關于高校檔案管理質量保障體系構建的分析

摘 要：在高校管理工作當中，檔案管理是高校管理的基礎以及重要組成部分，高校管理的質量直接影響著高校人才的培養和高效發展的方向，高校的檔案不僅僅記載著高校人才培養的步驟，也記錄了教職工員工的智慧結晶。本篇文章就分析了我國現階段高校檔案管理工作的弊端，并且根據我國高校檔案管理中存在的問題，提出了一系列的解決措施。

關鍵詞：高校檔案;管理;保證體系;分析

一、高校檔案管理工作現狀

在高校的建設工作當中，高校檔案管理工作十分重要，高校的檔案管理不僅僅記載著高校人才培養的計劃以及各種科研成果，同時在各種各種活動開展過程當中也起到了引導作用。高校檔案指的是高校從招生、教學、管理等活動當中直接形成對學校、社會有價值的文字和圖表，這些文字和圖表記載著高校發展的歷史以及發展方向，對高效的建設有著巨大的推動作用，高效的檔案不僅僅記錄了需要發展的歷史，同時也凝聚著全體教職工的心血和智慧結晶。隨著互聯網技術的廣泛應用，高校檔案的管理工作也有了一定的進步。由于高校檔案在高校中有著很重要的地位，高校檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰和機遇，傳統的高校檔案管理方法已經不能適應現階段社會教育改革的新需求。因此，高校的各個部門應該在這樣的環境下，不斷創新提高高校的檔案管理水平，實現檔案管理里工作的可持續發展。

二、高校檔案管理中存在的問題

高校管理層面上的檔案意識薄弱。很多高校并沒有按照相應的規定進行檔案的歸檔，有一些高校即使制定了相應歸檔的準則，但是并沒有落到實處。除此之外，大部分高校檔案管理人員的服務意識非常薄弱，對高校檔案的建議和管理缺乏足夠的認識，只能做一些常規性的歸檔工作，這種情況十分不利于高校檔案的管理。

高校檔案管理工作缺乏長期性的發展規劃。眾所周知，高校檔案管理在高校發展中有舉足輕重的地位，所以，其深受各領導管理人員的重視，管理工作較之前相比有著很大的提高。雖然這些工作在短時間內取得了一定的成效，但是由于管理的持續力不足，缺乏長期性的規劃，很多管理工作的干部對檔案管理存在認識錯誤，甚至其中部分人錯誤的認為檔案管理的存在無意義，缺乏檔案在學校中的認識，最終造成檔案管理工作只是停留于形式，起不到真正的管理作用。

檔案管理工作不夠規范。目前，高校檔案管理程序不夠規范化，制度化。例如，收集工作不嚴謹，不規范，在檔案收集的過程當中，由于檔案管理制度的落實不到位，就會出現某些檔案想交就交，不想交就不交的現象。其次就是檔案整理不規范。由于檔案整理人員的專業素質較差，在整理檔案時缺乏一定的規范性和有序性，這就使得高校檔案管理工作較為混亂，管理人員整理出現的檔案內容與實際整理的文件不能對應，甚至會出現卷內資料漏失的現象，最后就是檔案保管不規范。由于檔案管理人員對于檔案外借不夠嚴格，檔案出現了不能按期歸還的現象，因此造成學校內部檔案材料不齊全或是不完整的現象。

檔案管理硬件設施落后。由于許多高校的管理人員對到案管理存在錯誤的認知，對檔案管理事業的經費投入不足，就使得檔案管理的各種設施十分落后，沒有辦法滿足檔案庫房的實際需求在庫房中很容易發生，檔案的丟失和損壞。

檔案管理手段落后，信息化程度不高。目前我國高校的檔案管理工作人員中，使用傳統的手工管理方法的現象依然普遍，這樣不但增加一定的工作量，且無法提升工作效率。隨著信息技術的廣泛應用，傳統的手工高校檔案管理方法已經不能滿足現今時代的發展需求，因此，我國目前高校的數字化管理和理想狀態存在著很大的差距。

三、高校檔案質量管理保障體系的構建

建立健全高校檔案管理的體系和高校檔案管理規章制度，建立科學有效的管理體系有助于檔案工作再高校的開展。學校在開展到管理時，首先要建立健全各種管理體系和保障制度，可以設立專門的管理機構，這一機構具有公開性，受其他各部門的監督，并且在電子科學技術飛速發展的今天，互聯網技術應用到了各行各業，傳統的高校檔案管理技術已經不能滿足現階段社會發展的實際需求，因此，為了保證高校檔案管理的蓬勃發展，檔案管理工作必須進行不斷的改革適應當前的管理局勢。同時，要使檔案管理制度建立在符合實際情況的基礎上。規范制度化的檔案管理和逐漸完善的管理機制，使得檔案管理可以更好地服務于社會和學校。學校在進行檔案管理時，也應該充分利用地方立法的權限，建立起一套具有學校特色的檔案制度使得檔案管理走向規范化和科學化。

加強當管理團隊建設，明確團隊績效考核和獎懲機制。在檔案管理過程當中，檔案管理人員的職業素養以及管理能力在質量管理體系當中起到了十分重要的作用，因為這些管理人員的職業素養直接影響著高校檔案管理的質量。因此，高校就應該重視和不斷加強檔案隊伍的建設，提高檔案管理人員的綜合素養以及管理創新能力。比如說在高校檔案管理開展之前，要加強檔案管理人員的崗位前培訓以及繼續教育，不斷豐富崗位人員的知識以及管理能力。除此之外，還有加強對科學技術以及云計算等新型科學理論的學習，使得檔案管理人員可以運用現代化的思想，為高校檔案管理工作服務，不斷培養檔案管理人員的創新思維和創新能力。最后，學校還應該建立檔案工作的檢查以及獎懲機制，對于懶散和不重視檔案管理工作的人員進行處罰，而對那些積極認真，善于管理的人員給予表彰和獎勵。提高管理人員的工作積極性，為自身構建出一支具有優良作風，敬業職守的高校檔案管理人才隊伍。

實現檔案管理的科學化。利用信息化技術管理高校檔案。隨著我國現階段社會經濟不斷的發展，各種信息設備融入到了人們的工作和生活當中。檔案管理也不例外。新新設備以及信息技術給人們生活帶來的巨大的便利，因此，在高校檔案管理工作當中也應該應用先進的信息化管理技術，使得高效的但管理真正適用于現階段的時代要求。因此，在進行檔案管理之前，高校就應該促進檔案管理人員培養信息化的管理工作理念，認真落實檔案管理的信息化工作方式，比如說在建立檔案管理系統時，一定要對檔案的建立質量進行嚴格的把關。

由于傳統的檔案管理一般都是紙質檔案管理，這就導致檔案的使用價值和利用價值的發揮受到了很大的限制。因此，傳統的檔案管理方式已經不能滿足我國現階段信息化的社會需求。除此之外，由于高校檔案具有一定的復雜性，傳統的檔案管理會擁有極大的采集量，使得工作人員的管理壓力很大，加大了管理人員的工作復雜性，工作人員在這一期間很容易出現差錯，而信息化的檔案管理模式可以大大減少工作人員的工作壓力，減輕工作人員工作的復雜度，高校通過引進各種先進的信息化技術，真正意義上實現了檔案的自動化歸類，提高了檔案管理人員的工作效率以及檔案管理的質量。除此之外，高校還應該開發檔案信息發布網站以及微信公眾平臺等，利用這些方式對檔案信息資源進行有效的整合，開發和利用，還可以建立智慧檔案，促進高校檔案管理向智能化和精細化轉變。利用這種方式可以開發各種民生檔案，以此實現網絡上的檔案資源共享。此外，還可以建立網上展廳，向外界人士展示學校發展的歷史以及各種科研成果，提高高校檔案公眾服務的能力和水平。

提升檔案安全保障監管能力。為了真正提高高校檔案管理的工作質量，就應該實現高校檔案的信息安全保障。為了實現這一目標，高校就應該在檔案管理工作當中配備現代化的安全管理設備，采用先進的保密技術和材料，積極改進目前的檔案管理保密的環境。其次，還應該建立健全各種檔案安全制度，形成人防，物防和技防三位一體的檔案安全保障體系。管理人員也應該利用各種新型的手段保障檔案的安全。建立健全檔案信息管理系統安全保密防護體系。高校要加強檔案信息公開發布保密審查，確保高效的個人檔案信息開放，并且可以安全利用到服務當中。另外，還要建立健全檔案安全應急處理機制，保證檔案遇到被盜風險時，可以及時采取應急措施，確保檔案受到危害時可以被優先搶救和妥善處理，最后還要不斷建立和完善檔案滅被機制，做好各種重要檔案的數字化登記備份工作。對于重要的電子檔案和數字化成果進行實時的備份，全面提高高校檔案安全保障的水平，確保高效的檔案可以被安全的管理和利用。

加強檔案的利用工作，積極開展檔案研究。我國高校檔案部門收集檔案的根本目的是為了滿足廣大師生對檔案資源的利用需求，因此，為了加強高校檔案的利用工作，高效，就應該從檔案利用辦法制定入手，建立檔案閱覽室，為學校的學生和老師提供檔案閱覽服務。其次還要加大檔案的開發力度，根據現有的檔案，總結學校年度匯編工作，更好地保證檔案可以為學校建設服務。除此之外，還要加強檔案信息的編輯服務，利用高校的各種科研成果，加強檔案的編輯，更好的為師生和社會服務。最后，學校要開展檔案研究工作，根據某一課題積極的開展學術交流，提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識。

總而言之，隨著我國社會經濟的不斷發展，我國高校的檔案管理工作也應該滿足時代的發展變化，利用先進的信息技術，建立健全檔案管理制度保障體系，除此之外，高校也應該對管理人員進行管理技能培訓，提高檔案管理人員的創新能力，不斷建立考核機制和獎懲措施，提高當管理人員的工作積極性。最后，還應該加強檔案的安全保障監管能力，保障檔案管理工作的質量以及安全。

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作者簡介：陳秋妹（1975-），女，漢族，廣東饒平人，廣東社會科學大學助理會計師，大學本科，學士學位，研究方向：管理。