信息化時代高校學生檔案管理工作發展對策

丁俊芳

摘 要：隨著社會經濟的不斷發展，當今信息化技術也在不斷提高，使人們的生活和工作發生了翻天覆地的變化。在高校的學生檔案管理中，也要充分利用現代化信息技術，提高檔案管理的效率，實現檔案資源的共享機制。本文分析了高校檔案管理工作的現狀，并針對存在的問題，有針對性地提出解決對策，希望對高校檔案管理工作的發展提供綿薄之力。

關鍵詞：檔案管理;信息化;高校學生

一、高校學生檔案管理工作的現狀

（一）部分檔案管理人員對檔案管理缺乏較完善的認知。很多檔案管理人員只是注重檔案的保管工作，不知道如何利用檔案。究其原因，主要是管理人員年齡偏大，習慣采用傳統的管理模式，對電腦操作不夠熟練。還有一部分檔案管理人員，不愿意去學習新的信息技術，安于現狀，人為地阻礙了檔案管理工作信息化的發展。

（二）對檔案工作的投入不夠。在一些高校中，學校領導只重視科研和教學工作，認為檔案管理只是后勤工作，部分學校不愿意在檔案管理上投入太多的財力、人力、物力，導致檔案管理部門每年只能動用很少的資金，不僅不能進行基礎設施建設，信息化建設更是“一紙空談”。

（三）檔案管理人員流動性較大。由于檔案管理工作相對枯燥單調，某種程度上不如其他崗位晉升空間大，部分管理人員人為發展前景小，工資增長慢，導致工作積極性低，使得檔案管理隊伍流動過于頻繁，人員流動性大，思想不穩定，給管理工作帶來了一定的影響。一些高校為了甚至將非專業的“閑雜”人員配置到檔案管理部門，這極大地阻礙了檔案管理的發展。

二、高校學生檔案管理工作存在的問題

（一）信息化建設基礎設施過于陳舊。目前，高校學生檔案管理信息化建設雖然有一定的發展基礎，但學生檔案的整體信息化發展和管理目標還不太明確。在一定程度上，高校學生檔案管理水平難以實現真正提高。

（二）高校學生檔案信息服務內容不完善。許多高校學生檔案管理部門都配備了計算機設備，但這些設備只能提供一些簡單的用戶信息查詢、瀏覽等基本業務，綜合利用效率水平不高。

（三）信息技術資源建設滯后。高校學生檔案信息系統數據庫中存儲的數據種類繁多，許多硬盤設備存儲容量有限，無法有效滿足海量檔案信息資源的存儲。

三、高校學生檔案的信息化建設策略

（一）建立明確的管理職責制度。為了促進檔案管理的科學化發展，學校領導要重視檔案管理工作的有效開展，要把檔案管理工作規劃到學校的管理工作中去。促進檔案管理與其他工作相結合，同時根據檔案的內容和特點，合理開展層次劃分和信息化建設規劃工作，形成全面的檔案建設體系。

同時，要根據檔案管理的現狀，完善管理制度。為促進檔案管理信息化建設的發展，高校需要根據國家制定的《高校檔案信息建設對策》，優化和完善自身形成的檔案管理體系。完善各種信息系統建設，為實現信息化檔案管理奠定堅實基礎。

（二）實現電子檔案與文件一體化建設。開展檔案信息化建設，首先要實現檔案一體化的目標，提高管理的先進水平。計算機信息技術的基本條件是硬件和軟件。通過實現全面的網絡管理，可以提高檔案信息管理的效率。所謂文件一體化建設，是指利用計算機網絡對檔案進行處理和歸檔，保證電子文件的完整性。從文件信息的生成到歸檔，整個過程都需要檔案管理人員的監督。在監督過程中，文件檔案的管理可以由不同的人員來完成，職責明確，分工制度明確，實現電子檔案與文件的一體化建設。

（三）制定出適應高校改革和發展的檔案管理制度。為了制定出適應高校改革和發展的檔案管理制度，必須加強對檔案信息資源的開發和利用。首先，要充分利用現代化信息技術來對檔案進行分類。根據檔案的不同類型，針對現行的文件進行掃描和存儲。其次，要建設各種信息資源，合理利用計算機信息技術。檔案目錄數據庫的建立，促進了檔案資源的層次劃分。根據檔案的時效性和重要性，建立檔案子數據庫，更好地查找和利用檔案。三是開展全文檔案數據庫和多媒體數據庫建設。針對各類檔案，建立相關檔案數據庫，在學校實現檔案查詢和共享機制。四是電子檔案的歸檔管理。檔案管理部門要根據檔案管理的實際情況，加強電子文件的歸檔、登記、保管和管理。最后，提高檔案利用率，推動電子檔案成為學校檔案管理的重要途徑。

（四）加強檔案管理人員的培訓。高校檔案管理必須與時俱進，適應社會發展趨勢。因此，有必要引進技術能力強的檔案管理人員，建立一支高素質的檔案管理隊伍。組員應包括專業檔案管理人員、網絡信息技術人員等，為促進管理人員和技術人員具有創新思維和廣闊視野，有必要對他們進行針對性的培訓。通過培訓教育，提高員工的技能和能力，促進員工熟練使用計算機設備、檔案管理軟件等。最后，還要將員工的工作效果和培訓效果與薪酬獎勵和晉升相關聯，以此來提高員工的積極性。

結束語

綜上所述，檔案是高校的重要資源。隨著時代的發展，傳統的紙質檔案管理模式已不能適應時代的發展。在信息技術背景下，檔案管理工作要抓住信息時代帶來的機遇，積極探索和創新管理模式，提高管理工作的效率和質量，突破傳統檔案管理工作的局限性，與時俱進，實現檔案管理工作的最大價值。同時，實現檔案管理的可持續發展，也能促進高校的發展。

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