城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對策探討

范增山　馮世超

摘 要：伴隨當前科技技術發展的速度不斷加快，電子信息技術被有效的應用社會各個行業的發展當中，并且取得了非常良好的效果。電子文件的收取與歸檔對豐富城建檔案信息資源、提升城建檔案信息的標準化具有非常重要的意義。本文首先對城建檔案電子文檔歸檔制約性因素進行了分析，然后重點對城建檔案電子文檔歸檔制約性因素解決策略進行了探討，希望對我國城建檔案的歸檔工作提供參考。

關鍵詞：城建檔案;電子文檔;影響因素

當前電子文檔在收取和歸類的工作當中，所面臨的文件丟失與失真的風險，相比于傳統的紙質的文件風險性要高很多。所以說，與其形成積累和歸檔的程序方面顯得更加的復雜，并且在工作技術方面要求更高。當前，在我國各地的城建檔案的管理部門當中，對檔案的驗收工作主要表現在紙質的內容方面。伴隨當前信息技術發展的速度不斷加快，相關的管理法律法規不斷的出臺，對電子文檔的歸檔工作的管理要求也在不斷的上升，同時也對歸檔文檔的必要性和可行性的要求越來越高。電子文件歸檔，就是通過信息數字設備環境的有效生成，通過計算機的讀取、處理以及電子傳送的方式，將相關的文件實施歸檔工作，這種歸檔技術已經逐漸的被使用到社會中的各行各業當中，尤其在城市建設規劃管理部門當中，對這種電子檔案的歸檔使用更加的常見，因此，對城建檔案電子文件歸檔的制約因素進行分析，并且針對性的提出解決的策略是非常重要的工作。

1.城建檔案電子文檔歸檔制約性因素分析

1.1 傳統管理理念形成制約性

由于傳統的檔案管理方式，在檔案管理人員的心理已經形成了一種固有的模式，并且這種工作的習慣很難加以轉變，這是對當前電子文件進行歸檔的基本要素。傳統形式下的紙質檔案的收取與歸檔體制發展了非常長的時間，在整個體系當中所涉及到的各個部門也是比較多的。不管是在整體的設計、建立、管理以及驗收等相關部門，已經完全適應了這種傳統形式下的運作方式。在對電子檔案進行歸檔之后，傳統的工作方式正在被現代化的科技技術所代替，這就需要在相關工作人員的思維觀念上做出基礎性的轉變，這樣才可以有效的實施電子檔案的歸檔管理工作[1]。

1.2 方案可操作性的限制

為了有效的推動城建檔案電子文檔工作的效率，從建設部門到各個省市的城建檔案的管理單位，都需要依照相關檔案的管理法律法規來進行研究，同時還有效的制定出了一系列的規章制度和操作的方法。但是在實際的工作當中發現了，這種歸檔工作水平和現實工作存在一定的差異性，外加上相互之間缺少有效的溝通能力，全國各地在實施電子檔案的歸類工作的標準，都存在一定的差異性，并且還會存在管理體制不統一的情況，同時相互之間的有效溝通次數非常少，最終形成了很多不必要的重復性的工作。比如在建設部當中的《建設電子文件與電子檔案管理規范》當中 就規定了“電子檔案的文件標頭，必須要是三位阿拉伯數字或者是三位阿拉伯數字與漢字組合而成的”，但是這種規定在不同的城市的城建檔案的管理工作當中確實存在不同的地方，這也是形成了檔案可操作性制約的重要因素[2]。

2.城建檔案電子文檔歸檔制約性因素解決策略

2.1 投入充足的人力物力資源

在對電子檔案進行驗收、接受以及保管的工作當中，對電子檔案的管理主要目的，就在于更好的運用城建檔案本身具有的資源的優勢性，建立起科學、真實、有效的電子檔案管理庫。因此，城建檔案在其管理部門當中，除了要配備必要的計算機硬件、網絡系統等，還必須要對其中的信息管理系統進行升級，不斷的增加接受和調閱電子檔案的功能模式，同時將接收檔案的電子檔案目錄數據，準確的導入到對應的數據庫當中，對電子文件信息準確的保存到本地的服務器當中，提供出了在線信息提取和閱讀功能，實現了對城建的電子檔案的在線管理和集中性管理。當然，這種工作模式還是不能完全的適用在電子文件的歸檔工作當中，這就需要投入到其中大量的人力和物理來對其進行技術方面的改造，實現對城建電子檔案的歸檔管理[3]。

2.2 加快測試點的有效推廣

當前在很多方面的研究成果，其中主要的工作內容集中在原則、模式以及理論方法等方面，在實際的使用過程當中很難進行有效的轉化。因此，在實際的研究過程當中，需要具有重點性、針對性和比較深入性的進行工作調整，同時在前期的準備、設計、施工以及最后的驗收方面的工作上，對其中不同的極端當中所產生的電子文檔實施編制，并且通過報告管理流程的操作特點，要求城建檔案的管理部門實施有效的組織和領導，并且對其中的所研究的文獻接收文檔試點工作進行規定，有效的對城建電子文件實施管理和歸檔。

2.3 展開技術攻關和解決數據關鍵技術

從技術發揮在那的角度上來講，電子文件檔案在進行格式的轉變、數據的儲存以及真實的課程鑒定等技術環節方面，其中涉及到了很多個方面的技術領域，并且其中所覆蓋的知識量已經擴展到個人、單位的整體掌控程度，因此，建議相關的城建管理結構必須要設立起多種不同形式聯合的攻關方式，和科研院校、相關專業單位展開聯合性的工作，不蹲啊的推動電子檔案歸檔的關鍵性技術問題[4]。

3.結束語

通過本文對城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對策的分析和探討，可以看出電子檔案的歸檔管理，相比于傳統的紙質歸檔管理更加具有效率性和準確性，但是在在文檔安全性以及實施的統一性方面還是存在一定的欠缺，因此，必須要對這方面的問題加以解決，不斷加大對電子歸檔工作的人力物力投資力度，保證文檔在歸檔過程當中的安全性，這對我國城建發展工作起到了保障性的意義。

參考文獻

[1]王菊秋.城建檔案電子文件歸檔的制約因素分析及策略探析[J].辦公室業務，2017（08）：126+140.

[2]阮舒殊.城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對策[J].技術與市場，2016，23（06）：397+399.

[3]劉靜.淺析城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對策[A].中國檔案學會.檔案事業科學發展：新環境? 新理念? 新技術——2008年檔案工作者年會論文集（上冊）[C].中國檔案學會：，2008：5.

[4]劉靜，朱衛鋒.淺析城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對策[J].上海城市規劃，2007（04）：41-43.