淺談公路部門(mén)實(shí)物檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策

張麗芹

摘 要：檔案管理工作，存在于各行各業(yè)中，目前，我國(guó)的每個(gè)行業(yè)的檔案管理中都有著各種各樣的問(wèn)題存在，例如個(gè)體差異較大、門(mén)類偏少、數(shù)量多、管理分散且利用率高且管理水平低等問(wèn)題，在公路部門(mén)檔案管理中，也存在著這樣的問(wèn)題，如果想要有效的對(duì)這類問(wèn)題，就應(yīng)加強(qiáng)對(duì)專門(mén)檔案管理工作的指導(dǎo)，在對(duì)相關(guān)人員的管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，且積極的開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)工作，從根本上提高對(duì)檔案管理的專業(yè)化管理水平，檔案管理工作在公路部門(mén)中的作用是極其的重要的，是對(duì)公路部門(mén)在日常工作和管理中的重要資料，因此，相關(guān)工作人員必須加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案管理的重視，從而來(lái)促進(jìn)公路部門(mén)工作的順利開(kāi)展。本篇文章，主要就是根據(jù)對(duì)公路部門(mén)實(shí)物檔案管理的問(wèn)題以及對(duì)策進(jìn)行探究和分析。

關(guān)鍵詞：公路部門(mén);檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

一、檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、機(jī)密性以及政策性較強(qiáng)的工作，檔案管理的工作流程是極其復(fù)雜的一個(gè)過(guò)程，主要包括檔案的收集、檔案的整理、檔案保管、檔案價(jià)值鑒定、檔案檢索、檔案編目以及檔案編輯研究和檔案提供利用等過(guò)程，這些過(guò)程只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，不同的行業(yè)對(duì)其工作層次的劃分是不同的，檔案管理工作的對(duì)象是檔案，服務(wù)的對(duì)象是對(duì)檔案的利用者，所要解決的基本矛盾是檔案的分散、凌亂、量大、孤本等其情況與利用檔案要求集中、系統(tǒng)、專指和廣泛之間的矛盾，其次，檔案管理的最終目的是提供檔案信息從而為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，而檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)就是為這一目的而設(shè)置的，檔案管理工作就是一項(xiàng)具有政治性、管理性和服務(wù)性的工作，是一種不產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案管理人員產(chǎn)生和利用的工作，檔案管理工作是整個(gè)國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，不僅對(duì)局部單位的工作和生產(chǎn)具有意義，對(duì)整個(gè)社會(huì)也有意義，同時(shí)，公路實(shí)物檔案管理的工作也是對(duì)該企業(yè)和單位工作協(xié)調(diào)、有效且高效運(yùn)行的保障。

二、公路部門(mén)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）只強(qiáng)調(diào)工程建設(shè)而忽視了業(yè)內(nèi)資料的編整工作

我國(guó)大部分工程項(xiàng)目都存在把全部重心放在工程的質(zhì)量和進(jìn)度上，而忽視了對(duì)工程資料的管理，往往都是在工程最后的驗(yàn)收階段，才想起對(duì)有關(guān)資料進(jìn)行完善的情況，因此，可能會(huì)導(dǎo)致資料出現(xiàn)或不健全的情況出現(xiàn)。

（二）檔案管理資料不健全

在工程的質(zhì)量管體系中施工單位和建設(shè)單位，通常對(duì)竣工資料的管理是沒(méi)有足夠的重視的，雖然有些參與工程建設(shè)的單位會(huì)建立一些資料管理方面的相關(guān)制度，但一般都是不健全的，所以很難保障對(duì)竣工資料工作的收集和開(kāi)展，同時(shí)，在公路工程的建設(shè)中，工作的周期長(zhǎng)，所以在施工的過(guò)程中很容易產(chǎn)生人員的調(diào)動(dòng)，因此容易造成資料交接不到位的情況。

（三）檔案管理人員的能力單一

在公路的建設(shè)項(xiàng)目當(dāng)中，對(duì)施工單位的業(yè)內(nèi)資料通常都是由建設(shè)場(chǎng)地的現(xiàn)場(chǎng)人員來(lái)對(duì)作業(yè)進(jìn)行完成，施工相場(chǎng)的人員往往都是技術(shù)技能較強(qiáng)，但對(duì)資料的管理力量薄弱、管理水平差，又因?yàn)闆](méi)有受過(guò)專業(yè)的主導(dǎo)導(dǎo)致業(yè)務(wù)素質(zhì)較低在施工生產(chǎn)的過(guò)程中很可能會(huì)產(chǎn)生原始資料質(zhì)量低且不規(guī)范的情況，而專業(yè)的檔案管理人員雖然具備對(duì)檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)，但是他們?cè)趯?duì)工程建設(shè)方面有缺乏相關(guān)的知識(shí)，由此產(chǎn)生了懂檔案管理但不懂工程技術(shù)，懂工程技術(shù)不懂檔案管理的一種問(wèn)題的存在。

（四）工程檔案的保存和使用存在現(xiàn)實(shí)壓力

隨著我國(guó)城市化建設(shè)的不斷發(fā)展，我國(guó)的高速公路的規(guī)模也在不斷的增強(qiáng)，所以工程檔案的數(shù)量也極具增加，在這種快速增長(zhǎng)的情況，如果對(duì)企業(yè)的檔案管理收藏能力沒(méi)有進(jìn)行提升的話，就會(huì)給該企業(yè)相關(guān)的檔案管理工作帶來(lái)較大的壓力，這種大規(guī)模的工程檔案，而采用常規(guī)的檔案檢索手段來(lái)進(jìn)行管理，是非常不利于檔案的應(yīng)用和開(kāi)發(fā)[1]。

三、公路部門(mén)檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策

（一）做好公路檔案管理的相關(guān)對(duì)策

為了使公路檔案的管理工作得到加強(qiáng)，就應(yīng)該建立一個(gè)完善的控制體系，將檔案管理的工作貫穿于公路工程的每一個(gè)環(huán)節(jié)，將檔案管理的工作作為企業(yè)自檢、監(jiān)理和日常檢查的一個(gè)重要方面，為了提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，就應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案工作的工作原則，再經(jīng)過(guò)不斷的探索和實(shí)踐，保證公路檔案管理的真實(shí)完整。

（二）強(qiáng)化員工的檔案管理工作

公路工程建設(shè)是一項(xiàng)周期長(zhǎng)、規(guī)模大且人員流動(dòng)性較強(qiáng)的一項(xiàng)工作，所以在對(duì)檔案進(jìn)行管理和交接時(shí)都有著一定的難度，因此，應(yīng)該采取相關(guān)的措施，制定崗位責(zé)任制，將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人，只有讓每一個(gè)人都重視對(duì)檔案的管理工作，才能使個(gè)監(jiān)理單位和建設(shè)單位的檔案管理工作都得到不斷的完善。

（三）嚴(yán)把交接關(guān)，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制

工程檔案管理的交接環(huán)節(jié)是檔案歸納入庫(kù)的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)提高檔案的質(zhì)量的真實(shí)性有著極為重要的影響，所以，在項(xiàng)目檔案入館之前，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)交接時(shí)間的規(guī)范要求，及時(shí)的對(duì)不規(guī)范的檔案進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)糾正，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題較多的檔案進(jìn)行重新編制，檔案出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題的，對(duì)其進(jìn)行行管的檔案編制質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)抵押金，對(duì)檔案編制的優(yōu)劣進(jìn)行懲獎(jiǎng)。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)新檔案管理員工的指導(dǎo)工作，企業(yè)應(yīng)制定專門(mén)檔案管理單位，加強(qiáng)與檔案管理部門(mén)的溝通和聯(lián)系，爭(zhēng)取得到檔案管理部門(mén)的支持的指導(dǎo)，從而來(lái)提升規(guī)范化的檔案管理工作。

四、結(jié)語(yǔ)

公路部門(mén)的檔案管理工作中，檔案管理的工作是一項(xiàng)浩大的工程，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理工作，可以有效的推動(dòng)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定，在新的時(shí)代下，對(duì)檔案管理的工作也應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的需求，并采取相應(yīng)的措施來(lái)積極的探索檔案管理的模式，同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視和確立完善的管理體系，對(duì)檔案管理中遇到的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的解決，認(rèn)真做好對(duì)公路檔案的整理和管理，從而來(lái)保障單位的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]覃瑩.淺談公路部門(mén)實(shí)物檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）：142.