二維碼技術(shù)在檔案智能檢索中的應(yīng)用

吳少嬋

[摘 要] 二維碼在物流、運(yùn)輸、制造、圖書(shū)管理等行業(yè)應(yīng)用廣泛，目前在檔案管理領(lǐng)域也獲得推廣應(yīng)用。本文對(duì)二維碼的概念、類別、特點(diǎn)進(jìn)行了闡述，并就基于二維碼技術(shù)的檔案智能檢索系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、二維碼制作、檔案檢索與借閱、二維碼技術(shù)在檔案智能檢索中的應(yīng)用效果進(jìn)行了分析。

[關(guān)鍵詞] 二維碼 檔案管理 智能檢索 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的發(fā)展和應(yīng)用，信息檢索技術(shù)已成為人們獲取信息的重要方式。檔案是記錄人類社會(huì)生產(chǎn)、生活活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，其檢索與利用方式也從純手工方式向信息化查驗(yàn)與智能檢索方向發(fā)展[1]。在實(shí)現(xiàn)檔案信息化檢索過(guò)程中，實(shí)體紙質(zhì)檔案仍具有數(shù)字化電子檔案不具備的諸多優(yōu)勢(shì)，例如存儲(chǔ)多樣性、高安全性、成套性等，所以它與數(shù)字化電子檔案仍會(huì)長(zhǎng)期并存[2]。以往，紙質(zhì)檔案資料盒與背脊上會(huì)記錄少量信息，要查看摘要、目錄等信息還需調(diào)閱卷內(nèi)目錄，不僅過(guò)程煩瑣，而且直接影響到檔案的利用，以致一線設(shè)備操作與維修人員寧愿在現(xiàn)場(chǎng)耗費(fèi)時(shí)間琢磨設(shè)備構(gòu)造，也很少去檔案室查閱資料[3]。二維碼技術(shù)的應(yīng)用改變了這種不利局面，通過(guò)二維碼給檔案建立“身份證”，掃一掃資料盒與背脊上的二維碼，快速獲取資料盒內(nèi)的大容量信息，檔案管理清清爽爽[4]。有鑒于此，本文對(duì)二維碼技術(shù)在檔案智能檢索中的應(yīng)用進(jìn)行了分析。

一、二維碼技術(shù)概況

（一）二維碼概念

二維碼是指在二維空間上利用黑、白兩色（或深、淺色）小方塊記錄數(shù)據(jù)符號(hào)信息的一種編碼形式，其黑、白（或深、淺）小方塊對(duì)應(yīng)計(jì)算機(jī)二進(jìn)制0、1值，可以通過(guò)圖像輸入設(shè)備（如二維碼掃描器、智能手機(jī)等）讀取編碼信息，并可轉(zhuǎn)譯為信息系統(tǒng)或人能夠識(shí)別的數(shù)據(jù)、符號(hào)、文字、圖像等信息。

（二）二維碼類別

二維碼分為堆疊式二維碼和矩陣式二維碼兩大類，如圖1所示。堆疊式二維碼是指基于一維條碼堆積成二行或多行的編碼形式，圖1（a）為PDF417碼，該類編碼還有Code 16K、Code 49等其他形式。矩陣式二維碼是指利用黑、白兩色（或深、淺色）像素在矩形空間排布的編碼形式，圖1（b）為QR Code，此類編碼還有Code One、Data Matrix、MaxiCode等其他形式[5]。

（三）二維碼特點(diǎn)

一是編碼容量大，二維碼內(nèi)可容納2710個(gè)數(shù)字，或容納1850個(gè)大寫字母，也可以容納1108個(gè)字節(jié)或500余個(gè)漢字。二是編碼范圍廣，文字、圖片、聲音等數(shù)字化信息皆可運(yùn)用二維碼技術(shù)進(jìn)行編碼。三是容錯(cuò)能力強(qiáng)，即使損毀50%仍能正確識(shí)讀。四是解碼可靠性高，誤碼率小于1/（n×107）（1≤n<10）。五是容易制作，成本低廉，可在線或通過(guò)二維碼制作軟件快速生成二維碼。

不過(guò)，二維碼技術(shù)也有不足，保密性不太高，不僅普通掃描設(shè)備能識(shí)別，即便加密也容易破譯，但這也可能是其優(yōu)點(diǎn)，因?yàn)檫@表示它易于推廣和普及[6]。

二、二維碼技術(shù)在檔案智能檢索中的應(yīng)用

（一）檔案智能檢索系統(tǒng)結(jié)構(gòu)（如圖2）

基于二維碼技術(shù)的檔案智能檢索系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖2所示。系統(tǒng)由二維碼制作系統(tǒng)和檔案檢索借閱系統(tǒng)兩部分組成。二維碼制作系統(tǒng)分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種情況，紙質(zhì)檔案生成的二維碼標(biāo)簽貼在檔案資料盒上，而電子檔案生成的二維碼則以水印形式嵌在文件內(nèi)。附加二維碼的檔案資料經(jīng)檢驗(yàn)合格，即可入庫(kù)保存，紙質(zhì)檔案進(jìn)入檔案柜，電子檔案進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)。檢索借閱檔案時(shí)，憑借個(gè)人二維碼名片并經(jīng)過(guò)身份驗(yàn)證后登錄檔案館網(wǎng)站，然后通過(guò)檔案智能檢索系統(tǒng)查詢有無(wú)需要的檔案，有則辦理借閱手續(xù)。

（二）二維碼的制作

1.紙質(zhì)檔案二維碼的制作

在制作紙質(zhì)檔案二維碼前，提取檔案索引信息，包括檔案的分類號(hào)、宗號(hào)、柜號(hào)、檔號(hào)、題名、主題詞、作者、形成時(shí)間、文號(hào)、圖號(hào)、接收人、移交人、歸檔份數(shù)、密級(jí)、附注等，這些信息要控制在1108個(gè)字節(jié)或500個(gè)漢字以內(nèi)。生成二維碼的簡(jiǎn)單方法是利用線上程序或下載二維碼生成軟件，但用這種方法不便于整合到檔案智能檢索系統(tǒng)中，合理的做法是利用二維碼編碼技術(shù)開(kāi)發(fā)相應(yīng)的模塊。以QR Code為例，其編碼流程為：模式選擇→數(shù)據(jù)編碼→糾錯(cuò)編碼→構(gòu)造信息→布置模塊→掩模處理→格式版本信息，可采用C++等軟件編程。二維碼打印可采用不干膠標(biāo)簽紙，通過(guò)專用打印機(jī)打印出來(lái)，再貼到檔案資料盒背脊上。

2.電子檔案二維碼的制作

電子檔案除文本資源（.do c或.do cx文件、.xls文件、.pdf文件等），還有聲音、圖像、視頻等多媒體資源，提取檔案索引信息內(nèi)容與紙質(zhì)檔案類似，另外還包括文檔類型、電子文件編號(hào)、載體、縮略圖等。以QR Co de為例，由索引信息生成QR Co de T（載體），原文檔經(jīng)SHA-1運(yùn)算產(chǎn)生160位散列值，再經(jīng)私鑰加密形成密文，由密文生成QR Co de S（水印信息），兩者結(jié)合生成QR Co de水印，最后將水印嵌入電子檔案中。

（三）檔案檢索與借閱

用戶個(gè)人信息（姓名、身份證號(hào)、供職單位、職務(wù)、職稱、指紋、簽名等）可生成二維碼，可存入檔案智能檢索系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中。當(dāng)用戶有查閱檔案需求時(shí)，可憑借個(gè)人二維碼名片，通過(guò)智能手機(jī)、平板電腦、筆記本電腦、臺(tái)式電腦等設(shè)備登錄檔案管理系統(tǒng)。身份驗(yàn)證成功后可登錄系統(tǒng)，在檢索頁(yè)面通過(guò)題名、關(guān)鍵詞、類別、專題、時(shí)間等方式進(jìn)行快速搜索，在檢索結(jié)果中根據(jù)檔案的二維碼了解資料細(xì)節(jié)，就能知道檔案資料是否符合需要。對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，通過(guò)二維碼獲取資料室號(hào)、柜號(hào)、宗號(hào)等信息，即可快速找到存放的檔案，再掃描資料盒上的二維碼確認(rèn)所需檔案。而對(duì)電子檔案來(lái)說(shuō)更為方便，找到所需檔案后，可在客戶端設(shè)備上直接打開(kāi)或下載觀看資料。

（四）二維碼技術(shù)在檔案智能檢索中的應(yīng)用效果

某±500kV直流輸電工程X標(biāo)段建鐵塔147基，應(yīng)用二維碼技術(shù)管理檔案資料，實(shí)現(xiàn)了檔案資料的動(dòng)態(tài)管理，通過(guò)卷內(nèi)資料的實(shí)時(shí)更新，確保檔案資料的準(zhǔn)確性，工作人員只要掃一掃資料盒上的二維碼，即可獲取檔案中有價(jià)值的信息，提高了工作效率，工程也達(dá)標(biāo)投產(chǎn)，并獲評(píng)電網(wǎng)公司優(yōu)質(zhì)工程。

三、結(jié)語(yǔ)

二維碼是信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，不但改變了人們的生產(chǎn)、生活方式，同時(shí)也促進(jìn)了社會(huì)效率的提高。在檔案管理工作中應(yīng)用二維碼技術(shù)，能加快檔案信息檢索速度，并完善檔案服務(wù)方式，因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)二維碼技術(shù)的研究和應(yīng)用，以推動(dòng)檔案管理水平的不斷攀升。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳晨.檔案信息檢索系統(tǒng)的常見(jiàn)問(wèn)題與開(kāi)發(fā)利用[J]. 科技文獻(xiàn)信息管理，2017（4）：46- 48.

[2]王政.嵌入式QR碼識(shí)別技術(shù)及其在檔案館實(shí)時(shí)盤庫(kù)中應(yīng)用的研究[D].南京：南京師范大學(xué)，2017：1，6- 10.

[3]杜志宏.二維碼技術(shù)在企業(yè)科技檔案管理中的應(yīng)用[J].檔案天地，2014（S1）：51- 53.

[4]穆星宇.掃一掃“二維碼”檔案管理清清爽[J].廣西電業(yè)，2015（3）：17.

[5]張?chǎng)?基于物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的二維碼標(biāo)簽智能化管理系統(tǒng)[D]. 山東大學(xué)，2018：4- 5，8- 9.

[6] 郭玉娟，李秀華，姜磊磊，等. 二維碼技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用[J].重慶第二師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，31（1）：15- 20.