無紙化辦公環境下電子檔案管理的思考

于淑敏

摘要：隨著當今社會逐漸步入了信息化時代，各種信息都已經開始使用電子的形式進行記錄.我們逐步進入了無紙化的辦公時代.現今的檔案管理也都已經開始使用電子的形式，為檔案管理帶來了諸多便利.但是隨著電子檔案管理的深入使用，一些問題也隨之出現，亟待解決.本文分析了現今無紙化辦公的優勢，對當前無紙化辦公環境下的電子檔案管理與傳統的紙質檔案管理進行了比較，探討了電子檔案管理中易出現的問題，提出了相關的建議和對策，以供參考.

關鍵詞：無紙化辦公;電子文檔;檔案管理

中圖分類號：G270 ?文獻標識碼：A ?文章編號：1673-260X（2019）05-0148-03

引言

隨著計算機技術的不斷突破，網絡技術的不斷進步，科技化的生活不斷改變著人們的傳統生活方式.現今人們提倡要保護環境，減少污染，因此無紙化的辦公環境開始興起，經過多年的發展，無紙化的辦公環境已經成為行政部門的首選.檔案管理也實現了電子化，電子檔案取代了原來的紙筆記錄的方式，使得檔案管理變得更加便利快捷.

1 無紙化辦公環境下檔案管理的優勢

在以往的檔案管理當中，不僅需要提供巨大的空間供給檔案進行存放，還需要雇傭相關的人員進行檔案資料的整理、保護等，耗費了大量的人力物力.無紙化辦公與檔案管理實現無縫連接，能夠減少檔案管理工作成本，提高檔案管理工作效率. 而在電子檔案管理當中，只需很少的人力與相應地電子設備便可以進行大量的資料信息管理，大大地節省了工作成本，并且通過專門的電子檔案系統，能夠快速地進行檔案整理，節省了時間，提高了工作效率.

2 電子檔案管理與傳統紙質檔案管理的差異

2.1 檔案歸檔存在差異

傳統的紙質檔案在歸檔的時候是在固定的時間進行分類歸檔的，這個時間大約是1年兩次，對于較為重要的檔案可以根據其所分的領域的分區進行歸檔.而電子檔案可以進行實時歸檔，也可以進行定期歸檔，文件只需要以正確的形式發送給檔案管理人員，管理人員進行登記，就可以完成電子檔案的歸檔.

2.2 保存方式與管理方式存在差異

紙質檔案在保管的過程中，要注意紙張的整潔，要進行防火、防水、防治蟲蛀發霉等多種可能對于紙質檔案造成損害的情況，而且定期要對紙質檔案進行修裱的工作，十分地繁瑣，并且會耗費大量的人力物力.電子文檔在管理的過程中，只要注意存儲設備的安全，便可以一直進行使用，而且不用擔心檔案的丟失或是出現時間過久而模糊的現象.

2.3 利用方式存在差異

紙質檔案是可以直接呈現在人們的眼前，人們只需要辦理相應的手續便可以直接獲取信息.但是，由于紙質檔案是實體化的，因此在時間與空間上具有一定的限制，無法為所有人在同一時間提供服務.而電子檔案只需進行一次信息錄入，便可以隨時隨地地為人們提供檔案信息.但是由于電子檔案是以數據的形式存在的，因此在利用時需要配以相應的設備來進行查看.

3 電子文件檔案管理存在的問題

3.1 缺乏對電子文檔及其歸檔重要性的認識

檔案的歸檔是十分重要的工作，一些單位對于自身的檔案管理沒有足夠的認識，對于電子檔案沒有進行主動地整理歸檔，甚至有些行政部門只進行檔案的建立和存儲，但是并沒有設立專業人員對檔案進行精細化管理，使得電子檔案處于混亂的狀態，使得電子檔案如同虛設.

3.2 電子檔案的法律效力沒有明確依據

紙質文件具有其被社會公認的法律效力，紙質文件的原件天然具有法律憑證性質.但是電子文檔由于其靈活和易修改的特性，很難具有相應的法律條文支持其法律效力，電子文檔至今無法具有較為強力的法律效力.

3.3 電子檔案的管理人員素質亟待提高

電子檔案的歸檔、整理、使用，都應該有專業的管理人員進行負責，但是有些行政部門為了減少人力資本，檔案管理一般是由其他工作人員來兼任的，沒有專業的技能知識支持，使得電子檔案的管理存在十分大的危險，容易造成電子檔案的損壞、損毀、丟失等情況，造成不可挽回的損失.

4 檔案電子化管理的改進措施

4.1 嚴格規范電子檔案的管理

電子檔案管理中最為重要的就是對于電子檔案的歸檔與整理.在嚴格規范電子檔案的管理上可以從以下三個方面進行：

4.1.1 嚴格遵守國家的相關規定

國家對于電子檔案的管理一直都十分關注，也發布了《電子文件歸檔與管理規范》等文件來規范電子檔案的歸檔與管理.因此要嚴格遵守國家相關文件的規定，規范電子檔案的歸檔與管理程序，及時進行電子檔案的歸檔，對于新接受的檔案文件應該及時予以整理分類，進行歸檔.

4.1.2 建立平臺軟硬件的測試、維護和管理制度

電子檔案的管理是在一定的程序運行之下的，現今企業或是單位都是選用一些可以自行設計程序的軟件由相應的公司人員進行編撰之后投入使用.因此在日常工作當中應該重點關注程序操作平臺本身的維護、測試工作制度、日常管理手段與承載程序運行的電子設備的管理等后續問題.

（1）建立操作平臺的維護測試管理制度

操作平臺并不是一成不變的.現今的科學技術十分發達，可以用日新月異來形容，每天網絡上都會有不同形式種類的病毒出現，隨之而來的便是與之相對應的殺毒軟件.電子檔案有著非常重要的影響，因此更應該加強對于電子檔案程序的維護與測試.在網絡上出現新的補丁或是安裝包的時候，程序員應該及時地進行程序的補充，安裝系統需要的補丁與安裝包，并對于新安裝的部分進行測試，查看新的程序與原有程序的兼容性，以保證電子檔案系統的正常運行.另一方面，在程序維修的過程中，有的在短時間內便可以完成，有的可能需要一段時間之后才可以投入到使用當中，因此在進行長時間的程序維修時，應該提前準備好備用的程序與軟件，保障檔案工作的正常運行.

（2）日常管理制度（程序方向）

程序是由程序員進行編寫測試之后投入使用的，而使用人員一般不是專業的計算機專業人員，在操作過程中難免會出現錯誤，對于程序的正常運行造成影響.因此在日常程序操作當中應該加強管理，規范操作人員的行為規范，提高使用人員的操作能力.同時在閑暇之余應該對于操作人員進行簡單的程序知識教育，使操作人員能夠知曉部分程序問題的癥結所在，并針對問題教授解決辦法，幫助操作人員解決在操作當中經常遇到一些問題，在減小技術人員的壓力的同時，提高操作人員的綜合素質.

（3）設備管理制度

程序運行是建立在電子設備正常運作的基礎之上的，因此在日常管理當中，還應該加強對設備的管理，電子設備的運行環境當中應該遠離易燃易爆物品，機房內應該保持干凈干燥，避免陽光直射.同時應該定期進行電子設備的清灰除塵工作，保障設備內容的干凈.其中的可替換零件應該在一定年限之內進行更換，以保障設備的使用壽命.

4.1.3 建立電子檔案管理的建設與協作機制

信息資源共享和開發利用的公眾化，是電子檔案管理的重要特征.因此，必須建立電子檔案管理的全方位協作.省級黨報集團要根據自身的實際情況和業務需求，重點建立起檔案管理部門與三個方面的協作機制：即建立與集團內部各部門之間的協作機制，由檔案管理部門負責牽頭運作，重點解決電子文檔的規范化、文檔信息資源的開發利用等問題;建立與省檔案局之間的協作機制;建立與其他單位之間的協作機制，重點解決信息資源共享和開發利用的問題.電子檔案管理的協作過程，也是電子檔案開發利用和完善發展的過程，只有建立起更加科學完善的運行與協調機制，才能更好地為內部各個部門和社會提供更加便捷的服務.

4.1.4 做好檔案備份與預留保存

在現今的無紙化辦公環境下，電子檔案是檔案管理的主流，但是電子檔案還是存在著一定弊端，一旦受到外力的沖擊，設備容易出現問題，而且網絡病毒猖獗，容易對于電子檔案進行沖擊，從而導致檔案的損毀.因此在電子檔案管理的過程中需做到以下兩點：其一，隨時做好電子檔案的備份，以應對突發事件造成檔案資料丟失，并且應該培養檔案管理人員做好備份的意識.其二，輔以“云”系統，在進行檔案資料錄入的同時，將數據資料同步到相應的“云”空間當中進行保存，保障信息儲存的同時，也加強了信息的安全.

4.2 建立嚴格的工作管理制度

創新管理制度，強化管理辦法是在新形勢下，優化檔案管理的必要舉措.只有轉變舊的管理制度與方法，建立符合現今發展需求的新制度、新方法，才能夠與時俱進，跟上時代的步伐.具體可以在以下方面進行：

首先，他們應該加強對檔案管理人力資源部門的管理.在招聘人才的過程中，部門應提高招聘要求，選擇一些高素質的專業人才，能夠對于新事物快速的學習與掌握，加快培訓部門的培訓進度.其次，在目前工作當中一些檔案管理人員的日常工作效率較低，同時領導者對電子檔案的軟件與設備的管理相對薄弱.因此，為了全面提高系統和員工日常工作的效率和質量，檔案管理應加強日常工作管理.建立嚴格的管理制度，規范工作人員的日常工作行為，實施人事審計.人事審計系統可以利用計算機系統定期審查和評估員工的技術水平和專業素質，對于工作人員的日常工作行為進行記錄，并且整理在案，在進行員工大會是進行數據公布，以提升工作人員的工作緊迫性.

4.3 加強檔案信息資源管理人才隊伍建設

4.3.1 加強檔案工作人員的專業化素質

首先應該加強檔案管理人員對電子檔案管理重要性的認識，只有正確的思想才能指導正確的行為，檔案管理人員具有足夠的認知，便能在工作過程中盡心盡力，加強檔案管理的嚴謹性.除此之外還應該加強自身對電子信息技術的學習.

另一方面，由于現今高科技更新發展速度快，電子檔案管理系統發展也十分迅猛，技術人員如果不進行及時的學習，便會出現技術遺漏的問題，從而對于系統中出現的隱患無法進行及時有效的處理.因此在工作期間，應該積極地為技術人員提供便利的條件，進行程序系統等方面的電子技術研究，從而保障電子檔案操作系統的先進性.同時在出現新型技術的時候，應該派遣相應的技術人員前往學習，以補充技術人員的知識漏洞，提高技術人員的水平，從而增加自身的專業性，來應對更多的設備系統問題.

4.3.2 提高檔案管理人員的思想素質

檔案管理工作涉及方面甚廣，且十分重要，因此在管理工作開展之前，首要任務便是樹立起工作人員正確的檔案管理意識.檔案人員作為檔案管理工作的主要負責人員，在工作當中只有樹立起正確的檔案管理意識，重視起檔案管理工作，才能夠在工作當中自律、敬業，并督促他人，共同致力于檔案管理，減少在檔案管理工作中的錯誤，確保檔案管理工作正常進行.

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