企業電子檔案管理的重要性及安全管理探析

褚鳳華

摘 要：企業檔案管理是一個企業得以良好運行的重要組成部分，尤其是在當前信息時代的大背景下，電子檔案管理已經成為了企業檔案管理的重要手段。由于電子檔案管理發展快速且受到了廣泛的應用，也隨之出現了企業在進行電子檔案管理過程的一系列問題。為此，本文指出了企業電子檔案管理的重要性，以及針對企業電子檔案的安全管理提出建議措施，旨在規范企業檔案管理，增強企業安全管理，為企業的良好運營打下基礎。

關鍵詞：企業檔案管理;電子檔案管理;重要性;安全管理

一、引言

隨著信息技術的不斷發展，檔案管理領域也順應時代發展趨勢，積極引進新技術，將傳統的檔案管理工作與電子信息技術相結合，進行了一系列的創新，在提高了工作效率的同時，也為新時期企業的發展帶來了機遇。只是電子檔案管理的過程有利有弊，隨著信息產業的快速發展，信息安全就顯得尤為重要，信息化時代網絡安全是十分重要的，電子檔案管理也是如此，做好電子檔案的安全管理工作是一個刻不容緩的工作[1]。企業不僅需要做好電子檔案的管理工作，意識到其在企業發展的重要性，也要做好相應的安全管理工作，減少信息安全事故的發生。

二、正確認識企業電子檔案管理的重要性

（一）有利于提高檢索效率，極大提高檔案管理質量

電子檔案管理與傳統的管理模式相比較，最大的特點就是智能信息化。由于其采用的是電子信息技術，所以在檢索和管理時，能夠快速的檢索到所需檔案，提高速度、節省時間的同時也能保證檢索結果的準確性，在提高檔案管理工作效率的同時也保證了檔案管理工作的質量，對于企業檔案管理工作意義非凡[2]。

（二）提高信息利用率，節約資源

傳統的檔案管理是建立在紙質和人工操作的基礎上，電子檔案管理不僅可以實現智能化的操作，在資源使用上更是減少了紙質資料的使用，開始以無紙化辦公為主。這對于我們國家注重環保的大前提，無疑是一項重要的舉動，一方面節約資源的使用，為企業檔案管理提供更方便的服務，同時也能為環保事業做出自己的一份貢獻。

（三）實現檔案信息共享與互通，充分利用資源

電子檔案管理，依托自身的信息化技術，可以實現檔案信息的共享與互通，不管是遠程檔案還是電子郵件或者傳真等，均可以通過電子信息技術快速獲得，使得距離問題不再是問題，資源得到充分利用。由此可見，企業電子檔案管理對于檔案管理工作是必不可少的。

三、企業電子檔案安全管理建議措施

做好企業電子檔案的安全管理工作是企業檔案管理工作正常運行的重要保障，做好該項工作，不僅需要工作人員自身的態度重視、技能提高，也需要企業自身不斷的創新，做好制度保障和技術支持。

（一）強化員工的安全意識，重視檔案安全管理

管理過程中，一定要有安全管理的意識，重視安全管理的重要性。如果相關員工本身就有強烈的安全意識，重視檔案安全管理，那么就會減少信息安全事故的發生。為此，企業就要對員工進行思想教育，讓相關員工從意識上意識到問題的重要性，從而在根本上防患于未然。企業領導要帶頭重視，加大對全體員工的宣傳力度，向員工普及檔案安全管理的重要性，鼓勵員工積極學習相關的法律規范，從思想上樹立責任意識，行動上自覺將安全管理作為自己的職責，切實維護檔案信息安全[3]。

（二）多途徑提高員工專業素養，提高管理水平

檔案管理需要專業的人員來勝任，不能忽略員工的專業素養。因此在進行招聘時，就應該做好篩選，招聘具有相應的計算機水平和檔案管理的人員，為做好檔案管理工作提供人才基礎。此外，在員工工作過程中，要安排相應的管理人員參與講座，了解最新的行業前沿和技術發展動態，做好技術儲備。同時，通過對員工培訓考核來促進員工加強自身專業知識的學習，從而提高業務水平，時刻保持安全意識，做到公私分明，不泄露重大機密。管理人員只有自身積極進取，不斷學習，鞏固專業基礎，樹立安全管理的意識，才能適應新時代的發展歷程，成為一名與時俱進的專業人員，為檔案安全管理奉獻自己的力量。

（三）完善檔案管理制度，明確職能分工

完善的檔案管理制度是管理工作得以良好進行的保障，應針對檔案歸檔、保管、保密等進行規定，規范員工在管理過程中相應的行為，制定安全制度防范。比如歸檔的手續，必須填寫歸檔時間、范圍、要求等，并在歸檔前核實借閱時間、緣由等，并簽署責任書，承諾會對相關內容進行保密，以及如有損壞檔案、泄露機密等要承擔相應責任，一切按照制度走，嚴格把相關的程序。此外，員工的職能必須有明確的分工，一人最好不能擔當多個職位，也不能有多個權利。如對于檔案的借閱或者是歸檔、保管等，都必須分工明確，借閱和審批都需要有專門的人員來核實，同時每一個過程需要上級來批準和核實，實行責任制度。明確的分工會讓員工各司其職，做好本職工作，全身心投入檔案安全管理工作，不敢懈怠，能夠減少檔案安全管理的風險。

（四）引進先進計算機技術，加強網絡維護

做好電子檔案安全管理工作，需要先進技術的支撐。為此，企業必須引進先進的計算機技術，完善檔案管理的系統。通過技術支持來保障系統運行的完備性、安全性。通過先進的技術設備，來對檔案管理進行監控，實時監控整個企業檔案管理工作的情況，一旦發現有漏洞，就及時根據反饋來進行完善和修護。比如使用單獨的服務器，與互聯網接入切口分開，做好隔離工作，防止重要信息泄露，采用正版的殺毒軟件，為防止突發情況做好雙重備份等，防止外部黑客入侵，竊取機密，改寫檔案等[4]。此外，可以通過加密技術來進一步確保檔案資源的安全性，通過控制技術或者是密碼設置、人臉識別等多種途徑降低風險。另外，企業還要請專業的技術人員，定期更新設備，檢查軟件、硬件，加大安全防范，減少信息安全事故的發生。

四、結語

綜上所述，企業電子檔案管理工作能夠提高企業管理工作的檢索效率，節約資源，實現資源的共享與利用，對于企業的長遠發展是至關重要的。因此，企業要順應時代潮流，從強化員工的安全意識，多途徑提高員工專業素養，完善檔案管理制度，加強網絡維護等多方面，落實安全管理工作，為企業長遠發展提供堅實的后盾。

參考文獻

[1]王麗華.企業電子檔案管理的重要性及安全管理探析[J].城建檔案，2018（03）：61-62.

[2]劉婷.企業電子檔案管理的重要性及安全管理探析[J].辦公室業務，2019（12）：109.

[3]張琳.企業檔案的安全管理及其價值[J].城建檔案，2016（07）：64-65.

[4]靳莉.企業檔案管理風險防控研究[J].蘭臺內外，2019（18）：48-49.