煙草行業檔案管理信息化發展研究

摘 要：檔案管理是企業經營和發展過程中必不可少的重要工作環節，其獨特的數據管理性在公司、單位中都占據重要的地位。煙草行業作為我國市場經濟體系中的一部分，其在當下信息化社會不斷推進的過程中應積極適應新時代的要求，加強檔案管理信息化的建設，充分融入大數據時代，使得檔案資源管理工作在煙草行業中發揮出自己的工作價值。本文基于信息化建設對煙草行業檔案管理的重要意義，分析了當下煙草行業在檔案管理工作中的不足和亟待解決的問題，提出了幾點優化完善信息化管理的策略方案，希望能推進我國未來煙草行業可持續的健康發展。

關鍵詞：煙草行業;檔案管理;信息化;不足;發展

一、信息化對煙草行業檔案管理的重要意義

煙草行業作為我國市場經濟體系的重要組成部分，其中信息化檔案管理建設是推進企業發展的關鍵性工作，是提高企業生產力的必然需求，隨著信息化時代的不斷發展和進步，各行各業的文化事業工作必須緊跟時代步伐，煙草行業的檔案數據量和利用率近年來有顯著提高，以往傳統的人工檔案記錄與檢索已經遠遠不能滿足新時代的需求，需要企業積極學習利用現代計算機技術，對內部檔案資源數據做收集、歸納、分類、處理、存儲和檢索利用，同時要求檔案管理工作人員始終秉持職業道德觀念，這樣一來才能推進煙草企業的快速進步。

我國檔案管理局于2018年10月23日公布《機關檔案管理規定》，并將于2019年1月1日起正式施行，規定中對我國企業機關檔案管理從機構和人員、基礎設施、管理要求、信息化建設和獎勵與處罰五大方面進行了明確聲明和規范，未來想要實現中國特色社會主義的飛躍性發展離不開檔案管理工作發展的支撐，煙草行業作為國內重要組成部門必須積極響應國家號召，順應時代潮流，不斷建設信息化檔案管理工作體系。

二、當下煙草行業檔案管理工作的不足

1.缺乏規范高效的檔案信息管理制度

我國檔案管理標準制度可以追溯到20世紀80年代，在制定一套規范化的檔案信息管理方案至今已經逐漸形成了一套較為完善的體系，但其中煙草行業中仍然存在檔案數據分散化的缺點，難以實現高效、規范和集中的檔案管理模式。近年來隨著信息化技術的不斷推進，不夠高效和集中的數據管理問題也越發突現在行業運營中，尤其是煙草行業的檔案管理在整個市場體系中較為封閉，還未完全在國家檔案數據庫中實現數據共享。雖然目前已經有很多煙草公司在信息化檔案管理的創新思維指導下，已經實現了一定的革新和進步，但在整體管理模式上還缺乏統一規范化的標準依據，仍存在檔案數據遺漏、丟失現象，未能形成一套統一規范化的管理機制，導致目前煙草行業的檔案數據管理效率不高，難以實現突破性的發展。

2.信息化發展仍處于初步探索期

煙草行業在計算機技術的普及和發展下，逐漸由手動檔案錄入轉變為計算機檔案錄入，從上世紀80年代至今，煙草行業整體檔案建設管理還處于初步探索的發展階段。首先很多企業現在仍使用手動查詢數據檔案的方式，很難及時、全面的獲取到原始數據信息，無法適應信息化時代對數據提出的高效、全面、準確的利用要求，而且當下檔案信息數據庫處于封閉管理的模式，很多檔案數據仿佛被鎖在了信息庫里，無法及時的獲取并利用，導致大量的檔案數據不能及時流通;其次，煙草行業的整體數據交流效率較低，不同地區和不同企業之間的信息化水平也存在較大的差異，甚至在同一企業內的不同檔案管理室內也無法實現全面的資源共享，同時一部分企業仍然采用傳統的紙質和手工檔案錄入，缺乏信息化意識，沒有建立全面完善的檔案數據庫;最后，我國目前很多行業開發的檔案信息技術不足以維持企業的高速發展，達不到信息時代提出的要求。

3.缺乏專業的檔案管理工作人員

檔案管理工作人員是推進煙草行業信息化檔案建設的主力軍，目前煙草企業主要將管理人員分為一般、兼職、專職三種類型，其中只有專職管理人員具備綜合的工作素養和專業能力，而兼職與一般管理人員有專業限制和經驗不足的缺陷，他們往往是從其他部門和行業臨時調動而來，不僅缺少專業的管理技能，還缺乏對檔案管理的重視和工作責任心;在信息化技術逐漸普及的情況下，此類管理人員很難快速的接收新知識和新技術，也無法將其充分的應用于煙草行業的檔案數據管理中，是未來煙草行業需要著重關注的問題。

三、未來發展信息化煙草行業檔案管理的策略

1.健全檔案信息管理資源數據庫

檔案信息資源數據庫的全面化建設是煙草行業發展信息化管理的核心工作，檔案信息作為存儲內部數據和人員基礎信息的依據，對企業未來的發展越發重要。《機關檔案管理規定》提到企業機關應強化檔案數據庫建設工作，將檔案管理與企業整體實現信息化統一協調，實現資源共享，并且在建設數據檔案庫時應滿足《數字檔案室建設指南》和《檔案著錄規則》（DA/T18）等的要求與規范。具體可先完善檔案資源數據庫的檢索功能，將目錄進行統一整理和重新規劃，提高今后對專業文件的快速利用;其次對于數據庫中利用率高的重要文件要加大數字化保護力度，防止信息的丟失和缺漏，提高檔案數據的綜合利用率;最后，企業相關人員應積極學習新科技和新技術，對數據庫資源進行收集與管理，電子檔案作為未來企業主要的數據存儲方式，如何實現利用最大化至關重要，對于電子檔案一定要實現全面的監督管理和檢查，優化數據處理和統計技術，不斷實現信息檔案管理的全面發展。

2.優化檔案管理設計方案

檔案信息化管理建設不能只是紙上談兵，其同樣需要合理的設計方案原則作為支撐，《機關檔案管理規定》要求機關部門應依據不同類別、載體或形式對數據檔案進行協調分配和管理，已經設立好的管理方案不能隨意進行改變。企業不僅要充分聯合企業內部各部門的文件、資料和數據信息，將所有業務做到充分的銜接和統一管理，進而達到對企業內部所有檔案的全面控制。企業內部的整體數據檔案管理方案不僅要充分利用計算機技術，還要考慮到各個部門檔案數據的特殊需求，從檔案制作、查詢利用、存儲管理三大方向上建立一個標準化的數據接口，方便今后企業對數據信息進行高效的利用和管理。

3.建設統一規范化信息管理

如何對煙草行業的數據信息歸納、優化和整理是實現信息化檔案管理建設的根本目的，因此我們應基于企業的核心發展方向，建立統一規范的信息管理系統，實現資源利用最大化，這是未來發展信息化檔案建設的必然方向。但企業相關負責人應注意，在建設統一規范的信息管理模式同時，不能一味的尋求合作伙伴，一味的追求技術上的領先，而應該充分結合自身企業的發展狀況和實際形勢，無論是從資金投入還是企業整體運營上，都應時刻關注風險把控，制定一套適合自身發展的信息管理模式。

4.維護檔案管理體系的安全性

信息化檔案管理為煙草行業的發展帶來了便利，同時也帶來了信息安全問題，我們在利用信息技術對檔案信息做快捷高效的處理和應用時，一定不能忽略檔案信息的特殊性和復雜性，其在一定程度上會給企業帶來風險和安全隱患，這是相關部門和工作人員需要重視的關鍵問題。《機關檔案管理規定》提到對數據檔案應定期進行檢查、核對和讀取檢驗，一旦發現有受損文件要做及時地恢復和備份，檔案部門在對數據信息進行信息化處理的同時一定要注意提高網絡系統的安全保密性，研究開發一套嚴密的信息安全保護技術方案，防止在對檔案信息進行管理和利用時發生泄密的現象，充分保護企業的安全運營。

5.培養專業化的信息管理人才隊伍

人才是每一個行業實現進步與發展的關鍵，同樣也是煙草行業發展信息化檔案管理建設的重要資源支撐，《機關檔案管理規定》規定企業必須建立專業負責人和辦公人協調處理檔案管理相關事務，此外還應成立機關檔案工作網絡，并配備相關管理人員。企業應面向社會廣納人才，從日常工作生活中注意培養員工的職業道德修養和工作責任心，讓檔案管理人員充分樹立信息化檔案管理觀念，培養自身良好的責任意識和服務態度，不僅要具備專業的檔案管理知識，還應掌握當下多元化時代的知識體系，從而培養一批綜合型素質人才隊伍。此外，企業可以充分引入外界優秀的學習資源，聘請資深的管理專家為企業內部員工做技能培訓，通過與專業信息部門的合作交流引入新技術和新方法，利用多種方式來不斷提升管理人員的專業技術。

四、結語與展望

綜上所述，煙草行業發展信息化檔案管理工作勢在必行，是未來全面推進企業深化改革，促進經濟利益持續增長的重要工作。隨著互聯網時代的到來，大數據和信息化已經成為各行各業的重點轉型方向，我們不僅要從技術上實現提升，更要從觀念上實現根本轉變，堅持以電子文檔資料更好地服務于企業整體發展的理念，積極面對當下煙草行業檔案管理工作的不足，分析原因、總結經驗，采取相應的策略方案不斷地優化信息化檔案管理模式，爭取實現更統一規范、高效完善的信息化管理建設。

總之，在未來推進信息化檔案管理建設時，應積極結合煙草行業的實際發展狀況，接和新思想和新技術，堅持“秉持重點，推動全局”的根本原則，充分利用互聯網信息技術，優化企業內部信息資源的流通，從而帶動整個煙草行業所有部門的共同進步。

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作者簡介：趙鈺（1985-），女，山西臨汾人，碩士，山西省煙草專賣局，職稱：檔案館員（中級），研究方向：檔案、新聞、網站、輿情。