基于數(shù)字化管理模式的醫(yī)院基建檔案管理分析

李業(yè)

[摘要]信息時代的主導(dǎo)內(nèi)容為數(shù)字化，數(shù)字化管理模式近年來被廣泛推廣于各個行業(yè)中，采用數(shù)字化管理模式對醫(yī)院基建檔案進行管理。不僅可以有效推動變革，還可以使其發(fā)揮自身的最大價值。本研究主要對數(shù)字化管理意義。醫(yī)院基建檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化面臨的問題及實踐途徑進行探究。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字化管理;醫(yī)院基建檔案;管理策略

[中圖分類號]R197.3;G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號H 2096-5249（2019）06-0235-02

在醫(yī)院檔案綜合管理中，醫(yī)院基建檔案管理屬于其中的一部分，包括醫(yī)院項目建設(shè)工程及醫(yī)院基本建設(shè)項目管理中產(chǎn)生的真實記錄，此類檔案材料存在著利用和保存價值，對于醫(yī)院的發(fā)展意義重大。為了數(shù)字化管理能得到更好的開展，醫(yī)院基建檔案管理數(shù)字化管理效果提高，醫(yī)院的管理模式開始不斷優(yōu)化和改進。

1數(shù)字化管理對醫(yī)院基建檔案管理的意義

醫(yī)院基建檔案的管理工作在醫(yī)院中長期管理有著不可或缺的作用，不僅與醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施安全有著直接聯(lián)系，還與醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展速率息息相關(guān)。醫(yī)院基建檔案屬于一種珍貴的信息資源，有著特殊的價值，可以記錄醫(yī)院工程項目管理和規(guī)劃建設(shè)基本情況，并給予詳細的參考依據(jù)，從而更好地對醫(yī)院進行管理，促進醫(yī)院的發(fā)展。基建檔案包含的資料有文字、數(shù)據(jù)、音頻、圖像及影像，其數(shù)量巨大，且有著較為復(fù)雜的內(nèi)容和不一的形式，極大程度加大了管理難度。檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代己然不是簡單的資料收集，而是利用檔案中的資料及數(shù)據(jù)對醫(yī)院的中長期發(fā)展進行指導(dǎo);檔案管理與信息技術(shù)結(jié)合是信息化時代的要求，數(shù)字化管理不僅可以使管理效率提高，還可以減少管理成本，使調(diào)用和查詢功能更為便捷，記錄更為精確。若數(shù)字化醫(yī)院基建檔案管理可以全面推開，將能建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，使檔案信息利用率提高，檔案資源共享得以實現(xiàn)，從而為醫(yī)院各項工作的開展提供參考依據(jù)。

2醫(yī)院基建檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化面臨的問題

（一）數(shù)字化管理存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患

醫(yī)院基建檔案與醫(yī)院的資料和核心數(shù)據(jù)存在著聯(lián)系，部分部門因工作需求需要查看基建檔案，相比于紙質(zhì)檔案管理，數(shù)字化檔案管理具有方便錄入、查詢迅速等特點，且占用較少的物理空間，但由于當前的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境開放幅度大，病毒和黑客的出現(xiàn)會影響數(shù)字化數(shù)據(jù)，數(shù)字化的信息安全存在著較大的威脅，若在信息管理時出現(xiàn)泄漏會在極大程度上影響醫(yī)院的發(fā)展。

（二）檔案存儲方式過于傳統(tǒng)化

醫(yī)院通常采用紙質(zhì)化的方式對基建檔案進行存儲和管理，因基建檔案與多數(shù)工程資料有所涉及，而制作此類資料時難以實現(xiàn)全數(shù)字化，在此過程中，紙質(zhì)檔案更易于使用和收集，但紙質(zhì)版的檔案難以進行有效使用和保存，易于受外部環(huán)境的影響，如濕度、溫度等。例如基建項目中的圖紙檔案，一部分從建筑工地而來，一部分存在著使用過的情況，甚至因破舊不堪而無法識別里面的內(nèi)容;大多數(shù)檔案材料有著不一樣的大小，部分僅能按照A4紙的規(guī)格進行折疊，難以放置在檔案盒予以統(tǒng)一保管，且易于出現(xiàn)折痕，多次折疊會對紙質(zhì)造成破壞，使墨跡消失，最終導(dǎo)致檔案被損壞。一些醫(yī)院同時采用電子和紙質(zhì)的方式對基建檔案進行管理，不僅導(dǎo)致管理人員的工作壓力大幅度增加，且不利于后期的查詢及應(yīng)用。

（三）建立數(shù)字化基建檔案管理體系的難度較大

即使醫(yī)院基建檔案管理中的數(shù)字化管理愈發(fā)受到重視，并在健康檔案管理、電子病歷和醫(yī)療檔案建設(shè)中得到廣泛推廣，但其在基建檔案管理中無法實現(xiàn)數(shù)字化。許多醫(yī)院未安排專門的檔案管理人員掃描圖像文件，因而紙質(zhì)檔案資料無法實現(xiàn)數(shù)字化，基建檔案管理部門亦無法即刻數(shù)字化管理所有的基建檔案;管理者多趨向于常規(guī)的紙質(zhì)化辦公，部分辦公室無專門的圖紙打印機，保管圖紙檔案時只能以印小幅面的方式予以拼接，需要使用時便查看此類資料;創(chuàng)建基建項目時亦忽略了對材料的數(shù)字化管理，導(dǎo)致檔案管理難以實現(xiàn)統(tǒng)一和標準化，對基建檔案管理中數(shù)字化管理的應(yīng)用造成極大的限制。

3數(shù)字化管理模式下的醫(yī)院基建檔案管理實踐

（一）實現(xiàn)全覆蓋醫(yī)院基建檔案信息化管理

與傳統(tǒng)管理相比，數(shù)字化管理更具優(yōu)勢，其應(yīng)用效率更高，且管理數(shù)據(jù)的能力更強。管理醫(yī)院基建檔案時可以對數(shù)字化技術(shù)進行充分利用，將醫(yī)院基建項目及建設(shè)的全過程在數(shù)字化管理中納入，化整為零，以階段性的方式對項目的全部資料進行數(shù)字化管理，最終可以使資料體系完成統(tǒng)一的整合，隨后篩選、整理為基建檔案，如此可以完善信息管理，防止環(huán)節(jié)出現(xiàn)遺漏，并且可以使工作人員的壓力減輕。定期開展活動，組織全體工作人員學(xué)習(xí)數(shù)字化管理技術(shù)，開始可以以一個基建項目來進行，建立整個數(shù)字化檔案管理流程、基建檔案數(shù)據(jù)庫及卷目錄，最終達到基建檔案全數(shù)字化管理的目的。基建檔案需擁有具體且豐富的內(nèi)容，基建檔案管理人員需提高自身的管理能力，有效應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，保證管理的高效性和系統(tǒng)性，使醫(yī)院基建檔案實現(xiàn)全數(shù)字化管理。

（二）加大對數(shù)字化管理的認識

由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理模式在人們的心中根深蒂固，加上醫(yī)院基建檔案管理者有著相應(yīng)的管理經(jīng)驗，且己然適應(yīng)常規(guī)的管理模式，未能深入了解數(shù)字化管理模式及優(yōu)勢，因而無法分辨出傳統(tǒng)管理和數(shù)字化管理的優(yōu)劣，因而普遍存在因循守舊的觀念，醫(yī)院基建檔案管理模式仍然較為傳統(tǒng)。因此，醫(yī)院基建檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需注重建立數(shù)字化管理意識，開展有關(guān)的宣傳和培訓(xùn)工作，對數(shù)字化管理系統(tǒng)進行推廣，并找尋數(shù)字化管理資源。

（三）規(guī)范化醫(yī)院基建檔案管理

依照醫(yī)院基建檔案管理的具體情況來定制數(shù)字化管理模式下的檔案管理規(guī)范，目前大多數(shù)醫(yī)院未能達到檔案管理的規(guī)范化，導(dǎo)致醫(yī)院基建檔案管理十分混亂。規(guī)范化醫(yī)院檔案管理的措施主要有：區(qū)別好不同種類的檔案再進行儲存，保證檔案處理方式和保存形式的合理性，常規(guī)圖紙文件以電子版的形式進行保存即可，重要的變更圖示及設(shè)計圖需及時進行保存;檔案記錄開展時需依照工程項目建設(shè)的實際情況進行，依照基建檔案的錄入順序依次進行檔案管理，防止重復(fù)或倒置;在收集多件工程檔案時，為確保有用材料不被遺漏或重復(fù)保留，需明確界定其收集范圍;電子檔案的安全管理工作需引起重視，檔案不同密級亦不同，閱讀權(quán)限需依照使用對象的不同進行設(shè)置，留痕管理整個過程，使檔案在開放式網(wǎng)絡(luò)空間的安全得到保證;在規(guī)范化管理檔案后定期培訓(xùn)相關(guān)管理人員，囑咐其管理檔案時嚴格依照標準進行。

4結(jié)束語

近年來，醫(yī)院基建檔案的記錄內(nèi)容隨著不斷增加的基建工程呈現(xiàn)出逐年增加的趨勢，其中包括圖紙、文字、影像及音頻檔案，其具有較廣的考察范圍和較高的價值，導(dǎo)致檔案分類的構(gòu)成具有多元化的儲存格式，且數(shù)量巨大，不有利于醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展。如今，具有特殊優(yōu)勢的數(shù)字化管理模式愈發(fā)凸顯，為使醫(yī)院基建檔案的保管效率和信息利用率提高，醫(yī)院需改變思路，巧妙運用數(shù)字化技術(shù)。

醫(yī)院基建檔案實現(xiàn)全數(shù)字化管理的過程需要循序漸進，這期間醫(yī)院需對數(shù)字化推進工作進行高度重視，管理人員需對數(shù)字化管理模式進行創(chuàng)新，加強新型網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，并在實際管理中進行有效運用，使基建檔案數(shù)字化管理的實效性提高。