建設項目原材料質量證明文件的編制與整理應注意的幾個問題

郭劍鋒

摘 要：建設項目檔案管理是以項目建設為中心，為項目建設提供文件、資料保障服務的一項工作。而建設項目工程創優則是一個精細化管理的過程，項目檔案就是精細化管理的具體表現。項目檔案的系統化管理，是檔案保管和利用的基礎，雖說比較瑣碎，但是完整、準確、系統的項目檔案最能體現項目管理的細節，最能體現工程創優中選優的原則。因此，從項目管理抓起，將收集、整理、歸檔工作落實到項目管理程序的細微處，充分發揮項目檔案的作用，為項目建設服務。

關鍵詞：建設項目;原材料質量證明文件編制與整理

根據國家檔案管理法律、法規的規定，建設項目檔案管理應堅持統一領導、分級管理的原則。根據國家行業的有關規定，項目檔案工作要實行“項目法人制、招投標制、合同管理制、工程監理制”，并納入項目管理程序。建設項目主管部門要按照建設項目檔案工作的基本要求，建立健全項目檔案管理體制，制定適合項目實行的檔案管理制度，采取有效措施對項目檔案實行全過程管理。同時，項目檔案管理部門應充分利用現代化管理手段，加強項目文件的形成與收集、整理與歸檔等各環節工作，以提高工作效率，保證項目檔案與項目建設同步管理，保證檔案的完整、準確、系統。

建設項目檔案是國家檔案的重要組成部分，是科學技術檔案的重要內容，它既具有科學技術檔案的共性，又有其鮮明的個性。建設項目檔案管理是以項目建設為中心，為項目建設提供文件、資料保障服務的一項工作。

建設項目不同于一般建設項目，它投資大、建設周期長、專業要求高，整個工程形成的檔案種類多、數量大、特點突出，所以，在機組達標投產考核、工程創優咨詢及評審工作中，會發現許多有關項目檔案管理的問題。本文結合建設項目檔案整理的實踐經驗，談談項目建設原材料質量證明文件的編制與整理過程中應該注意的問題。

建設項目所使用的原材料（建筑材料、成品、半成品、構配件等），應有出廠質量證明文件（產品合格證、質量合格證、檢驗報告、試驗報告、產品質量保證書等）。這些文件應反映進場原材料質量和性能指標，反映原材料的品種、規格、數量、性能指標等，應與進場的原材料實物相符。

在竣工檔案編制過程中，原材料質量證明文件的整理存在問題最為突出，是一個難點。對原材料質量文件的整理，應注意四個方面的問題，一是原件歸檔問題，二是組卷方法問題，三是原材料質量跟蹤記錄的編制，四是原材料復試報告的有效性問題。

1、原材料出廠質量證明文件的原件歸檔問題。根據歸檔文件的質量要求，歸檔的項目文件應為原件。但是，由于項目物資管理部門在購買鋼材、水泥等原材料時，是向原材料廠家設在各地的供貨商或代理商購買，不是從廠家直接進貨。而供貨商（代理商）在購入同一批次貨物時，廠家只提供一份出廠質量證明文件原件，所以供貨商（代理商）提供給物資購買者（項目物資部門）的原材料出廠質量證明文件為復印件。為了保證原材料質量的可追溯性，項目物資部門應按文件歸檔要求，要求供應商應在其提供的出廠質量證明復印件上蓋章確認責任，同時在原材料入庫時，加蓋物資部門入庫檢驗章。因此，供應商提供的原材料出廠質量證明復印件上，應蓋有供貨商（代理商）章、項目物資部門入庫檢驗章二個章，作為有憑證作用的復印件歸檔。

2、注意原材料質量文件的編制要求。常見問題有兩個：一是部分項目建設（法人）單位和施工單位片面地理解的原材料編制要求，把報監理單位的材料進場材料報驗單與原材料質量證明文件（出廠質量文件、材料復試報告等）作為兩種類型文件分開組卷，割裂了材料報驗單與材料質量證明文件之間的有機聯系，形成監理單位的審核（報驗）文件與原材料報審文件兩層皮現象。二是部分參建單位未按文件形成規律編制原材料質量文件，而是按文種編制。如把進場材料報驗單組一卷，出廠質量文件組一卷，材料復試報告組成一卷，破壞了文件的內在聯系，割裂了文件之間的有機聯系，不符合檔案的系統性規范要求。

3、注意原材料的組卷方法。常見的原材料組卷方法有兩種，一種是按單位工程組卷，就是將原材料質量文件多次復印歸入相應的單位工程，并在案卷備考中注明原件存放卷冊的檔號。另一種是按專業、原材料品種、型號集中單獨組卷。由于在項目建設中，原材料一般由建設單位統一采購提供，同一型號、同一批次材料的出廠質量文件和進場報驗形成的復試報告都只有一份，由施工單位在施工中領用使用在不同單位工程的各個部位，在組卷時無法分開，因此多數單位選擇按原材料品種、型號集中單獨組卷的方式。

4、注意原材料質量跟蹤記錄的編制。由于原材料質量跟蹤記錄沒有統一制表，各施工單位一般根據自身質量管理要求和習慣編制質量跟蹤記錄。然而，在優質工程評審中，原材料質量跟蹤記錄作為建筑工程強制性條文規定的重要工程質量文件，是評審專家核查重點，因此原材料跟蹤記錄的編制非常重要。根據建設工程質量管理規定，水泥質量跟蹤記錄應包含出廠合格證、生產日期、數量、批號、等級及施工單位取樣送檢試驗報告和進場檢驗報告、所在單位工程和使用部位、每批水泥的三天強度報告等內容。鋼筋質量跟蹤記錄應包含出廠合格證、規格型號、數量等，鋼筋的抽樣復驗報告，領用單位、數量、使用部位等內容。（中電建協目前有給定的臺賬表式）

總之，原材料跟蹤記錄應能反映原材料質量的基本情況，做到質量的可追溯性，滿足工程質量管理的要求。原材料跟蹤記錄的編制，應按原材料的品種分門別類，具體內容應包括品種、編號、廠家名稱、到貨日期、規格、數量、出廠合格證編號、報驗單和復試報號編號、領用單位、數量、使用部位等。

5、注意進場原材料送檢復試報告的有效性。進場原材料見證取樣和送檢管理是近幾年在施工文件管理中新增加的內容。根據國家院《建設工程質量管理條例》及國家正在強制性推行的“計量認證”制度，要求進場原材料必須送有資質試驗室檢驗復試，同時需經第三方檢測機構對檢測報告進行確認。因此，一份原材料（復試）檢測報告應蓋有檢測單位專用章和CMA計量認證章兩個章，否則檢測報告將不被技術質量監督部門認可，不具備有關法律效力。此外，CMA計量認證章應蓋在檢測報告的左角上（這是創優工程審查必須具備的要求）。

建設項目工程創優是一個精細化管理的過程，而項目檔案就是精細化管理的具體表現。項目檔案的系統化管理，是檔案保管和利用的基礎，雖說比較瑣碎，但是完整、準確、系統的項目檔案最能體現項目管理的細節，最能體現工程創優中選優的原則。項目檔案作為建設項目工程精細化管理的一部分，應從項目管理抓起，將收集、整理、歸檔工作落實到項目管理程序的細微處，充分發揮項目檔案的作用，為項目建設服務。