企業檔案管理質量體系建設研究

景偉華　趙紅霞

【摘 要】檔案作為一種無形資產，是企業文化、發展、技術的客觀記錄，對企業未來的發展、技術的積累均具有重要的現實意義。隨著我國經濟轉型的持續深入，轉型已成為產業當前發展的趨勢，這就使得企業檔案管理的體制、環境發生了巨大的變化，企業傳統的檔案管理工作也開始暴露出諸多問題，已無法滿足企業改革的需求。鑒于此，本文針對企業檔案管理現狀進行了分析，并在此基礎上提出幾點應對措施，以供參考與借鑒。

【關鍵詞】檔案管理；企業；現狀；對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

為進一步加強企業檔案工作，更好地為企業服務，國家檔案局出臺了一系列關于企業檔案的管理辦法，對企業檔案管理工作提出了要求。

1、新形勢下企業檔案管理的意義

傳統模式的企業檔案管理，是把在企業管理和生產經營工作中產生的原始工作記錄保存下來歸檔，以實現工作記錄在必要時刻的能夠查證。這種檔案管理形式的產生在原來的企業管理中不僅重要，而且可行。但在新形勢下，自動化的管理工具現在已經普遍使用，企業對在經營過程中信息的控制，正在向資源管理模式改變，這種改變也決定了檔案的管理模式必須有所創新來適應企業的需求。新形勢下檔案管理工作正從傳統檔案管理模式轉化為以價值為導向的檔案知識管理模式，以實現企業戰略為目標的價值管理模式。新的檔案管理模式是通過積極有效的數據清理、信息規范整理，信息流動環節的設計等各項具體工作，借助信息自動化管理平臺，規范化檔案管理，提高檔案管理工作的效率、減少檔案管理者不必要的勞動，從而降低企業管理成本。而大數據時代下，實現檔案管理的電子化，更加提高了工作效率，使用電子軟件可以隨時隨地對檔案進行歸檔、檢索、查閱，讓檔案管理工作達到了事半功倍的效果，降低了人力成本，降低了檔案的保管中存在的風險，同時也提高了檔案信息利用的效率，充分發揮企業檔案信息在企業經營活動中的積極作用。

2、企業檔案管理工作現狀

根據相關資料調查顯示，企業檔案工作發展遠遠跟不上時代的要求，多年來檔案工作仍處在被動狀態，缺乏活力，得不到重視，發展緩慢。僅以企業職工檔案為例，企業職工檔案是勞動和社會保障工作的基礎，是職工個人維護合法權益、政府部門落實政策、化解矛盾、維護社會穩定的依據，是現代企業制度下職工享受各項勞動待遇、記錄參加社會保障情況的重要憑證。做好企業職工檔案的管理，乃是保證職工個人利益，從而保證企業正常發展的必要條件。只有職工個人合法權益有了保障，職工工作積極性才能提高。職工檔案的內容不僅只是側重職工政治歷史情況、工資審批晉級等，而更側重于養老保險、失業保險、生育保險、醫療保險、公積金、住房補貼的繳費和發放，簽訂、解除勞動合同等。由于檔案管理工作日益豐富和復雜，部分企業檔案管理工作人員的失職也可能致使檔案有錯誤，甚至隨意更改，給檔案管理工作增加了難度，如職工檔案年齡前后不一致，出現多個參加工作時間，個人經歷前后記錄不完整等。由于從事企業檔案管理工作的人員缺乏專業知識，也會導致檔案管理工作效率不高。

3、企業檔案管理工作問題的應對措施

3.1提高企業檔案管理的認識

一方面，企業領導的重視是做好檔案工作的重要保證，企業領導要充分認識到檔案工作對促進企業發展的重要作用，增強做好企業檔案工作的使命感和責任感。另一方面，提高檔案管理工作人員的檔案管理意識和專業工作水平是各企業能夠做好檔案管理工作的前提。相關檔案管理人員一般所存在的問題主要有兩個方面，一個是管理意識需要加強，另一個是他們的專業工作水平還需要提高。企業要在培養檔案管理人才方面下功夫，讓檔案管理人才用它們的才能和品質書寫和記載企業的發展經歷，讓企業的各項工作能從企業檔案中獲得最大化價值，更大限度地的服務于企業。

3.2提高檔案管理信息化水平

隨著信息網絡時代的來臨，給企業檔案管理工作的有效開展創造了有利條件，為了有效提高檔案管理水平和質量，需要加強檔案管理信息化建設，重點做到以下幾點：第一，加強硬件投入。對于檔案信息化建設而言，必須要有高標準的設備作為支撐，例如計算機、掃描儀等，這都是信息化檔案管理工作須具備的，為檔案管理效率提升提供重要物質基礎。第二，軟件方面投入。除了硬件投入外，還需要加強信息化檔案管理軟件投入，例如完善資源檢索系統，這可以快速有效進行檔案信息庫查詢，給檔案管理效率提升創造條件。第三，信息化檔案管理雖然在一定程度上實現了智能化和自動化，但還不能脫離人員參與，為了達到提高檔案管理信息化建設的最終目的，需要重點培養檔案管理人員的信息化技能和素養，以確保檔案管理信息化建設的有序實施，最終促進我國企業的進一步發展。

3.3提高檔案管理資金的投入力度

現階段，我國企業過分注重經營和生產，在這兩方面投入過多，而對于檔案管理工作的資金投入較低，導致檔案管理無法發揮實質性效果。因此，企業相關負責人需要加強對檔案管理工作的重視力度，提高資金投入，引進先進的技術、人才和設施，為檔案管理工作高效開展創造條件。企業相關部門還需要通過協調，制定有效的管理方案，對檔案管理體系進行優化，目的是降低檔案管理工作勞動力投入，同時發揮出實質性作用。

3.4健全企業檔案管理制度

建立健全的檔案管理制度，詳細包括以下幾點：第一，制度的建立并不是盲目的，需要經過實際的分析和總結，特別是檔案管理工作而言，其性質不同于其它工作，所以在建立管理制度前，需要對以往的檔案管理問題進行分析和總結，找出其中出現漏洞的原因，這對于檔案管理制度的建立有著重要的指導作用，可以使管理制度發揮最大效用。第二，檔案管理制度的建立需要注重細節，切不可疏忽其中任意一個方面，這樣才能確保檔案管理工作有序開展，最終推動企業進一步發展。第三，在完成檔案管理制度的建立后，需要開展試推行工作，目的是對制度中存在的不足之處進行優化，確保檔案管理制度可以真正起到制約管理工作的目的。

3.5重視人才的培訓及引進工作

知識經濟時代，人力資源直接決定著企業的競爭力，檔案管理同樣需要大量的檔案管理人才作為支撐。檔案管理信息化建設是一項動態的工程，只有檔案管理人員的專業知識保持與時俱進，才能有效滿足上述要求。這就需要企業高度重視人才的培訓及引進工作，通過以下兩個方面的途徑全面提升檔案管理隊伍的綜合素質：一方面，綜合參考企業檔案管理的實際情況，加強現有檔案管理人員的培訓教育工作，培訓教育的內容需要全面涵蓋檔案管理專業知識、信息化專業知識，綜合利用在職培訓、委培、進修等途徑，提升現有檔案管理人才隊伍的綜合能力。另一方面，全面引入綜合型檔案管理人才，通過制定科學合理的薪酬福利體系，引進人才、留住人才，以此來充實檔案管理隊伍，發揮人才的帶動作用，實現檔案管理隊伍素質的全面提升。

結束語

綜上所述，企業的轉型發展，信息化技術的迅猛發展，檔案管理工作改革創新就成為企業改革的重點。因為企業本身的特殊性，信息資料更需要保持嚴謹性、及時性，這就需要企業針對現有檔案管理工作存在的問題進行深入分析，針對問題制定針對性的解決策略，通過基礎建設、制度完善、技術引入以及人才培養，保障檔案管理工作的有序推進，為企業的發展奠定扎實的基礎。

參考文獻：

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（作者單位：國網新疆電力公司電力科學研究院）