息的最大程度揭示。要將科研檔案中包含的重要科研資料與成果全部完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化，利用檔案網(wǎng)站的作用，結(jié)合不同的權(quán)限完成相關科研資料的調(diào)閱。

綜上所述，知識管理對科研單位檔案管理工作的升級提供了更好的指導，轉(zhuǎn)變了其工作模式。通過檔案管理程序的優(yōu)化、促進檔案知識資源的開發(fā)與共享、科研單位人員綜合素養(yǎng)的提升、檔案管理的信息化建設，實現(xiàn)了將傳統(tǒng)的檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)在知識的管理，提升了科研檔案資源的利用率，提高了科研單位的科研能力以及競爭力。

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