信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

【摘要】：檔案管理是一項(xiàng)基本并且重要的工作，在如今信息化發(fā)達(dá)的時(shí)代，對(duì)檔案管理提出新的要求，需要努力將檔案工作的管理效率提高。在現(xiàn)今大數(shù)據(jù)的時(shí)代檔案管理的水平應(yīng)跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。信息化技術(shù)為檔案工作注入新的生命力，但也為檔案工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。所以，在信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作中遇到的問(wèn)題使用現(xiàn)代科技資源進(jìn)行有效的管理。

【關(guān)鍵詞】：檔案管理工作 信息時(shí)代 問(wèn)題 對(duì)策

引言：

在社會(huì)發(fā)展的今天，信息每天都在飛速傳播中，生活工作中信息無(wú)處不在。人們對(duì)信息越來(lái)越重視。對(duì)檔案管理工作者來(lái)說(shuō)就有更多工作機(jī)遇，同時(shí)也面臨著更多挑戰(zhàn)。如何能進(jìn)行高效的檔案管理，需要檔案管理者不斷對(duì)現(xiàn)有問(wèn)題進(jìn)行分析，并采取積極應(yīng)對(duì)措施，將管理工作同步到網(wǎng)絡(luò)上，使用數(shù)字化科技進(jìn)行檔案管理，為人類社會(huì)提供更快捷的服務(wù)。

一、檔案管理工作面臨的問(wèn)題

現(xiàn)在的檔案管理工作普遍用到電子檔案管理，有些單位還用到特殊技術(shù)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，并且創(chuàng)建網(wǎng)上管理的網(wǎng)站。這是如今較好的管理模式，但是還存在不少單位連計(jì)算機(jī)檔案管理都沒(méi)有建立，這是進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案條目列出，甚至有些只是將計(jì)算機(jī)作為擺設(shè)。各個(gè)單位檔案管理軟件使用情況不一樣，導(dǎo)致管控部門向各級(jí)單位傳送數(shù)據(jù)時(shí)存在很多障礙，大量信息都需要管理者逐一輸入，人工操作就使數(shù)據(jù)不能得到準(zhǔn)確的保證，之后進(jìn)行一一校對(duì)，嚴(yán)重降低了管理工作的效率。而且各個(gè)單位上報(bào)數(shù)據(jù)庫(kù)也是問(wèn)題，使之前的工作是一種時(shí)間和人員的浪費(fèi)。

電子檔案比起紙質(zhì)檔案優(yōu)點(diǎn)很明顯，占據(jù)空間小、存儲(chǔ)量大，方便資源共享以及容易存儲(chǔ)等，但也是問(wèn)題所在。電子檔案容易被改動(dòng)，保密性需要不斷加強(qiáng)，而且電子文件這種東西容易丟失。我國(guó)現(xiàn)在沒(méi)有比較規(guī)范的制度進(jìn)行檔案管理，檔案管理工作還處在一種比較亂的階段。信息化時(shí)代檔案管理工作者的工作能力有待提升，很多檔案管理者缺乏計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，使計(jì)算機(jī)檔案管理的工作很難進(jìn)一步發(fā)展。

二、面對(duì)挑戰(zhàn)，檔案管理工作采取的對(duì)策

對(duì)于檔案工作面臨的挑戰(zhàn)需要積極采取應(yīng)對(duì)方法，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化。

（一）使檔案管理統(tǒng)一化

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理形式也豐富起來(lái)，由之前的紙質(zhì)記錄變成現(xiàn)在電子檔案的形式。電子檔案的載體是計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)以及存儲(chǔ)容器等，將這些用不同形式保存的方案管理起來(lái)需要信息技術(shù)的支持。相關(guān)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該將多種形式的檔案管理進(jìn)行規(guī)范化調(diào)整，并且使用一種兼容性好、通用性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，讓整個(gè)混亂的檔案管理情況有所改善，逐漸形成一種良好正規(guī)的管理局面【1】。這樣也能充分利用人力物資、節(jié)省時(shí)間，方便上下級(jí)之間數(shù)據(jù)庫(kù)的交互，使工作效率和質(zhì)量都能得到極大提高。

（二）檔案管理思想與時(shí)俱進(jìn)

檔案管理的思想要隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展做出相應(yīng)的改變，從而適應(yīng)飛速發(fā)展的社會(huì)。檔案管理思想要現(xiàn)代化，以前的落后觀念要摒棄，將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)融入到基本管理理念中，讓檔案管理工作朝著信息化、現(xiàn)代化、數(shù)字化方向前進(jìn)。檔案管理者在工作中需要不斷吸收新理念，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展中的重要作用，學(xué)習(xí)新技術(shù)，提高工作效率。現(xiàn)在的檔案管理需要改變單純的管理模式，增強(qiáng)服務(wù)管理意識(shí)，用服務(wù)觀念推動(dòng)檔案管理發(fā)展。檔案管理工作者需要根據(jù)檔案管理流程進(jìn)行嚴(yán)格操作，認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作中的每個(gè)細(xì)節(jié)，及時(shí)糾正方案管理中的錯(cuò)誤，嚴(yán)格控制檔案管理的質(zhì)量【2】。方案管理工作人員在實(shí)際工作中要與時(shí)俱進(jìn)，不斷適應(yīng)技術(shù)發(fā)展要求，努力提升管理技術(shù)和方法。

（一）提高檔案管理工作人員的技能和素質(zhì)

檔案管理工作是一項(xiàng)綜合應(yīng)用的基礎(chǔ)建設(shè)工作，現(xiàn)代化的檔案工作應(yīng)用到計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)方面的技術(shù)，對(duì)檔案管理工作者的技術(shù)有一定的要求。檔案管理工作者需要具備計(jì)算機(jī)操作技能、熟悉數(shù)據(jù)庫(kù)操作以及網(wǎng)絡(luò)管理方面的知識(shí)。信息化時(shí)代對(duì)檔案管理者的要求不能僅停留在檔案管理上，還需要進(jìn)行檔案服務(wù)工作的開(kāi)發(fā)。檔案工作者需要認(rèn)真對(duì)待工作，在工作中提升業(yè)務(wù)熟練度，還需要有洞察力和社會(huì)責(zé)任意識(shí)等。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的技術(shù)培訓(xùn)，以及推行新的技術(shù)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案工作人員具備基本的檔案管理專業(yè)知識(shí)，還對(duì)檔案工作人員在信心處理上提出更高的要求。要求檔案管理不斷提高業(yè)務(wù)水平、不斷學(xué)習(xí)新技能、強(qiáng)化知識(shí)體系，適應(yīng)科技變化要求。相關(guān)部門抓住人才培養(yǎng)，提高檔案管理工作者的技術(shù)水平和整體素質(zhì)。

（二）建設(shè)完善檔案管理制度

現(xiàn)在社會(huì)中充斥著大量的網(wǎng)絡(luò)信息，網(wǎng)絡(luò)信息安全成為重點(diǎn)關(guān)注的對(duì)象。科技進(jìn)步的同時(shí)出現(xiàn)新的問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)犯罪、高科技犯罪等問(wèn)題越來(lái)越多。很多不法分子利用網(wǎng)絡(luò)便利非法盜取計(jì)算機(jī)檔案管理資源信息，進(jìn)行惡意攻擊，破壞社會(huì)秩序。所以，相關(guān)部門應(yīng)該采取有效措施加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全教育，制定完善的網(wǎng)絡(luò)制度，加大監(jiān)管力度。同時(shí)還需要不斷完善相關(guān)規(guī)章制度，建立先進(jìn)科學(xué)的管理制度。對(duì)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格管理，形成一種合理安全的檔案保存和處理方法以及統(tǒng)一系統(tǒng)化的綜合管理體系，不斷適應(yīng)信息化時(shí)代的要求。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作在新的時(shí)代有著更多機(jī)遇，同時(shí)也面臨著更多挑戰(zhàn)。在解決問(wèn)題的過(guò)程中需要檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)，使檔案管理工作更加規(guī)范化，形成通用性的管理軟件以及完善管理制度。檔案管理工作人員需要具備科學(xué)的管理觀念，提升自身素質(zhì)，提高檔案管理工作的效率，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】：

【1】張?jiān)诳?王豐霞. 信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)， 2017， 23（12）：31-32.

【2】陳思寧. 信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊， 2018， v.26 No.643（17）：238.

作者簡(jiǎn)介：廖麗芳，性別：女，民族：漢族 出生年月：1969年7月25日，籍貫： 湖北恩施州巴東縣 最高學(xué)歷：研究生，研究方向：檔案管理