淺談基層供熱企業如何做好檔案工作

杜俊英

摘 要：在我國城鎮化不斷發展和社會不斷進步的背景下，基層供熱企業需要提高工作效率和質量，適應市場發展需求。加強檔案管理，能夠使企業在面臨轉型發展選擇時尋求科學發展路徑，使企業發展保持與時俱進。基于這種認識，本文結合基層供熱企業檔案工作特點及重要性，在分析企業檔案工作問題的基礎上對企業如何做好檔案工作的問題進行了探討。

關鍵詞：基層供熱企業;檔案工作;檔案管理

一、引言

在我國城鎮化取得快速發展、城市規模迅速擴大的背景下，集中供熱規模的配套發展促使居民生活水平得到了提升。而每個城市的大型集中供熱企業都由多個基層供熱企業構成，并隨著公司規模擴大而不斷增加，需要通過加強企業管理保證供熱順利實施。作為企業管理工作的重要組成部分，檔案工作關系到企業工作質量和效率，需要結合供熱生產管理需求進行檔案資料收集、整理和利用，從而使企業在信息資源支撐下取得現代化發展。

二、基層供熱企業檔案工作特點及重要性

1.基層供熱企業檔案工作特點。基層供熱企業檔案是企業建設、運營、發展過程中形成的各種歷史記錄，屬于民生檔案范疇，能夠為改善民生提供支持，同時也是維護人民群眾利益的原始憑證。從企業籌建開始，將形成各種文件。因為供熱工程屬于復雜工程，從立項到開工建設，直至后期竣工和生產運營，將經歷漫長周期，產生包含立項審批、招投標、工程建設、生產技術、環境評價、實物影像、文書文件等各種形式的檔案資料，具有較強專業性和綜合性，在日常供熱管理中將成為工作開展、工程驗收和評定的重要參考資料，保存價值較高。這些檔案資料以文字、圖表、電子書、影像、聲像等不同載體和形式存在，對檔案工作的開展提出了較高要求。

2.基層供熱企業檔案工作重要性。基層供熱企業隸屬供熱總公司旗下，以熱源廠為中心。作為供熱分公司，基層供熱企業需要開展分級的檔案工作，對企業基層供熱企業從籌建階段到生產運行形成的各類檔案進行管理，打好檔案工作基礎，使檔案在企業建設和生產經營中充分發揮作用。因為檔案工作的開展，關系到供熱企業能否較好進行歷史面貌的維護，與百姓權益息息相關，將對企業經濟發展產生重要影響。作為從科技和經濟領域衍生出來的重要科技信息資源，檔案能夠對企業生產經營各環節進行記錄，能夠實現各種有效、真實信息的記錄，具有一定的可靠性，實現了企業工作智慧的凝聚。在集中供熱運營中加強檔案的運用，能夠使工作的開展有據可循，同時也能為工作創新提供支持。但就目前來看，基層供熱企業檔案工作未能跟上企業建設和發展進度，導致檔案資料價值未能充分體現。

三、基層供熱企業檔案工作存在的問題

1.人員配備不足。結合基層供熱企業檔案工作特點可知，檔案管理工作內容繁雜，并且具有較高要求，需要配備足夠人員開展專業工作。但從基層供熱企業檔案管理現狀來看，普遍存在專職人員配備不到位的情況。在日常檔案工作中，企業將檔案管理當成是資料保管，由各部門人員兼職進行檔案管理。這些人員缺乏專業檔案知識，同時存在時間、精力不足的問題，造成基層供熱企業檔案管理處于業余水平。

2.缺乏完善標準。檔案工作需要達到一定的專業要求，所以需要建立相應的標準，為實踐工作的開展提供科學指導。然而目前基層供熱企業并未建立完善的檔案管理標準，以至于檔案管理工作未能得到統一管理，工作中出現了無章可循的問題，導致人員難以準確把握各類文件歸檔范圍、保管期限等情況，未能按照統一標準進行檔案整理，給檔案資料的后期利用帶來了困難。面對基層供熱企業分級檔案管理工作好壞不一的問題，供熱總公司并未適時提供指導，導致企業檔案工作始終處于摸索階段，未能取得實質性的進展。

3.崗位培訓缺失。在信息化時代，檔案工作逐步取得的轉型發展，需要通過加強人員繼續教育保證人員能夠適應新時期檔案工作開展需求。但目前基層供熱企業檔案工作存在崗位培訓缺失的問題，在檔案管理崗位未能得到企業認可的情況下，崗位培訓工作未能得到重視。在檔案館每年一次的檔案專業培訓活動中，參加的檔案管理人員少之又少。培訓工作缺失，使得檔案工作人員發展空間有限，對崗位認可不足，造成了檔案管理崗位人員流動性大的問題。在人員交接過程中，由于缺乏管理規范，造成檔案管理陷入混亂。

四、基層供熱企業如何做好檔案工作

1.重視檔案工作。給予檔案工作足夠的重視，是解決一切檔案工作問題的基礎。基層供熱企業應當以全面發展眼光看待檔案工作，認識到在社會經濟轉型發展階段檔案資料是企業寶貴財富，需要通過加強檔案工作推動企業創新發展，從而應對企業發展面臨的各種挑戰。在此基礎上，企業才能加強檔案管理專職人員配備，調動人員工作的積極性，使人員主動在工作中發揮能動性和創造性，在加強本職工作的同時，體現檔案利用價值。作為檔案管理人員，需要端正自身態度，肩負其發揮檔案作用的工作使命，在較好開展日常檔案工作的基礎上，參與到檔案編研工作中，實現供熱文件匯編，開展制作單位大事記和基礎數字統計表等工作，體現檔案工作的亮點。創造能夠引起領導重視的工作成績，可以使領導重新認識檔案工作的價值，加大檔案工作投入，形成檔案管理的良性循環。面對企業內部檔案管理傳統觀念，檔案工作人員應當認清新形勢，提出新的檔案工作思路和辦法，敢于打破傳統條條框框下形成的檔案管理局面，推動檔案業務創新發展。樹立工作責任意識，形成崗位榮譽感和使命感，能夠使檔案工作人員工作積極性和自覺性得到提高，為檔案事業發展做出貢獻。在國有企業改制工作不斷落實的過程中，基層供熱企業檔案人員應當肩負其檔案工作職責，能夠從講大局、講政治角度出發發揮檔案資料作用，制定切合實際的檔案工作方案，促使檔案工作與機構改革同時進行，避免企業檔案因改制工作的開展出現缺位問題，影響檔案資料的完整性和延續性。

2.完善管理標準。運營中，將不斷產生檔案資料。為有序開展檔案收集、整理和利用工作，需要完善企業檔案管理標準。在實踐工作中，需要建立健全檔案歸檔制度，確保檔案資料能夠得到全面收集，確保檔案的完整性。結合以往存在的工作問題，需要提出切實可行的檔案歸檔辦法和規范，使相關制度得到細化與完善。在制度建立過程中，還應將檔案知識與供熱行業特色結合在一起，根據實際情況進行供熱站各類文件材料歸檔范圍的確定，并完成保管期限表的編制，針對不同檔案制定不同的管理辦法。根據制度標準，基層供熱企業檔案管理人員能夠明確自身責任，嚴格按照標準確定檔案收集和管理范圍，加強檔案歸檔管理，確保檔案信息價值能夠得到充分體現。為確保各項制度能夠落實，企業還應遵循“統一領導”、“分級管理”和“各自負責”的原則，由供熱總公司進行檔案工作的統一領導，對各項規章制度進行建立健全，在加強基層檔案工作監督的同時負責對基層檔案人員進行培訓和指導。按照統一標準，基層供熱企業可以分別開展檔案工作，承擔各自的檔案管理責任。根據基層供熱企業現實條件，按照檔案資料形成、收集、分類匯總和移交的順序，基層供熱企業需要對檔案工作流程進行建立和完善，針對各管理環節提出規范化的要求，由檔案工作崗位人員負責進行各部門工作任務的協調，明確部門人員職責和義務，使檔案工作開展的規范性得到保證。在檔案交接方面，需要建立相應制度明確檔案流向，要求人員完成檔案移交目錄的編制，嚴格履行檔案交接程序，完成相應文據的簽署。通過建立可靠、可行的制度環境，能夠對基層供熱企業檔案工作進行整合，加強工作的同步管理。

3.注重人員培訓。檔案工作質量，直接受檔案管理人員業務水平和職業素質的影響。作為基層供熱企業檔案工作人員，需要由總公司進行統一培訓，完成人員網絡隊伍的建立，為人員提供業務交流平臺，開展長效化的業務指導工作。在實踐工作中，基層供熱企業檔案工作人員需要按照總公司要求定期參加檔案館舉辦的繼續教育培訓班以及總公司組織的上崗培訓和業務培訓，在牢固掌握相關制度和標準的堅持上，負責將相關制度傳達到基層供熱企業內部，為各部門進行檔案收集、整理提供有針對性的講解，并負責答疑，確保檔案資料的準確性和完整性。為此，基層供熱企業需要將檔案宣傳工作和人員教育培訓工作納入到重要議事日程中，要求人員具備檔案管理的基本技能，同時得到良好職業道德的培養，以便在檔案工作中保持高度的責任感，體現出細心辦事的工作態度和樂于風險的工作精神，從而使檔案工作的專業性得到保證。檔案工作的開展，應當遵循“學用結合”、“按需施教”、“重視實效”的方針，積極安排檔案人員參加各種業務交流、集訓和實習活動，結合崗位需求通過多渠道開展各種形式的檔案教育培訓和實習活動，保證培訓工作的實效性。在供熱企業現代化發展的過程中，檔案管理人員應當具備現代化管理技能，加強信息文化和計算機操作技能的學習和運用，成為綜合型檔案管理人才，提高企業檔案工作效率和水平。針對檔案工作崗位，應避免輕易調動相關人員，同時加強對各部門兼職檔案管理人員的培訓，確保人員能夠按照企業管理標準進行各類檔案的分類收集和規范整理，同時加強企業檔案人員儲備，確保企業檔案工作能夠得到可持續開展。

五、結論

加強對檔案工作重要性的認識，基層供熱企業能夠運用開拓思想完善企業檔案管理工作，建立科學檔案管理制度，并通過配備專業人才提高企業檔案管理水平，推動企業的規范化發展。在此基礎上，基層供熱企業才能取得高效率和合理化的發展，應對社會進步發展的一系列改變，推動企業各項工作的科學化發展，繼而為企業長久發展提供保障。

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