檢察檔案信息化管理的應用及成效

周安寧 趙紅兵

摘 ?要：檢察檔案具體包括訴訟檔案、司法鑒定檔案以及文書檔案等多個種類，其內容包括法律文書、案件來源材料以及證據材料。信息化管理工作的開展，對于提高檢察檔案管理工作效率和工作質量有著積極的影響。基于此，本文結合檢察檔案信息化建設中存在的問題進行分析，了解其影響因素，探討其解決方法，探討檢察檔案信息化管理的新思路。

關鍵詞：檢察檔案;信息化管理;應用成效

前言：檢察檔案詳細記錄了檢察機關既往的工作情況，具有特定的法律效力，其對于檢察工作的開展具有指導性的作用。為了提高檔案管理的工作效率，避免出現疏漏和差錯，應該將先進的技術手段應用進來，推動檢查檔案的信息化建設，進一步開發檢察檔案的功能和價值。而在檢察檔案信息化管理中，還存在著諸多缺陷和不足，有待做出改進。

1.阻礙檢察檔案信息化建設進程的相關因素

1.1紙質檔案與電子檔案的銜接問題

在檢察檔案信息化管理中，需要在傳統紙質檔案管理的基礎上，應用電子檔案，以電子文檔、圖片等形式予以呈現，經由計算機、網絡進行查閱，減少對紙質檔案的使用，有利于紙質檔案的長期保存。但是在檢察檔案信息化管理工作中，紙質檔案與電子檔案的銜接存在著一定的問題，缺乏統一的標準和完善的規劃，具體包括錄入方式的選擇、儲存與備份空間的標準以及大文件的歸檔保存要求。由于紙質檔案所涉及內容較為繁多、復雜，無論是人工錄入系統，還是進行掃描儲存，都存在很大的難度，需要更多的工作人員參與進來，同時對于軟件性能提出了更高的要求，影響到紙質檔案與電子檔案的銜接。

1.2檔案服務質量差

在檢察檔案信息化管理工作中，相關工作人員將工作的重點放在了管理層面，按照管理制度和法律法規的要求，做好檔案材料的收集、整理、鑒定以及歸檔等各項工作，但是卻忽視了檔案服務工作，檔案資源未能得到充分的開發和利用，更多的是將其視為歷史資料，顯然與檢察檔案信息化建設的目標不相符合。

1.3缺乏專業化的管理人員

在檢察機關檔案部門，其管理人員配置較少，部分管理人員則是由辦公室工作人員兼職，在檔案管理工作中，其專業水平有所欠缺。面對繁重的工作量，管理人員往往疲于應對。與此同時，檢察檔案管理人員對于檔案的開發利用缺乏一定的認識，更多的局限于檔案的收集、整理和存檔。另外，很多檢查檔案管理人員在信息技術的掌握上較為欠缺，檢查檔案信息管理系統的運維工作不到位，這在很大程度上制約了檢察檔案的信息化發展。

2.檢察檔案信息化管理的新思路

在檢察檔案信息化管理的實際工作中，還存在著很多問題，對于檢察檔案信息化建設進程形成妨礙。在檢察檔案管理工作中，其檔案內容涉及到訴訟、司法鑒定、閱卷筆錄等多方面的內容，其工作量巨大。與此同時，檢察檔案內容還關系到案件當事人的權益，不得產生疏漏與差錯，檔案管理部門承擔著重要的責任。考慮到上述因素，在檢察檔案信息化管理中，需要對既往工作中的不足之處進行改進，轉變思路，推動檔案管理的信息化建設，進一步提高檔案管理的工作質量和工作效率，減輕檔案管理人員的工作壓力，并保障案件當事人的合法權益。

2.1加強資源整合

云南省人民檢察院在檢察檔案信息化管理中，通過加強資源整合，促進其紙質檔案與電子檔案的銜接。由檔案部門對檢察檔案進行立卷分類。該過程中，需要明確必須歸檔的文書材料以及應剔除的文書材料。在檔案材料歸檔后，進行掃描儲存，形成電子文檔和圖片，儲存在信息系統當中，并專門建設其機讀目錄和數據庫，建立統一的管理標準，更加高效、便捷的執行檔案管理工作。在紙質檔案的管理工作中，需要妥善保存檔案，注意防潮、防霉以及防蟲鼠。而對于電子檔案的儲存與管理，則需要做好防潮、防磁措施，并進行備份，避免檔案資料丟失。在檢察檔案信息化建設中，還需要重視其安全性。在信息系統中安裝殺毒軟件和防火墻，預防潛在的網絡威脅。在調取檔案資料時，管理人員需要輸入用戶名和密碼，取得權限后方可進行查閱

2.2提高檔案服務水平

檢察檔案信息化管理工作的開展，主要服務于檢察業務工作。為了充分發揮其檢察職能，需要進一步提高檔案服務水平，深入進行開發和利用。在檔案中挖掘信息，為相關案件的辦理提供參考與指導，充分發揮檔案的功能和價值。檢察檔案管理的信息化發展，檔案信息的收集、整理、歸檔更加方便快捷，還可以根據檢察工作中的實際需要，登錄信息系統進行查詢。該過程中，真正做到了檔案管理和檔案服務的兼顧。

2.3加強管理人員的培訓

加強對管理人員的培訓，提高其在檢察檔案信息化管理中的專業化程度。云南省為了推動其檔案管理的規范化和科學化管理，開設全身檢查機關的檔案培訓班。在學習的過程中，檢察機關工作人員對于檢察檔案信息化管理有著全面的了解，并認識到檢查檔案在執法辦案中的重要作用。同時學習先進的技術和理念，熟練掌握信息系統的操作方法。增加檢察機關檔案部門人員配置，培養專業化的檔案管理人才。

結論

綜上所述，在檢察檔案信息化建設中，為了解決紙質檔案與電子檔案的銜接問題，并提高檔案服務質量，需要對檢察檔案信息管理的理念、方法進行調整和改進。加強資源整合，重視管理人員的培訓，進而提升檔案服務的專業化水平，減少檢查檔案的信息化建設進程中的干擾因素，其對于檢察事業的發展與進步有著積極的影響。

參考文獻：

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[2]何樂，翁琴琴.淺析檢察檔案信息化建設與利用[J].法制與社會，2013（17）：197+210.

（作者單位：淮安市人民檢察院）