優化城建檔案管理模式的幾點分析

羅彩君　秦棟陽

摘 要：針對城建檔案管理模式的優化，做了簡單的分析。新時期，城建檔案管理工作發生了極大的變化，工作要求不斷增加。采取傳統的管理模式，已經難以滿足工作實際需求。基于此，需要積極優化城建檔案管理模式，探索有效的管理模式，提升檔案管理工作水平和質量。

關鍵詞：城建檔案;管理模式;信息化;數字化

近年來，全國各地區紛紛建立城建檔案管理館。部分發達城市開始推進城建檔案信息化建設以及聲像等工作，獲得了不錯的成效，提高了城建檔案管理工作的信息化水平。不過從工作實際情況來說，受到體制因素和專業主管部門權限等的影響，部分城建檔案沒有接收進館。管理工作還存在著諸多問題，因此需要不斷優化城建檔案管理模式。

1 現行城建檔案管理模式的弊端

隨著城市建設規模的持續擴張，使得城建檔案管理工作范圍不斷擴大，管理內容不斷增加，然而城建檔案管理內容卻沒有隨之變化，種類甚至不斷萎縮。此背景下，采取分散管理模式，雖然注重了縱向領導以及指導關系，但是造成了信息封閉，部門之間交流差，未能實現信息互通。具體體現如下：1）數字化建設工作火熱。2）城建檔案館訪客數量少。高投入低產出的情況，違背了城建檔案管理工作開展的宗旨，反映了城建檔案管理模式的不足。

2 城建檔案管理模式發展趨勢

信息化背景下，城建檔案管理模式發展，朝向圖文雙向可視化管理方向發展。具體體現在以下方面：

2.1 信息資源的整合

城建檔案管理信息化模式下，信息資源的整合是主要特征。從當前城建檔案管理模式來說，檔案集中管理不夠深入。對于管理部門來說，今后仍舊以城建檔案為主，借助豐富的資源，強化和規劃部門、土地部門等的合作，依托GIS平臺，以地理位置為數據集成點，實現城市規劃審批檔案以及房產檔案等的高度集成，進而實現廣義層面的集中管理。依托信息化管理平臺，實現多地域、多來源的檔案資源有效共享，提高城建檔案管理水平，實現檔案資源共享。

2.2 機構組合方式調整

目前，檔案管理體制試點改革已經進入深化階段。其特色之一是，將城建檔案館與檔案局合并，在行政體制上，實現對城建檔案的集中管理。在2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》強調，要“統籌規劃、科學設置并嚴格審批建立同級專業檔案館，并且對檔案接收范圍，提出了具體要求，進而避免重復建設，造成資源浪費和分散。對于有條件的國家綜合檔案館，通過整合檔案目錄以及檔案信息等形式，進行檔案資源整合。基于此，城建檔案管理機構組合，將會帶來檔案管理模式的變革。

3 城建檔案管理模式的優化策略

3.1 職能重分

隨著計劃經濟的萎縮，國家權利在各個領域有限下放，越來越多的社會組織形式，比如檔案中介服務機構，包括協會興辦和學會興辦的，使得檔案管理活動呈現多元化局面。局館合一的體制逐漸被打破。依據大部制的目標趨勢，城建檔案行政管理職能也可以歸并，并且城建檔案行政管理職能逐漸弱化，朝向宏觀管理方向發展，比如依法監管。綜合檔案館的建設，還原其公益事業單位的服務職能。無論城建檔案館是吸納，還是設立分館或者分支機構，其職能都是公益事業單位[1]。

3.2 推動信息化管理發展

首先，要增強城建檔案管理人員的信息化意識。對于城建檔案管理部門來說，要樹立持續發展理念，積極轉變管理觀念，不斷創新管理模式，提高管理隊伍的水平，推動檔案管理信息化的發展，實現檔案信息化和智能化的統一，走現代化發展道路。不斷提高城建檔案管理水平，進而滿足新時期政府相關部門以及社會公眾對城建檔案信息的需求，充分發揮城建檔案的利用價值，增強城建檔案的影響力。

其次，要積極開展城建檔案信息化建設。在具體工作中，要強化數字化建設規范，利用聲像技術和掃描技術等，完善檔案管理數據庫。建立電子文件，按照系統化組織原則，構建檔案信息資源庫。除此之外，要積極開展文件檔案的網站信息建設。依托公共網站的建設，采取網頁或者連接的方式，實現檔案規范化使用和管理。

最后，要完善管理體系。信息化背景下，城建檔案管理實施信息化模式，對計算機網絡的安全，有著較高的要求。為了避免出現信息泄漏或者數據被篡改等問題，要完善管理體系，增強網絡安全管理的安全性。在具體工作中，要實現有紙化和無紙化的充分結合。對電子文檔，要及時進行歸檔整理，保證檔案信息有效和完整的保存。除此之外，充分利用安全技術，做好檔案信息安全管理工作。在實際工作中，定期進行數據信息備份，保證信息的安全性[2]。

3.3 強化部門的溝通

若想提高城建檔案管理水平，需要相關部門的積極配合，共同做好檔案管理工作。這需要強化部門的溝通，搭建良性溝通平臺，做好城建檔案管理各項工作，包括城建檔案資料的收集和整理等。通過構建信息化交流平臺，集成土地部門和規劃部門等，實現其和城建檔案管理部門的有效溝通，進而保證各項工作順利開展。在實際工作中，打破信息壁壘，提高城建檔案工作質量和效率，推動城建檔案管理發展。

3.4 提高城建檔案管理水平

對于城建檔案管理模式的不斷優化，需要提高管理工作水平。推行基于GIS系統的城建檔案管理模式，創新檔案服務，利用信息化平臺，實現電子檔案網絡歸檔服務，推動城建檔案現代化管理的發展。在實際工作中，依托GIS系統，整合城建檔案數據信息，積極開發可視化城建檔案服務產品，為城市規劃以及建設，提供決策支持。從實踐效果來說，實行信息化管理模式，不僅能夠提高工作效率和資源利用率，還能夠簡化工作流程[3]。

4 結束語

綜上所述，對于城建檔案管理模式的優化，需要從各個方面入手。通過職能重分，推動信息化管理發展，強化部門的溝通，提高城建檔案管理水平，進而提升城建檔案管理工作的服務水平，更好的推動城市建設發展。

參考文獻

[1]劉慧，法奕.基于GIS的城建檔案圖文雙向可視化管理模式[J].城市建設理論研究（電子版），2017（1）.

[2]郭蕊.檔案管理模式變革走向分析——從試點改革看城建檔案管理模式變革[J].城建檔案，2016（9）：44-47.

[3]陳純蓮.信息化環境下的城建檔案管理模式分析[J].企業文化旬刊，2016（2）.