基于新媒體視角的高校檔案管理工作分析

尹麗萍

摘 要：隨著互聯網技術的不斷提高，新媒體領域得到了良好發展。新媒體平臺已成為當下人們獲取信息的關鍵途徑。目前高校檔案管理工作開展過程中一直受到多種因素的影響，不僅降低了工作效率，也影響了工作結果?，F通過分析檔案管理工作的特點，探討新媒體視角對高校檔案管理工作的影響，并提出有效的創新管理措施，以期提高檔案管理工作。

關鍵詞：檔案管理;新媒體視角;高校;檔案工作

在新媒體視角下，社會加強了對大數據的關注度，通過大數據整理分析信息，能使數據的價值得到最大程度體現。另外，將互聯網作為載體的新媒體肩負著傳播大數據以及承載大數據的重任，其在檔案開發及利用中作用重大。與傳統的檔案管理模式不同，互聯網平臺能加工處理信息，其給檔案管理工作帶來了全新的挑戰。

一、檔案管理工作的特點

1.傳統檔案管理工作。檔案管理工作的工序較為繁瑣復雜，其不僅包括收集、鑒別和整理檔案資料，還包括檔案資料的保管、統計以及查閱等。在以往檔案管理中，人力是完成檔案管理程序的主體和重要基礎，不僅費時，還需要花費一定的精力。在檔案資料的整體過程中，受人力、時間等因素的限制，在保存部分珍貴檔案時，僅僅進行目錄整理，并且在整體掃描錄入中有所欠缺。在檔案信息查閱中，先以各分類目錄查找檔案記錄，再結合記錄前往檔案庫房找出實體檔案，這種傳統的方式低效、復雜。一般來說，檔案資料不僅會被時常翻閱，同時也會被頻繁拆裝，由于傳統檔案是以紙質形式保存的，極可能遭受損壞，并且這種儲存方式需要配備專門的檔案室，如此一來，在檔案室管理中，既使實物資源耗費增加，又消耗了大量的人力資源，另外，紙質檔案保存的數量較少，無法做到及時更新，并且檔案信息既能一對一傳播，易受到地域或時間的限制。

2.高校檔案管理工作特點。檔案管理具備憑證性及權威性，需重點保存，但有時又需要將其調出，以供查閱。檔案可以分為非機密與機密兩種，后者有等級之分。此為所有檔案管理最基本的特點。在目前高校檔案管理中，對高校師生設立的檔案管理，關乎著師生的方方面面，因此檔案管理工作能實現資源共享。高校人員變動快，因而檔案更替頻繁;高校檔案種類繁雜，涉及范圍廣;高校人員數量多，故檔案管理工作量大。

二、新媒體對高校檔案管理工作的影響

1.對傳統思路的影響。目前我國高校檔案管理存在管理理念落后、未及時更新等問題。以往檔案管理工作開展時在查詢和利用方面處于被動狀態，但在高校檔案管理中運用新媒體技術，將會借助手機媒體、數字電視、社交網絡等途徑，使檔案管理的自主性得到全面提高。

2.對工作方式的影響。盡管在時代的推動下，檔案管理方式不斷增加，但諸多高校檔案管理的方式仍是手工管理，這種常規管理方法需要大量的財力及物力來支撐。新媒體具有快捷性和高效性，其在高校檔案管理中的應用普及，不僅能減少以往管理方式在資源方面的浪費，還可以加快檔案資源信息利用的效率。

3.對宣傳工作的影響。當下我國高校在宣傳檔案管理工作時依舊沿用以往的傳媒方式，這種固有的路徑亦無法取得人們的關注。新媒體視角下，檔案管理宣傳工作適應時代發展的要求，并且能夠滿足人們獲取檔案信息資源途徑多樣化的需求，普及性極強，受眾廣泛，借助新媒體途徑對檔案管理進行宣傳，能提高其關注度，對檔案管理的傳播也極為有利。

4.對制度及法律法規的影響。我國高校一直沒有充分認知檔案管理工作的重要作用，故檔案管理制度系統尚不完善。新媒體技術運用后，對于公開發布的檔案，我國高校建立了較完善的審查制度體系，這種體系主要肩負保密審查要公開的檔案信息，以保證公開的信息不涉及國家機密和個人隱私。

三、高校檔案管理模式創新對策

在信息傳播中，新媒體已逐漸成為主流，為有效落實高校檔案管理工作，管理者應將新媒體技術作為重要工具，不斷創新改進管理模式，將傳統檔案管理向現代化檔案管理轉換。在充分利用新媒體優勢的前提下，可先由確立服務理念、健全檔案管理制度出發，實現管理的自動化與智能化，提高管理者的綜合素質，保證檔案的安全性與機密性，規避及減少新媒體技術帶來的問題。

1.實現自動化與智能化。當下諸多高校的檔案管理工作尚未對先進的科學技術進行充分利用，在輸入、存儲與利用開發檔案信息等工作時，常通過手工操作進行，手工操作的弊端在于效率低、易出錯等，故亟待提高檔案管理的自動化及智能化。為進一步改進高校檔案管理流程，應當及時開發專門的輸入工具，使代碼符號、輸入格式、代碼轉換規則統一，如此一來，不僅能使檔案信息的輸入更加準確、快捷、便利，還能確保后期使用需求得到滿足。在儲存檔案信息時，需要設計出能滿足技術更新換代的程序。在系統升級過程中，系統更新時，存儲在系統內的檔案信息也隨之自動遷移和更新;另外，還可使檔案信息的動態更新得到良好保持。在開發和利用檔案時，可對新媒體數據庫及時開發、建立以及完善，構建數據共享平臺，便利受眾根據既定的權限對檔案信息進行快速查詢，進而在最短的時間內獲取檔案信息;同時，還可結合受眾群體的具體需求，設計出更加人性化和多樣化的客戶端，使檔案信息的使用不受時間和地域的限制?？傊瑱n案管理的自動化和智能化，表現在通過數據的形式對檔案信息進行輸入、儲存，再以新媒體的方式予以呈現，達到永久化儲存檔案的目的，使檔案調取和閱讀更加人性化和方便化。

2.保證檔案的安全性與機密性。檔案管理的原則包括具有保密性，密級區分十分嚴格。部分檔案信息可完全公開，但也有部分檔案信息僅有對應的人員有權限查閱。保證檔案的機密性需加強檔案密級管理，除了要結合內部檔案密級設定必要的權限，熟悉信息公開的相關內容以及程度，對檔案狀態予以實時監控，還要嚴格審核訪問的人群，區分其身份，明確訪問權限，使檔案信息的機密性得到保證，進而防止檔案信息非法使用。在檔案管理中，新媒體技術的應用優劣參半，其弊端在于檔案信息的安全。因大部分檔案信息是通過數據的形式進行儲存的，故在傳遞和查閱檔案時，極易遭到計算機病毒、不法分子的攻擊，極可能造成檔案信息泄露，使學校信息安全受到危害，最終使權益人蒙受損失。為使檔案安全得到良好保證，需設計出科學的程序，將信息利用、保密等各種關系調節;運用科學的安全保障技術，例如安全備份、病毒防護和防火墻等;通過權限限制、文件加密和身份認證等技術，使檔案信息資源的安全性、機密性得到有效保證。

3.建立健全檔案管理制度。一直以來，檔案管理工作均較為復雜，需建立完善的制度使其實施得到保障。若不統一管理制度，極可能造成檔案資料收集以及整理等流程過于繁雜而凌亂，繼而使管理工作的效率受到一定影響。健全檔案管理制度，要充分利用新媒體技術的優勢，使檔案管理工作程序與技術標準化、規范化。開放檔案信息數據庫，健全檔案管理系統，集中管理所有的數據信息。檔案標準化及規范化表明著要完整地對信息進行收集，準確地對資料進行鑒別，有序地對資料進行整理，并對資料進行分類儲存。目前檔案管理工作的對象主要為紙質和電子檔案管理，管理內容主要為避免紙質檔案受到人為磨損，使檔案材料的使用周期延長，將電子檔案收集、整理以及規定等工作落實到位，借助科學的掃描技術，將紙質文檔信息歸類到數據庫中，使紙質檔案內容的憑證性、權威性得到保證，從而降低使用紙質檔案的頻率。另外，借助計算機技術的網絡服務、綜合管理，能形成集查詢、總括和跟進于一體的現代化檔案管理體系。

4.樹立服務理念，加強創新意識。目前高校檔案管理工作主要包括兩個方面，其一、檔案的分類和儲存。其二、檔案信息供師生查閱使用。上述工作內容體現了檔案管理的服務性。隨著市場經濟的逐漸開放，在信息網絡化環境中，以往的檔案管理深受地域、時間等因素的限制，無法快捷且全面地提供給查閱者優質服務。若想盡快實現檔案管理工作的轉化，促進檔案管理工作持續穩定發展，首先需要形成現代化服務理念，加強創新意識，形成以服務為主的檔案管理模式。加強創新意識及樹立服務理念，需要將用戶的實際需求作為出發點，積極采用新媒體技術，提供給師生用戶準確、快捷和方便的使用體驗。針對檔案的儲存，可優先構建網絡服務平臺，使檔案信息通過數據化的形式于網絡數據庫中存放，此舉不僅能使檔案信息及時更新，又可便利后期查詢操作。對于師生查閱檔案、使用檔案信息來說，可構建官方APP、官方網站、微信公眾號和微博等，脫離地域及時間的限制，在用戶遠程查詢、辦理相關事物和獲取信息等服務中提供便利。

5.加強管理者素質。不管檔案形式為何，其主體均為管理者，其決定著檔案管理工作的開展。高校檔案管理模式的創新與管理人員綜合素質的提高關系密切。通訊技術、微縮技術和計算機技術等相繼運用在檔案管理工作中，但部分高校檔案管理者未熟練掌握計算機操作技術，對現代化檔案管理理念及方式的認知尚待提高。首先，高校檔案管理者要具備強烈的服務意識，將用戶的需求作為基礎，擴大服務領域，提升服務質量;其次，在新媒體環境下，管理人員除了要具備基礎的專業知識，掌握信息化操作技術，還要不斷創新思維，提高管理技術水準，使自動化及智能化的需求得到盡快滿足。

四、結束語

總之，通過新媒體平臺對高校檔案進行管理，能充分利用檔案信息資源。在新媒體視角下，高校檔案管理的方式將會成為后期管理工作的新方向，此種管理方式不僅能便捷管理工作，使之更加順暢，還可促進信息資源共享，使高校檔案資源的價值得到充分發揮。

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