淺析科技檔案管理工作中存在的問題及對策

郭亞楠 王會玲

摘要：當前社會信息資源在獲取的途徑上主要依靠檔案資源，因此科技檔案的管理手段得到了較大的關注度，在當今世界的其他國家，檔案管理已經應用了集中管理的形式，這對于我國數量大、領域廣的檔案管理工作帶來了一定程度上的便捷，同時也能夠將管理的效率進行提升，在一定程度上對科技發展起到了促進作用。基于此，本文主要探討了科技檔案管理工作中存在的問題及對策。

關鍵詞：科技檔案;問題;對策

中圖分類號：R821.7+9? 文獻標識碼：C

引言

科研單位要想在自身的發展過程中保證社會地位和發展的基礎實力，就要重視科技檔案的管理工作，要結合現代化發展的社會需要，以及企業自身的發展水平，探究并發現目前檔案管理工作中的缺點，并及時的進行管理意識、技術以及制度上的創新，在對策的實施方面，要切合實際情況，保證措施能夠行之有效，才能保證科技檔案管理工作促進科研發展進步。

1科技檔案管理工作中存在的問題

科技檔案管理在經濟的發展帶動下，已經逐漸的開始了創新，但是在創新的過程中，應該緊緊的把控住自身的實際問題，結合自身發展的特性進行創新，杜絕照搬照抄的情況。結合當今科技檔案管理的現狀來看，其具有較大的變動性、真實性問題的同時，還存在著其他的問題。

1.1資料整理不規范、不達標

科技檔案相關執行標準、各項規章制度宣傳普及工作缺失或做得不到位。部分科研項目組對相關檔案制度不了解，又未能在項目研發初期結合本項目組實際情況指定專人負責檔案的收集積累工作，以至于造成責任不明確、不到位。因為沒有制度約束、參考，長期處于隨心所欲，任性收集整理的狀態，又因為沒有相關規范標準可依只能根據自己的想法隨性收集，隨意整理，造成整理不規范、不達標，嚴重影響了科技檔案的質量。

1.2資料收集不齊全、不完整

由于檔案管理人員到科研工作第一線宣傳指導工作不力，科技檔案管理相關制度、規范缺失，再加之科研項目組資料收集責任不明確，造成科技文件資料收集不齊全、不完整。筆者在實際工作中發現，推廣、應用（橫向）項目相較于重點科技攻關項目，其文件材料的缺失率更高。

1.3檔案利用率不高

目前多數科技管理部門對科技檔案以保管為主，科技檔案工作歷來重保管，輕利用。首先，作為科技檔案的主要利用者—科技工作者對科技檔案利用的主管意識不強，很少到檔案館去查詢、利用科技檔案信息。其次，因為科技檔案收集和編纂工作開展不夠。截至目前，科技檔案管理相關部門依舊存在不能及時收集檔案文件的問題，導致在需要時不能滿足工作所需，而保存的部分內容因含金量低，保密性差，有價值的信息沒能開發出來，無法實現科技信息資源的共享，起到相應的作用，利用率不高。

2 提高科技檔案管理水平的相關對策

在科技檔案的收集整理及移交歸檔工作中，要嚴格遵循科技檔案的自然形成規律，并注意保持科技檔案之間存在的有機聯系，進而確保科技檔案完整、準確。在科技檔案管理工作開展中，有關領導和檔案管理人員應該提高檔案工作重要性的認知程度，只有這樣才能確保各項工作更加高效開展。

2.1完善科技檔案信息管理系統

良好的科技檔案信息管理系統，應該能夠涵蓋科技檔案管理工作的各個環節，在管理模式、管理平臺、信息收集、儲存以及管理技術方面都應該進行嚴格的制度把控，還要在檔案管理的思想意識方面進行重視，將各個企業中的科技檔案管理觀念進行充實，并及時的將現代化的管理技術、先進的管理想法和創新意識進行落實，才能夠保證管理制度有效的實施，并達到最初既定的目標。

2.2 加強對科技電子檔案的認識

企業在科技檔案管理過程中，應重點加強對科技電子檔案的收集歸檔工作。隨著我國社會信息化程度的不斷提高，企業科研工作的電子信息化程度日益加深，科技電子檔案產生的數量正逐步超過傳統的紙質檔案，成為企業科技檔案的主要形式。在此情況下，企業檔案管理部門應清晰地認識到電子檔案是未來檔案工作的重要內容與發展趨勢，一方面要加強宣傳教育，使企業檔案工作人員正確認識電子檔案，增強對電子檔案的信任度并提高對電子檔案價值的甄別能力，擴大科技檔案的收集歸檔范圍;另一方面，考慮到企業科研工作中形成的電子檔案種類繁多、數量巨大、格式特殊，在檔案收集歸檔過程中，應采取靈活的處置措施。如針對科技管理類的電子檔案，可采取“雙套制”，即電子檔案與紙質檔案雙套保存;而一些單位內部使用、不涉及法律問題的電子檔案，或價值不大、短期保存的電子檔案，或數量巨大、無法打印保存的電子文檔，不應強制雙套保存，應創造條件以數字化的形式進行存檔。

2.3 重視企業科技檔案中過程性檔案的收集歸檔

科技檔案是對企業科研工作過程及結果的記錄，是企業科技工作的重要依據。企業科技活動的過程性材料，雖然不是最終的科技成果，但卻記錄了企業科研過程中所采取的思路、步驟及方法等，涵蓋了企業科研活動的方方面面，是企業極其寶貴的信息與知識財富，其中有些科技創新的經驗、教訓，甚至比最終的科研成果更有價值，對企業持續的科技創新具有重要的參考價值與借鑒意義。因此，企業在科技檔案收集歸檔過程中，要重視將科研活動的過程性文件列入檔案收集歸檔的范疇，如科研工作日志、階段報告、進展報告、實驗數據、數據計算、中間性材料等;而且在科研項目驗收中，不僅要驗收最終成果檔案，還要驗收過程性檔案。

2.4 堅持企業科技檔案管理的利用服務導向

企業科技檔案的價值只有通過開發利用才能得以實現，只藏不用謂之無用。對于企業檔案管理部門及檔案工作人員來說，管理科技檔案的最終目的也應是服務于企業的科研工作。因此，在科技檔案管理實踐中，企業檔案部門及相關管理人員要轉變“重藏輕用”的檔案管理觀念，樹立以需求為導向、以服務為核心的工作理念，大力開展企業科技檔案的開發利用工作，滿足企業科技創新對科技檔案的利用需求，將科技工作者的滿意度、對科技工作的支持度作為工作質量與服務水平的主要評價標準。

2.5提高科技檔案管理人員素質

人員管理是科技檔案管理中最基礎，也是最重要的環節。管理制度以及管理體系都是由人指定的，那么就要從最基礎的人員方面進行入手，首先，將科技檔案管理人員的基礎知識水平進行提升，可通過培訓、考核等方式。其次，在管理人員的工作態度以及個人素質方面，也應進行把控，可以在人員入職過程中進行素質考核，在工作中建立業績制度、薪資制度，保證管理人員能夠擁有工作積極性。在精通管理技術、了解管理知識的同時，擁有工作的熱情，才能夠保證制度、體系的完善。

結束語

在當今的檔案管理模式中，科技檔案管理是比較普遍的形式，并且在現代化信息技術發展的同時，科技檔案管理的形式也逐漸向著信息化的方向發展，但是現代化發展具有時效性和緊迫性，這就導致了科技檔案管理出現了諸多的問題，因此必須結合相關的實際情況，將這些問題進行解決，才能夠保證檔案管理工作能夠得以實施。

參考文獻：

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（作者單位：1山東省菏澤市鄄城縣民政局2.鄄城縣自然資源和規劃局）