招投標(biāo)電子化檔案管理研究與構(gòu)想

慕棟

摘要：隨著我國(guó)《電子招標(biāo)投辦法》和《電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》的頒布實(shí)施，電子招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)已具有一定的普遍性，因此電子招投標(biāo)檔案管理尤為重要。本文通過(guò)分析電子招投標(biāo)檔案的特點(diǎn)及現(xiàn)狀，對(duì)企業(yè)電子招投標(biāo)檔案的管理措施進(jìn)行具體的闡述，為企業(yè)做好目前招投標(biāo)檔案工作提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：電子招投標(biāo);檔案;管理

隨著招投標(biāo)電子化平臺(tái)建設(shè)的不斷推進(jìn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在招投標(biāo)活動(dòng)中的逐步應(yīng)用和無(wú)紙化辦公的實(shí)現(xiàn)，電子檔案作為一種新型的檔案管理方式應(yīng)運(yùn)而生，它不僅使檔案信息資源共享、遠(yuǎn)程查詢(xún)利用成為了現(xiàn)實(shí)，同時(shí)也給檔案管理工作帶來(lái)了新的要求，以電子檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，己成為一種發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、研究背景和意義

傳統(tǒng)的招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案保存形式為紙質(zhì)資料的保存。隨著業(yè)務(wù)量的增加，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)所需歸檔的業(yè)務(wù)文件越來(lái)越多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔方式的弊病逐漸凸顯出來(lái)。一方面，紙質(zhì)檔案保存時(shí)間長(zhǎng)，所需要占用的儲(chǔ)存空間大，密集架、檔案盒、紙張、打印設(shè)備、檔案室的環(huán)境維護(hù)等費(fèi)用投入多，儲(chǔ)存成本大;另一方面，由于招標(biāo)周期相對(duì)較長(zhǎng)收集過(guò)程中稍有疏忽容易造成資料缺失或遺漏，且檔案文件種類(lèi)繁多，整理起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，借閱轉(zhuǎn)移容易造成缺失或損壞，檔案存放次序一旦放錯(cuò)則查找困難，異地借閱困難，因而招標(biāo)代理工作人員在檔案收集及整理的工作上要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，管理成本大。因此，如何提高招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案管理效率以及節(jié)約成本成為了許多招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)需要考慮和克服的難題。創(chuàng)新的存檔模式急待引入。

隨著2013年2月4日《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》發(fā)布，這一問(wèn)題得到解決，它是我國(guó)推行電子招標(biāo)投標(biāo)的綱領(lǐng)性文件。在推行《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》后的工程招投標(biāo)活動(dòng)中，將會(huì)產(chǎn)生大量的招投標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案。電子招標(biāo)投與傳統(tǒng)招投標(biāo)相比，電子招標(biāo)投標(biāo)在提高采購(gòu)?fù)该鞫?，?jié)約資源和交易成本，利用技術(shù)手段解決弄虛作假、暗箱操作、串通投標(biāo)、限制排斥潛在投標(biāo)人等突出問(wèn)題方面具有獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。

招投標(biāo)檔案是招投標(biāo)過(guò)程中形成的，并能反映招投標(biāo)活動(dòng)內(nèi)容，具有保存價(jià)值的文字、數(shù)字、圖表、光盤(pán)等各種文件資料。建設(shè)招投標(biāo)檔案是招投活動(dòng)全國(guó)過(guò)程的真實(shí)記錄，保存并利用檔案可使人們事后直接了解招標(biāo)公告、資格審查、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)、中標(biāo)等全過(guò)程+l.直接形成該工程交易的歷史資料，其獨(dú)特的憑證和參考作用，對(duì)解決歷史問(wèn)題，給參與交易各方當(dāng)事人、監(jiān)督機(jī)構(gòu)提供真實(shí)可靠的證據(jù)，維護(hù)建設(shè)工程陽(yáng)光交易具有不可替代的作用。

二、招投標(biāo)電子化檔案的內(nèi)含和特點(diǎn)

（一）招投標(biāo)電子化檔案的內(nèi)含

招投標(biāo)檔案電子化是依靠電子投招標(biāo)系統(tǒng)，運(yùn)用數(shù)字電文形式完成的所有或者一部分行政監(jiān)督、招標(biāo)投標(biāo)交易服務(wù)以及公共服務(wù)等活動(dòng)。招投標(biāo)電子檔案利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使用數(shù)字證書(shū)實(shí)現(xiàn)身份識(shí)別和電子信息加密，具有保密性、認(rèn)證性、完整性、不可抵賴(lài)性等作用。

（二）招投標(biāo)電子化檔案的特點(diǎn)

第一，招投標(biāo)電子檔案具有法律效力。招投標(biāo)項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)全程電子化，將CA（電子商務(wù)認(rèn)證授權(quán)機(jī)構(gòu)）認(rèn)證應(yīng)用在電子招標(biāo)前期文件、電子招標(biāo)文件、電子投標(biāo)文件、電子招標(biāo)后期文件材料等備案中，使這些招投標(biāo)電子文件材料具備法律效力。此外，根據(jù)《中華人民共和國(guó)電子簽名法》的有關(guān)規(guī)定，這些經(jīng)CA認(rèn)證的電子資料在保障相關(guān)各方的合法權(quán)益、解決合同糾紛等方面更具優(yōu)勢(shì)，非常便捷實(shí)用。

第二，招投標(biāo)檔案電子化提高了檔案管理工作效率。電子招投標(biāo)活動(dòng)改變了以往招投標(biāo)活動(dòng)使用紙質(zhì)記載各種文件、文字以及數(shù)據(jù)的管理形式，檔案工作人員可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上開(kāi)展收集、審核、歸檔等工作，文件材料從產(chǎn)生到處理結(jié)案基本做到無(wú)紙化，處理完畢后能及時(shí)歸檔，做到全過(guò)程招投標(biāo)項(xiàng)目文件的歸檔，能保證齊全、完整，同時(shí)做到快速便捷地提供利用，大大提高了工作效率。

第三，招投標(biāo)檔案電子化降低了成本、減輕了保存所需的空間壓力。按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，傳統(tǒng)的招標(biāo)項(xiàng)目紙質(zhì)文件材料在收集、整理、立卷、歸檔后，根據(jù)檔案儲(chǔ)存的保管期限要求，要保存15年或更久Czl可想而知，如果儲(chǔ)存方式使用紙質(zhì)材料，需要具備嚴(yán)格的儲(chǔ)存條件，需要大量的人力和物力，隨著逐年增加的檔案數(shù)量，儲(chǔ)存空間將是一項(xiàng)沉重的負(fù)擔(dān)。采用電子化方式歸檔，可節(jié)約大量的紙張與電腦耗材，大大減少招投標(biāo)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的紙質(zhì)材料，節(jié)省大量的庫(kù)房及檔案用具，做到節(jié)能環(huán)保、降低成本。

第四，有利大數(shù)據(jù)分析下的資源共享如今處在大數(shù)據(jù)時(shí)代，紙質(zhì)檔案根本無(wú)法進(jìn)行廣泛、詳細(xì)的數(shù)據(jù)分析，只有電子化檔案才能應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)分析，及時(shí)快速地生成有參考價(jià)值的各種數(shù)據(jù)結(jié)果，分析出各類(lèi)交易項(xiàng)目特征歸類(lèi)，一目了然看出招標(biāo)項(xiàng)目中標(biāo)下浮率、廢標(biāo)率，投標(biāo)企業(yè)報(bào)價(jià)傾向、中標(biāo)率、人員組成變動(dòng)，評(píng)標(biāo)專(zhuān)家評(píng)標(biāo)打分傾向特征、到場(chǎng)率，代理公司工作素質(zhì)、操縱失誤率等等。同時(shí)輕松生成各類(lèi)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，供上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策參考，也利于各級(jí)各類(lèi)交易平臺(tái)資源信息共享，分析發(fā)現(xiàn)交易過(guò)程不良現(xiàn)象，共同維護(hù)好統(tǒng)一的建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)工作秩序。

第五，有利于打擊串標(biāo)和反腐倡廉可以通過(guò)電子化檔案分析出的數(shù)據(jù)，方便查處那些非法掛靠、串標(biāo)企業(yè)的違法事實(shí)，可以有針對(duì)性地打擊掛靠串標(biāo)行為，也可以清除不合格專(zhuān)家、限制能力差的代理公司，利于打造更加“公開(kāi)、公平、公正”的交易平臺(tái)。電子化并異地存儲(chǔ)的檔案資料，收集了各種領(lǐng)導(dǎo)決策、指示的會(huì)議紀(jì)要，一旦工程建設(shè)中發(fā)生嚴(yán)重安全和質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，方便追根溯源招標(biāo)投標(biāo)全過(guò)程，查處那些有非正常違規(guī)行為的領(lǐng)導(dǎo)及一般工作人員。電子化加密存儲(chǔ)和異地容災(zāi)，保證了無(wú)法修改的電子檔案安全，是打擊串標(biāo)和防腐倡廉的必要保障，是新形勢(shì)下的新工具。

三、招投標(biāo)電子化檔案建設(shè)所面臨的問(wèn)題與挑戰(zhàn)

就目前來(lái)說(shuō)，實(shí)施招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案電子化仍面臨許多問(wèn)題和挑戰(zhàn)。

（一）招投標(biāo)電子化檔案缺乏法律法規(guī)制度上的保駕護(hù)航

雖然發(fā)布了《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》，但在在針對(duì)招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案管理方面的法律條款內(nèi)容較少，只零星見(jiàn)于一些法律法規(guī)，如主席令第14號(hào)文第四十二條、國(guó)務(wù)院令第658號(hào)文第四十六條、財(cái)政部18號(hào)令第六十七條、財(cái)政部第74號(hào)令第二十六條，發(fā)改辦投資[2008]2354號(hào)文等條款，且這些法律條款只對(duì)采購(gòu)文件內(nèi)容等做定性描述，缺少具體存檔操作程序的詳細(xì)描述[3]。國(guó)務(wù)院令第658號(hào)文第四十六條所提及的檔案電子化內(nèi)容，也僅明確可以用電子檔案方式保存，而未規(guī)定具體實(shí)施細(xì)則。因此，目前急需制定法律法規(guī)層面的招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案電子化管理辦法，對(duì)招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案資料電子化進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，明確規(guī)范招標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案在保存、分類(lèi)、轉(zhuǎn)移、借閱、保密等方面的實(shí)施細(xì)則，為檔案電子化管理工作融入信息化建設(shè)事業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)有力的法規(guī)支撐和保障。只有通過(guò)建立和完善制度規(guī)定來(lái)明確招標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案的地位、作用和要求，才能確保招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案電子化建設(shè)工作適應(yīng)信息化的發(fā)展要求。

（二）招投標(biāo)電子檔案對(duì)設(shè)備及技術(shù)具有依賴(lài)性

電子標(biāo)書(shū)文件（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“電子標(biāo)書(shū)”）是招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)當(dāng)事人使用“電子標(biāo)書(shū)制作軟件”制作生成的格式化的電子標(biāo)書(shū)文件，電子標(biāo)書(shū)包括電子的招標(biāo)公告、資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件（含澄清、修改、補(bǔ)充通知）、投標(biāo)文件。電子標(biāo)書(shū)的信息形態(tài)是數(shù)字化的，對(duì)計(jì)算機(jī)、支持軟件具有很強(qiáng)的依賴(lài)性。電子標(biāo)書(shū)從其生成、傳輸?shù)酱鎯?chǔ)都是通過(guò)電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的，離開(kāi)電子計(jì)算機(jī)及其支持軟件平臺(tái)，電子標(biāo)書(shū)將無(wú)法被讀取，更難被處理、傳輸和利用。另外，另外，電子標(biāo)書(shū)的運(yùn)作環(huán)境對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的要求很高，無(wú)論是信息加工、存儲(chǔ)、傳遞、檢索，還是軟件的運(yùn)行、載體的更換都會(huì)受到標(biāo)準(zhǔn)的制約。如果不遵守標(biāo)準(zhǔn)，或者是標(biāo)準(zhǔn)不健全、不統(tǒng)一，就會(huì)出現(xiàn)電子標(biāo)書(shū)在其他設(shè)備環(huán)境下、或在原設(shè)備更新時(shí)不兼容而無(wú)法讀取，以及不同載體之間難以互換等情況。現(xiàn)在各省市使用的處理電子標(biāo)書(shū)軟件種類(lèi)多、品種雜，致使電子標(biāo)書(shū)數(shù)據(jù)格式、版本也無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)可依，給招投標(biāo)電子檔案管理帶來(lái)難度。

（三）電子標(biāo)書(shū)載體的不穩(wěn)定性

電子標(biāo)書(shū)大多存儲(chǔ)在光盤(pán)、專(zhuān)用U盤(pán)介質(zhì)上，這些介質(zhì)與傳統(tǒng)紙張相比，穩(wěn)定性較差。在常溫環(huán)境里就易發(fā)生結(jié)構(gòu)變化，而且對(duì)外界磁場(chǎng)干擾和存貯環(huán)境濕度、灰塵等也相當(dāng)敏感。載體結(jié)構(gòu)稍有變化，存儲(chǔ)在其中的信息便會(huì)丟失或無(wú)法識(shí)讀[4]。載體的不穩(wěn)定性，對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案保管提出了更高的要求。

（四）電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)需統(tǒng)籌設(shè)計(jì)“一鍵式”存檔的功能

要實(shí)現(xiàn)檔案電子化，需要在電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上入手。電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)不應(yīng)僅僅滿足在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上完成招標(biāo)、投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等活動(dòng)，還應(yīng)該考慮檔案電子化的功能設(shè)計(jì)，建立以在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上完成的招投標(biāo)全過(guò)程活動(dòng)所產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)為支撐，設(shè)計(jì)集數(shù)據(jù)采集、流程控制、分析查詢(xún)及存檔備案等功能于一體的“一戶(hù)式”電子數(shù)據(jù)檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)將電子數(shù)據(jù)檔案庫(kù)中的數(shù)據(jù)“一鍵式”導(dǎo)出生成電子文件，轉(zhuǎn)移至專(zhuān)門(mén)的儲(chǔ)存介質(zhì)中作為電子檔案保存起來(lái)的功能。理想的電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)存檔模塊設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)盡可能避免大量采用上傳附件的方式處理過(guò)程文檔，這樣才能避免繁重的掃描工作。一鍵式存檔的目的是讓數(shù)據(jù)能夠快速生成檔案，而不是將紙質(zhì)檔案掃描“圖片化”后上傳系統(tǒng)，只有這樣才能真正發(fā)揮檔案電子化的高效作用。

（五）招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案電子化安全保密工作難度大

招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案除了依法必須公開(kāi)的信息外，還涉及招標(biāo)人、投標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，甚至國(guó)家機(jī)關(guān)、政府部門(mén)的相關(guān)涉密信息。這些非公開(kāi)信息的保密工作也是電子檔案管理需要考慮的問(wèn)題。電子檔案文件具有極強(qiáng)的復(fù)制性、共享性，這是其優(yōu)點(diǎn)同時(shí)也是其缺點(diǎn)。相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理，做好電子檔案文件的安全保密工作更具難度。

做好招標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案安全保密工作，需要建立安全保密管理制度，從電子檔案文件收集的真實(shí)性、完整性、歸檔保存方式、備份與銷(xiāo)毀要求、復(fù)制及傳輸?shù)确矫孀鞒鲈敿?xì)的操作規(guī)章制度。在存儲(chǔ)的介質(zhì)選擇上，考慮好電子檔案文件長(zhǎng)期保存的問(wèn)題。避免儲(chǔ)存設(shè)備受外界磁場(chǎng)，空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害，或被染上病毒。在儲(chǔ)存室的建設(shè)上要考慮地理環(huán)境因素，考慮防磁防火防潮的問(wèn)題，還要注意門(mén)窗的堅(jiān)固性、安全監(jiān)控系統(tǒng)的配備情況。在選擇電子檔案管理軟件上，要充分考慮其通用性、安全性、技術(shù)維護(hù)、后期開(kāi)發(fā)等，確保軟件使用價(jià)值的可延續(xù)性。另外，軟件在使用中還要落實(shí)專(zhuān)人管理，設(shè)置操作密碼、使用權(quán)限等。對(duì)于電子文件的查閱、拷貝要嚴(yán)格把好傳播關(guān)。對(duì)于涉密電子檔案文件要作出特殊的儲(chǔ)存或查閱要求，從而建立相關(guān)的安全保密制度。

電子檔案在給招投標(biāo)工作帶來(lái)極大方便的同時(shí)也有其比較脆弱的一面，在工作中稍不留意，就會(huì)導(dǎo)致電子文件的丟失或損壞，甚至造成計(jì)算機(jī)、儲(chǔ)存設(shè)備的硬軟件瞬間崩潰。因此，建立安全保密管理制度，投入良好的軟硬件設(shè)施，對(duì)做好電子檔案的安全保密性工作尤為重要。

四、招投標(biāo)電子化檔案管理措施與建設(shè)構(gòu)想

盡管招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案電子化的建設(shè)面臨著許多問(wèn)題和挑戰(zhàn)，但是檔案電子化還是未來(lái)檔案管理的發(fā)展方向，這是信息化時(shí)代的大勢(shì)所趨。當(dāng)然，招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案電子化不是一蹴而就的，應(yīng)循序漸進(jìn)分步推進(jìn)。具體管理措施與建設(shè)構(gòu)想如下：

（一）保證電子標(biāo)書(shū)檔案載體物理上的安全措施

電子標(biāo)書(shū)的載體物理上安全性保管，使其能夠通過(guò)電子計(jì)算機(jī)的軟件、硬件，完整、準(zhǔn)確并以人們通?？衫斫獾男问捷敵鰹楸４媲疤帷Ｍǔ?，電子標(biāo)書(shū)檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在光盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等載體上。因此，我們要建立一個(gè)適合于光、磁載體保存的保管環(huán)境、保管條件。要建立恒溫恒濕的專(zhuān)用檔案館（室、庫(kù)），力爭(zhēng)使館（室、庫(kù)）內(nèi)溫度保持在16℃～20℃，相對(duì)濕度保持在15%～40%載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形等要求，并遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體[4]。

（二）定期對(duì)電子標(biāo)書(shū)檔案載體進(jìn)行檢測(cè)與維護(hù)

電子標(biāo)書(shū)檔案載體，特別是光盤(pán)，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對(duì)所保存的電子標(biāo)書(shū)檔案載體，必須定期進(jìn)行檢測(cè)和拷貝，確保電子標(biāo)書(shū)檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)，應(yīng)當(dāng)每年一次，采用等距隨機(jī)抽樣或等距抽樣的方法進(jìn)行，抽樣的樣品數(shù)量應(yīng)不少于20%為宜。首先對(duì)外觀進(jìn)行檢查，確認(rèn)載體表面是否有變形或物理?yè)p壞，載體外表是否有霉斑出現(xiàn)。然后再進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫(xiě)或校驗(yàn)。若檢測(cè)到有出錯(cuò)的載體，必須進(jìn)行修正或更新。電子標(biāo)書(shū)檔案應(yīng)每3年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保留的時(shí)間不少于5年。對(duì)于電子標(biāo)書(shū)檔案的檢測(cè)與維護(hù)，必須嚴(yán)格管理，因?yàn)槿魏我淮尾僮魇д`或錯(cuò)誤，都可能將保存的電子標(biāo)書(shū)檔案遭到人為破壞，甚至造成難以挽回的損失。必須建立起相應(yīng)的維護(hù)管理檔案，對(duì)檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作。

（三）招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案電子化建設(shè)應(yīng)當(dāng)順應(yīng)社會(huì)及行業(yè)的發(fā)展，分三步走

首先，從目前的完全紙質(zhì)存檔向紙質(zhì)存檔為主，電子存檔為輔發(fā)展;第二步從以紙質(zhì)存檔為主，電子存檔為輔向以電子存檔為主，紙質(zhì)存檔為輔發(fā)展;第三步，探索完全電子化存檔的道路。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)可根據(jù)國(guó)家的相關(guān)政策及要求，區(qū)別輕重，分清步驟，依據(jù)條件，量力而行。在硬件上，從實(shí)際和長(zhǎng)遠(yuǎn)打算出發(fā)，量力增添購(gòu)置，不必要一步到位。在軟件上，可考慮自行開(kāi)發(fā)或外購(gòu)電子檔案管理軟件。在管理上，注重培養(yǎng)檔案管理方面的人才。相信隨著信息技術(shù)的飛快發(fā)展，電子招標(biāo)投標(biāo)的不斷推進(jìn)，不久的將來(lái)，招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案電子化建設(shè)將進(jìn)入全面推進(jìn)階段。

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