高校檔案信息化存在的問題及應對策略

[摘 要]由于人財物資源配置不均衡等因素的影響，當前高校檔案信息化工作存在整體發展較為緩慢、檔案信息化工作缺少總體規劃、所需的軟硬件設備陳舊、檔案管理系統缺乏妥善維護等問題。基于此，在學校信息化建設規劃中制定檔案業務的發展規劃，需要爭取必要的資金支持，改進安全保障體系，豐富檔案數據資源，完善檔案管理系統，提高服務質量。

[關鍵詞]高校檔案工作;信息化;問題;建議

[中圖分類號]G434 [文獻標識碼]A [文章編號]1008-7656（2019）05-0090-04

一、高校檔案信息化工作現狀

高校檔案信息化是指高校檔案部門按照國家檔案行政管理部門頒布的法律法規和行業標準，依靠先進的技術和方法，對高校檔案信息進行充分發掘、有序整理，實現檔案信息的數字化和網絡化，并最終給利用者提供便捷的檔案服務[1]。

隨著信息化工作的快速發展，高校檔案信息化也取得了長足的發展，作為“智慧校園”的重要組成部分，國內眾多高校均已開展了檔案信息化建設工作，購買了電子檔案管理軟件，配備了檔案管理所需的服務器、磁盤陣列、光盤庫等硬件設施以及打印機、掃描儀等終端設備。同時，檔案信息化也從最初的機讀目錄建設發展到目前的全文識別、全文檢索，使館藏檔案的查全率和查準率均有了大幅提升，使檔案工作在服務學校中心工作方面發揮的作用越來越大。以陜西省為例，全省共有本專科院校95所，截至2017年，西安交通大學、陜西師范大學等73所高校都已開展檔案信息化工作，占該省高校總數的76.84%;其中，66所高校購置了南大之星、科怡等檔案管理系統，53所高校啟動了全文數據庫建設，已達到全文識別、全文檢索的級別[2]。

但我們也應意識到，還有一些高校檔案機構檔案信息化工作處于起步階段，發展中還存在困難需要解決。總體而言，高校檔案信息化工作有待進一步加強。檔案館還不能適應高校信息化對其職能和功能的要求[3]。

二、高校檔案信息化工作中存在的問題

（一）檔案信息化軟硬件建設存在的問題

1.資金投入不足。有的高校檔案館信息化項目在立項時申請的項目資金僅夠用于信息系統開發、服務器、磁盤陣列的配備等。一旦系統建成，后續即使有資金撥付，也僅夠用于對館藏部分檔案進行數字化加工，缺少用于系統更新換代的經費，久而久之，導致檔案管理系統運轉緩慢，與最新的瀏覽器、數據庫等無法兼容，應用體驗下滑，安全漏洞增多，最終使系統被棄用或處于半廢棄狀態。

2.安保機制需要進一步加強，提高安全風險防范力度。部分高校檔案館在進行檔案系統開發過程中，主要將精力放在檔案的收集、整理、鑒定等業務功能上，而忽視了信息安全方面的投入，具體表現在以下三方面。一是制度建設有待加強。個別高校習慣于傳統環境下的檔案安全策略，面對信息時代的電子檔案安全敏感度不夠，對檔案外包公司缺少全面、嚴謹的規章制度。二是保障檔案安全的設施配備不齊全。門禁、監控等安保設施配備不到位，也不注重對其存儲介質的質量進行規范，這些都對檔案的安全構成了潛在的威脅。三是檔案管理系統的風險防范能力有限，有的系統在建設過程中沒有通盤考慮使用系統的所有角色，導致系統權限劃分簡單，沒有遵守最小授權原則，分配多個超級管理員且對其行為無有效管控措施。

（二）應用系統建設存在的問題

1.高校業務系統與檔案管理系統信息共享程度有待進一步加強。個別高校在檔案信息化建設過程中，也未與業務部門及時溝通，導致檔案管理系統建設時無法與業務系統有效對接，進而給本校信息資源的整合開發帶來不便。

針對上述問題，有些高校檔案館退而求其次，不再將重心放在推進檔案信息系統與業務系統的互聯互通上，而是以傳統的檔案管理方式為主，結合已有的檔案信息化成果，不再考慮構建連通各個業務系統的檔案管理系統，而是在之前利用電子目錄檢索利用的基礎上，升級為利用單機檔案管理系統進行檢索。但檔案館將檔案工作的重心放在館藏檔案的數字化上的做法，相比之前來說，雖然增加電子原文的查詢數量，但是管理對象依舊是以傳統載體檔案為主，無法滿足使用者多樣化的工作需求。

還有的高校檔案館將檔案管理系統嵌入到業務系統或學校的辦公平臺上，作為其中的一個功能模塊。這種方案表面上看似不錯，但實質上會使檔案系統缺乏一定的獨立性，當學校新增其他業務系統時，便難以再與其連通，不利于未來的進一步發展。

2.系統后期維護依然存有上升空間。個別高校開展檔案信息化工作較早，但自其檔案管理系統自研發上線后便不再更新，導致系統后臺數據庫、前端瀏覽器無法兼容高版本，系統安全性也隨之降低。此外在前端設計方面，沒有充分考慮檔案網站的專業性，版塊設置上存在非檔案專業信息過多、過雜、檔案信息版塊設計過少等問題，如展示有學校的綜合新聞信息，卻沒有展示館藏實物、機構沿革等與本校檔案工作相關的內容。有的高校網站檢索功能過于單一或形同虛設，無法檢索館藏檔案信息。

（三）數字檔案資源建設存在的問題

1.支撐數字檔案資源開發建設的規章制度有待進一步完善。信息化背景下的傳統的檔案管理規章已不能完全應用于數字檔案資源的建設。比如在非網絡環境下的檔案資源建設不需考慮對檔案的元數據等背景信息制定專門的方案，在檔案信息的傳播、復制方面也較好控制。但在互聯網環境下，由于信息復制傳播快，發生泄密事件難以控制，不安全因素高等特點，針對數字檔案資源建設的規章制度不但要充分考慮網絡環境的特點，還要制度先行，在檔案信息受控的前提下進行檔案資源建設。

2.館藏檔案數字化工作進展有待于進一步發掘潛能。高校每年會產生大量的檔案，但個別高校在檔案數字化方面缺乏持續性和連貫性，隔若干年才會開展一次檔案數字化工作，從而對利用者查找檔案帶來不便。長期無法查找若干時間段或某個范圍的檔案，必然降低用戶對系統的使用粘性，轉而退回到傳統的借閱利用方式以降低時間成本。還有高校在檔案數字化過程中，對館藏同一年度或同一保管期限的檔案挑選出自認為比較重要的檔案進行數字化，這就使得檔案提供利用過程中，隨著時間的推移，不管是檔案館工作人員還是借閱利用人員均難以確定某范圍的檔案是否全部數字化，抑或在檔案管理系統中未檢索到的檔案是否有相關實體，進而導致一旦在檔案管理系統上未查到某檔案，不得不再翻閱紙質目錄二次查找，未享受到檔案信息化的便利，反而增加了工作成本。

（四）高素質專業人才需要增加

信息環境下的檔案人員單靠檔案專業知識已難以應對檔案信息化工作，以致于個別高校檔案人員在開展信息化工作過程中對項目管理知識、軟件開發知識、信息系統集成知識等缺乏深入了解，在與系統集成商溝通過程中，無法充分與系統開發商進行需求溝通，導致系統開發中存在所需與所實現略有不同的問題。因此，檔案館在人才培養及選擇方面，應根據時代的變化，有目的地選擇或培養跨學科的人才。

三、推進高校檔案信息化工作的策略

根據目前信息化工作的發展趨勢，高校檔案信息化工作應以《數字檔案館建設指南》為指引，切實開展基礎設施建設、應用系統建設、數字檔案資源建設、保障體系建設，在建設過程中需要檔案部門、信息管理部門、各業務部門和保密部門共同參與實施[4]。

（一）最大程度爭取人財物支持

檔案信息化的軟硬件建設最根本的還是必要的人財物支持，因此檔案館應積極利用一切機會，爭取校方對檔案信息化工作的理解與支持。同時在信息化建設立項、實施過程中最好能夠納入本校信息化項目中，這樣可以減少招投標等工作環節，將精力集中于檔案信息化工作上。此外，對項目資金的使用要充分規劃，既要保證系統建設有充裕的資金，還要為系統升級、維護留有必要的經費;既要考慮將存量檔案盡快全部數字化，還應顧及增量檔案的數字化費用。

（二）不斷加強安保體系建設

首先，要配備安保所需的必要設施設備。隨著信息技術的發展，安保設施也在不斷升級換代，指紋識別、人臉識別、遠程監控等技術可考慮在機房等存放檔案數據的核心部位安裝應用。其次，對使用檔案管理系統的任何用戶都要按照最小授權的原則劃分級別及權限。目前，一般倡導分角色的方法進行權限分配，即設置系統管理員、安全審計員及檔案管理員三個角色，其中系統管理員負責檔案管理系統的更新維護，安全審計員負責對系統管理員及檔案管理員的行為進行監控，檔案管理員則負責對用戶對檔案的增、刪、改、用等行為進行管理。通過三個角色的互相制約，以確保檔案的安全、真實。再次，由于目前購買第三方服務的方式已經非常普遍，檔案館人員還應對外包工作提供指導，檔案館與高校、專業公司三方之間應加強溝通，定期召開協調會議，并制定具體明確的標準，讓工作人員有章可循，確保檔案外包工作的規范化和科學化。外包工作開展過程應根據項目管理的方法，由項目實施單位定期匯報工作進展，對工作中遇到的問題及時通過會議、現場調研等方式研究解決[5]。

（三）加強檔案管理系統建設

在檔案管理系統建設方面，需要考慮系統的布局方式，對于沒有分校的高校可考慮集中式布局，即將檔案管理系統布局在校機房或檔案館，由學校信息化部門統一維護管理，各業務部門只需定期上傳數據即可，此舉可以減少系統維護成本。對于有分校的高校可考慮采用分布式布局的方式，由于檔案的利用特征為誰產生誰利用較多，因此每個院校利用率最高的檔案一般是與本校相關的。采用分布式布局可以緩解系統的壓力，同時一旦分校的網絡或設備出現故障時，不會對總部檔案產生影響。

在系統集成商的選擇上，重點考慮以下三個方面。一是系統集成商相關項目經驗是否豐富？可以要求集成商提供開展高校檔案信息系統建設的案例，如果相關案例較多，且用戶評價較好，可作為候選對象。二是系統集成廠商在本地是否有服務點？由于檔案管理系統的特殊性，在系統使用初期以及使用較長時間之后，問題數量會不斷增加，如果廠商在本地沒有相關服務點，必然會給用戶的使用帶來不便。三是系統集成廠商的售后承諾是否較其他廠商更具優越性？系統建設重在維護，后期的維護承諾如果比較優越可以大量節省本校的維護成本。因此也是需要重點考慮的因素。

（四）豐富館藏數字資源，提高利用效果

加強館藏資源是檔案信息化工作的重中之重，只有以豐富的館藏為依托，檔案利用者才能享受到信息化建設的成果。而豐富館藏資源，一要在確保傳統接收渠道的基礎上，主動出擊，加大電子文件的收集力度，這樣可以節省對檔案信息二次加工的時間。二要向社會開展檔案征集活動，對散落在外或保存在個人手中的檔案，通過征集、數字化加工等手段，在豐富館藏的同時，讓更多人得以利用。三要優化檔案管理系統，使之在檢索策略上不斷升級，能夠為利用者提供更有針對性的內容，以提高用戶體驗滿意度。

此外，檔案信息化建設應樹立開放共享思維，檔案作為一種重要的信息資源已是不爭的事實，檔案的利用是實現檔案價值的唯一方式。長久以來，檔案工作者一直致力于檔案的利用服務，高校檔案館可借鑒其他領域檔案工作中的利用方式，提供多元化的信息共享服務，促進檔案利用。此外，高校檔案館也可在已有編研成果上想辦法、出奇招，結合信息部門的技術力量，通過數據分析、挖掘等技術提供個性化產品[6]。

（五）完善服務管理機制

一要培養和引進復合型工作人員。檔案信息化工作絕非檔案館單獨便可實施的，需要與本校的信息化部門、保密部門、各業務部門以及信息系統開發公司等相互配合，才能確保信息化工作的預期效果。因此，作為高校檔案工作人員，不但要熟練掌握檔案專業知識，還要對互聯網技術、軟件開發技術、項目管理技術等均有所了解方可更好地開展工作。二要建立以用戶為中心的理念。要明確檔案保存的最終目的是提供利用，因此在系統、界面設計上要充分考慮用戶的使用習慣，將用戶放在對檔案工作不熟悉的角度去考慮用戶的使用習慣，而非以檔案人員的視角去進行系統設計，以此確保用戶對檔案管理系統的使用粘性。還要建立用戶使用效果反饋機制，以便定期收集用戶需求，不斷完善、優化系統，提升系統使用滿意度。

[參考文獻]

[1]孟祥喜.民航系統檔案信息化建設策略[J].辦公室業務，2018（11）.

[2]鄭勇.陜西高校檔案工作紀實（1988-

2017）[M].西安：陜西師范大學出版社，2018.

[3]連念.高校電子文檔管理機制創新實踐探索[J].檔案學通訊，2013（6）.

[4]國家檔案局.數字檔案室建設指南（檔發〔2014〕4號）[Z].2014.

[5]史江，秦慧，趙德喜.歷史檔案數字化進程中的業務外包問題探索[J].檔案學通訊，2010（1）.

[6]朱毅凱.論數字化校園建設背景下高校檔案館的角色轉變[J].檔案學通訊，2009（6）.

[作者簡介]蔣周凌（1983-），女，廣西桂林人，廣西廣播電視大學教師，館員，碩士，研究方向：檔案管理、檔案利用。

[責任編輯 時錦雯]