不動產檔案管理淺析

邱玉霞

【摘 要】2015年12月9日，日照市首批不動產權證書發放，標志著不動產統一登記工作在該市全面啟動。隨著工作的不斷深入，不動產登記過程中產生了大量的相關檔案資料，如何管理利用好這些檔案資料呢？日照市結合不動產登記工作實際，多措并舉，加快構建不動產登記檔案管理體系，確保不動產登記檔案的完整性、系統性、安全性，取得了良好的成效。

【Abstract】On December 9， 2015， the first batch of real estate certificates were issued in Rizhao City， which marked the full launch of the unified registration of real estate in the city. With the deepening of the work， a large amount of relevant archives have been produced in the real estate registration process. How to manage and use these archives？ In combination with the real estate registration practice， Rizhao has taken many measures to speed up the construction of the real estate registration archives management system， so as to ensure the integrity， systematization， and security of the real estate registration archives， it has achieved good results.

【關鍵詞】不動產;檔案管理;系統

【Keywords】 real estate; archives management; system

【中圖分類號】G71 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2019）06-0055-02

1 引言

不動產登記檔案是針對不動產物權進行登記、管理、申請以及查詢等一系列的活動而形成的信息記錄，其中包括的內容有不動產物權的原始信息資源和機關登記信息，這些信息就形成了不動產登記薄和相應的材料集合。利用不動產登記檔案，可以使得不動產管理機關對不動產產權進行有效的管理，是不動產所有者所有權的重要憑證。不動產一旦沒有進行不動產登記，不存在不動產登記檔案，那么就會導致物權受不到保護，容易發生混亂的問題。

可以說，國家進行不動產登記檔案的管理，是當前行政機關需要履行的崗位職責，更是行政機關體現為民服務的重要原則，滿足了廣大人民的訴求。

2 不動產登記檔案現狀及存在問題

第一，不動產登記檔案數量多，更新速度快。由于不動產登記檔案是動態檔案，隨時更新，經統計，2016年市本級及市轄區共產生不動產檔案2.98萬卷，2017年產生不動產檔案3.18萬卷，2018年產生不動產檔案5.72萬卷。經測算，2019年預計產生不動產檔案8萬卷。由此可知，全市不動產檔案數量一直呈暴增趨勢，其遞增的速度給檔案整理歸檔工作帶來了很大壓力。

第二，不動產登記檔案管理尚未形成完整的服務鏈條。不動產登記檔案管理工作作為一項新生事物，與以往的土地登記檔案管理有著很大區別，不但分類不同，而且市場服務鏈條尚不成熟，缺乏必要的軟硬件支持，也沒有可參照的成熟管理經驗、方法。

第三，檔案管理人員對不動產登記檔案管理缺乏經驗，不夠專業。不動產檔案包含的內容比較廣泛，包括土地登記、房產登記、礦產資源登記、海洋登記、農林資源登記等，且登記流程不一樣，具有動態性、法律性、專業性較強的特點，加之是新生事物，這就對檔案管理人員的專業素質提出了較高要求，需要時間磨合，經驗探索。

第四，檔案管理缺乏開發利用意識。當前，我國在不動產登記檔案管理方面已經取得了明顯的成效，檔案利用率也得到了進一步提高。但是，如今國家對不動產檔案的開發和利用的要求更高，我們在檔案利用方面仍然存在一些問題需要改進。一是不動產登記檔案沒有完全實行對外開放，大部分檔案也是只能讓內容進行使用和查閱;二是不動產檔案的利用范圍過于狹窄，相應工作人員也沒有很好地對不動產檔案進行有效開發和應用，缺乏主動性，這就從一定程度上減少了檔案的利用率。

3 不動產登記檔案管理應對措施

第一，加大投入，不斷強化不動產登記檔案管理工作。爭取財政資金支持，改建一處不動產登記資料專用檔案室，安排專人管理，對不動產檔案采取“應收盡收，應歸盡歸”的原則。為更好地向社會提供不動產查詢服務，根據檔案管理規范及檔案查詢利用業務需求，把現有重要實體紙質檔案資源轉變成數字化信息資源，建成全方位、多層次的檔案管理及服務體系，按照上級檔案部門要求及實際工作需求，實施檔案即時整理歸檔、掃描及錄入項目，對新增的業務檔案進行數字化整理掃描。

第二，進一步規范完善不動產登記檔案管理。首先是明確不動產登記檔案整理歸檔的分類，把不動產登記檔案分五部分八類。五部分是指：土地登記、房產登記、礦產資源登記、海洋登記、農林資源登記。八大類是指：首次登記;變更登記;抵押登記;封解封登記;預告登記;大宗轉移登記;二手房轉移登記;注銷登記。按照年度，每年從檔案案卷000001起，例如，2018年度000001案卷起，編寫檔案案卷。其次，進一步規范了不動產登記檔案整理的工作流程：檔案信息核對、檔案排序、編寫頁碼、信息著錄、打印目錄、掃描、修改掃描件，掛接，批量掛接，檢索目錄、檢測系統、打印封皮、檔案裝訂成冊、檔案裝盒、編寫盒子信息，最后檔案上架入庫。

第三，切實加強對不動產登記檔案管理人員的培訓。多次組織對不動產登記檔案管理人員的培訓，系統學習《不動產登記暫行條例》《不動產暫行條例實施細則》《不動產登記操作規范》（試行）等有關法律法規及相關規定制度，幫助工作人員及時更新、增長專業知識。積極創造條件，拓寬培訓渠道，采取“請進來”與“走出去”相結合、集中培訓與分類指導相結合、專家授課與個人自學相結合等培訓方式，不斷提高不動產登記檔案管理工作人員的綜合素質和業務水平。

4 不動產登記檔案管理工作展望

隨著全市不動產登記檔案管理制度的不斷完善、工作流程的優化規范及檔案庫房的升級改造，不動產登記檔案管理工作已逐步納入科學化管理的軌道。今后，應根據上級要求并結合本市不動產登記發展需要，切實加強不動產登記信息化建設工作，選好適合自己業務需求的技術合作單位，按照統一的不動產登記信息管理基礎平臺建設要求和技術標準，做好數據整合、系統建設和信息服務等工作。同時，廣泛借鑒不動產登記檔案管理工作建設先進地區的成功經驗，進一步加強不動產登記信息產品開發和技術創新，提高不動產登記的社會綜合效益，讓不動產登記檔案管理體系發揮出更大的作用。

第一，不動產檔案管理日趨科學化、信息化和規范化。深入學習檔案管理的有關法律法規以及不動產檔案的有關規定，及時總結不動產檔案管理的經驗，進一步加強檔案管理工作人員的業務培訓，努力提高檔案管理工作人員的業務水平，強化檔案工作人員的科學化、規范化檔案管理意識，利用數字化平臺，科學化、規范化地管理檔案的數字運行。

第二，創新工作思路，提升檔案的管理水平。在不動產檔案管理上加大力度，利用智慧和力量不斷創新檔案管理的理念、方式和方法，更好地科學管理不動產檔案。各級領導高度重視檔案工作，注重培養檔案管理工作人員，在檔案工作中優先支持、保障檔案工作需要。第一時間解決檔案管理工作中存在的問題。把檔案工作放在更加突出的位置，最大程度激發檔案工作人員的工作積極性。使其開拓創新，努力工作，勤勤懇懇，促使檔案工作邁上一個新的臺階。

第三，積極發揮不動產檔案查詢和利用作用。為發揮登記檔案的作用，在做好提供利用的同時，充分接受社會監督，做好保密工作，公示查詢程序和查詢范圍，使產權檔案查詢更加規范、公開，切實維護產權人合法權益。充分利用檔案信息資源，使檔案資源合理配置與有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。加強對檔案信息資源的發掘，增強信息轉化意識和檔案使用的效率意識，最大限度發揮檔案利用效率，從中提取有價值的信息并通過現代化信息手段和渠道，摒棄以往“重藏輕用”的落后觀念，使其更好地為經濟建設服務。

5 結語

總而言之，新時期不動產登記檔案管理工作是十分重要的。相關工作人員在具體的工作過程中要認真分析不足和問題，才能更好地運用現代化的管理方式和手段，推動我國不動產登記檔案管理工作朝著更為高效、科學、規范的方向發展。

【參考文獻】

【1】燕楊.構建完整的不動產登記檔案管理體系[J].中國不動產，2017（6）：11-13.