淺析流動人事檔案管理問題

趙麗

摘 要：在企業內部，人事檔案是人才信息的載體，是企業想要獲得人才的主要依據。隨著人事制度的改革和人才流動的加速，流動人員人事檔案在管理過程中存在各種各樣的問題。在檔案管理過程中，由于當事人不重視，檔案管理過程不規范等問題，導致檔案在流動過程中遺失，影響到職業生涯。這些問題要是不解決不但影響到個人，企業在今后的發展中也會遇到各種問題。檔案缺失造成的管理不便，信息缺失使企業招聘人員無據可依，影響到企業的用人管理發展。因此要采取相關對策加強流動人員人事檔案管理制度，強化管理意識，接觸流動人員的后顧之憂，同時為企業發展做出貢獻。

關鍵詞：流動人員;人事檔案管理;問題;對策

合理的對流動人員人事檔案進行管理，可以減少很多麻煩，減少人才在流動過程中因為檔案問題所引起的問題，使得人才在流動過程中減少阻礙，讓人才在跨行業、跨地區的流動中不會遇到太多麻煩，進行人才合理配置，促進國家經濟發展。流動人員的人事檔案一旦保管不妥善，出現遺失問題，會牽扯到關于個人的多方面問題，很多的個人權益無法得到保障。沒有人事檔案，會影響到檔案工資調整，工齡計算，不能參加各種社會保險。而且沒有人事檔案，會無法辦理退休手續，直接影響老年生活。因此，本文就如何合理有效的對人事檔案進行妥善管理展開分析。

一、人事檔案管理概述

將人事檔案進行收集、整理等一系列活動就是進行人事檔案管理的過程，人事檔案是一個人經歷以及德行的重要參考依據，是企業、單位在進行人才選拔是重要的參考依據。人事檔案會涉及到流動人員成長過程中的個人經歷、社會關系、業務能力獎勵處罰等，是流動人員成長過程的重要參考，是人力資源管理在考察人員方面最重要的工具，有著很強的參考和依據性。

流動人員是指人事檔案沒有被固定保管的個人。具體來講，一方面是個人所在單位無權保管人事檔案，另一方面是指自身人事檔案沒有單位接收，這兩種情況就歸屬于流動人員。依據這兩種情況，可以將很多個人劃分進來。大中專院校畢業生、非國有單位員工以及辭職或者被辭退的工作人員、企事業單位專業技術人員等都屬于流動人員。

我國有著獨特的市場經濟體制，所以有多種經濟形式的企業并存。如果在私企等企業工作，由于企業沒有人事檔案管理權限，就需要有專門的人才服務機構對企業員工的人事檔案進行管理，企業將員工的人事檔案交給這些機構進行管理，發揮人事檔案的作用，保障員工的利益。人事檔案和個人利益密切相關，一旦人事檔案存在什么問題，個人的利益會受到很大的損害。如果人事檔案沒有一個長期穩妥的保存管理，會給員工的心理造成不必要的擔心和壓力。

二、人事檔案管理存在的問題

1.當事人對檔案管理的重視程度不夠

一些流動人員對于人事檔案缺乏了解，尤其是一些高校畢業生，雖然從高中開始已經聽過老師講“關于人事檔案”的重要性，但是由于社會經驗的缺乏，對于人事檔案的作用和價值沒有很清徹的認識，在檔案管理方面沒有足夠的重視。在高校畢業，很多學生由于不清楚檔案的價值，同時也為了免去很多麻煩，選擇自己攜帶人事檔案，在保存的過程中人事檔案丟失。除此之位，部分流動人員選擇的企業人事檔案重視程度不足，影響到個人，也會產生人事檔案不重要的想法。企業在這方面管理不規范，個人也覺得人事檔案完全沒用，完全不給人事檔案尋找一個妥善的保管地方。還有一部分人，將人事檔案寄存在人才中心，遇到一些情況選擇不管檔案，直接走人的方式。雖然人檔分離是我國人事改革制度的趨勢，但并不表示檔案可以直接丟棄。檔案并不是我們的身外之物，關系到每個人的學籍、身份以及工齡問題，對于人事檔案不聞不問的不重視態度，很可能會對以后的生活產生很多負面影響，在今后的工作生活中產生很多麻煩。檔案信息難以匯集造成信息不完整，更嚴重的丟失檔案，都會影響到流動人員今后生活中的社會保障。

2.單位對人事檔案管理工作的不規范

不光是部分流動人員個人對于人事檔案重視程度不夠，一些管理單位對于人事檔案的管理認知也比較落后，主要表現在對于檔案管理的手段落后。這些單位采用的手段原始粗放，缺乏統一的信息化管理制度，硬件設施跟不上時代，并且相關管理人員缺乏相應的業務水平，缺乏檔案管理責任感。一些單位在接到流動人員的人事檔案后，在后續的人員流動過程中，不能及時辦理人事檔案相關手續。有些單位就是直接將人事檔案交給當事人，或者是快遞公司傳遞，導致檔案缺損、遺失。在一些大中專院校尤為明顯，學校直接將檔案交給學生自己，學生拿到檔案后，稍有保管不善，就會使檔案缺失、破損。有些學生甚至打開檔案，隨意修改自身信息，使得檔案失去其真實性。

3.單位對檔案管理的不合理性

自我國成立發展七十年來，人事檔案一直按機密檔案進行管理，實行的是完全封閉式的管理機制。由于這種特性，必須有一定等級的領導或者人事組織部門才可以查閱，人事檔案一般不會出現擅自篡改的現象。但是一些檔案材料，尤其是對于個人的學習、工作評價表現，由于只是上級及一些人事組織填寫，所以導致形式相同，有些領導為了免去麻煩，直接讓當事人根據模板謄抄。這些籠統概括的詞語很難對一個人有很正確、準確的描述評價，這在以后人員流動過程中，給其他企業篩選人才造成困擾，使得人事檔案的參考價值大大降低。在實際工作過程中，一旦有和當事人不相關的人事檔案評價，也會對其產生很大影響，促使流動人員在轉換工作過程中放棄自身的人事檔案。

4.人事檔案管理者素質偏低

目前，很多企業單位在人事檔案管理方面，都沒有達到國家規定的要求，有的單位甚至只有一個人來管理上千份檔案，這就導致管理人員很難有足夠的經歷去進行管理。因此，單位就征用臨時工來進行檔案管理，而這些臨時抽調上來的人員根本不具備相關的知識和專業技能，而且很少有臨時工可以具備很強的責任心，這就導致在管理過程中不清楚自己的職責，并且管理不規范會出現各種檔案管理問題。有些臨時工甚至身兼數職，就更難抽出多余精力去管理，很多只是為了拿錢混日子，使得檔案管理水平低下，很難達到國家規定的管理要求。

三、加強流動人員人事檔案管理對策

1.強化檔案意識，加大流動人員人事檔案宣傳力度

流動人員容易忽視人事檔案的作用和價值，一方面是自身原因，另一方面也是因為相關部門的宣傳力度不夠。加強宣傳力度，使得流動人員的檔案意識得到強化。在現代信息發達的時代，借助于媒體，通過各種內容以及手段加強宣傳力度，深入到企業、學校等流動人員數量龐大的場所，向流動人員宣傳人事檔案的價值，加強他們的重視。同時，應該特別針對高校畢業生，讓他們認識到人事檔案對于他們今后在社會發展所具有的重要價值，一旦破損遺失會造成的嚴重危害。有些高校畢業生找到了好的單位，但是由于人事檔案的缺失，使得工作機會化為泡影，這種情況也是時有發生。讓高校畢業生清晰的認識到人事檔案的重要價值，同時了解人事檔案丟失會造成的危害，權衡利弊，會促使他們在畢業之后按照規定及時將檔案轉入政府所屬的人才流動服務保障機構保存，使自身相關利益得到保障。

2.規范和科學的管理人事檔案

流動人員在人事檔案轉移過程中，應當按照規定的時限轉交給規定的相關部門，相關部門對于新接收的流動人員檔案進行審查和鑒別，根據其內容和價值進行詳細劃分，然后進行準確處理，不能簡單從事，隨手丟棄，提高檔案材料的質量。有需要保存的檔案資料進行再次組卷，根據相關信息將有關聯的檔案組合在一起。在管理過程中，如有需要，根據單位流動人員的實際情況，將一些有效信息，如思想政治素質、業務學習能力等補充進人事檔案，這樣才更能體現相關流動人員的綜合組織，更加展現出人事檔案的信息價值。

人事組織部門將單位內流動人員人事檔案進行統一整理，用信息化管理手段進行分類，創建多種檢索途徑，用于檢索利用。在有人員想要調用相關流動人員的人事檔案時，必須按照嚴格的程序流程走，沒有相關手續的，一概不予處理。查閱者對于人事檔案不得有任何向外公布或者泄露的表現，嚴禁對檔案進行涂改、銷毀。人事檔案不得借用給本人或者是直系親屬。單位可以根據情況建設人事檔案庫，使人事檔案的管理科學化和規范化，檔案必須有兩人管理。

3.不斷創新檔案管理模式

在整理人事檔案的過程中，考慮到工作任務的繁重以及枯燥，要避免出現厭惡工作的情緒，就需要從工作中找到自身價值，不存在工作敷衍的情緒，要不斷的從瑣碎的工作中汲取經驗，創新工作思路和方法，按檔案管理標準實施工作，完善人事檔案的管理制度，完善歸檔程序及調閱制度。在工作中摒棄壞習慣，建立良好的日?？偨Y習慣，良好的工作改革創新可以使得管理工作事倍功半。同時，在管理過程中，將傳統的管理方式與現代信息化技術相融合，將人事檔案逐一掃描，提高人事檔案信息管理水平，更好的發揮檔案信息資源作用。利用信息化技術管理人事檔案，不但安全可靠，而且更加方便快捷。通過計算機，可以大大縮短查閱時間，并且準確的統計分析有著更強的參考性。加強單位信息化技術管理流動人員的人事檔案，可以極大的提升檔案管理水平和管理效率，杜絕人事檔案的私自毀改或丟失。

四、結語

隨著社會的進步，人事檔案的作用日趨明顯。但是對比其不斷增加的價值，流動人員對于人事檔案的認識，無論是形式還是方法，都于其發展程度相去甚遠。所以，我們要對人事檔案的價值有一個全新的理解和認識，強化檔案意識，加大流動人員人事檔案宣傳力度，規范科學的對人事檔案進行管理，同時不斷創新人事檔案的管理模式。好的人事檔案管理，才能保障流動人員的社會利益，同時推動企業的發展，為我國的經濟發展做出貢獻。

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