大數據時代下如何做好檔案管理轉型及數據管理

沈未梅

摘要：當前大數據時代背景下，面對信息量的激增，傳統的項目檔案管理模式與數據管理方式已經不能滿足需求。社會的快速發展進一步激發傳統項目檔案管理轉型，基于此，對大數據環境下項目檔案數據管理問題的研究顯得十分必要的。本文將結合筆者多年的工作經驗對此話題進行了詳細分析與探討。

關鍵詞：大數據;項目檔案;模式轉型;數據管理;

隨著計算機技術、網絡技術和云計算的快速發展，數據正在全世界范圍內以指數級的速度增長，大數據時代已經到來。大數據概念的出現及在各行各業中的不斷滲透和應用，企業檔案管理模式面臨著新的挑戰，傳統檔案管理模式已不能滿足大數據時代的需求，傳統檔案管理轉型為檔案數據管理是檔案工作發展的必然趨勢。檔案行業以各類檔案的有效管理、整理、保管以及檢索等工作為主要工作內容，具有工作量大、任務重等特點，而在當前大數據的時代大背景下，檔案管理工作面臨著較以往更為艱巨的檔案管理工作和任務，因此如何在大數據時代背景下繼續做好檔案管理工作，有效服務于各類檔案數據的整理、管理和檢索工作，已經成為擺在檔案管理人員面前的一道緊迫的問題。大數據時代給檔案保存形式提出了新的要求，針對現有研究中檔案數據概念不明確、概念泛化、內涵模糊、沿用舊的檔案管理等諸多問題，對大數據檔案數據管理與傳統檔案管理的融通與轉型進行分析，進一步提高檔案管理工作的效率和科學性，以便為檔案管理人員繼續做好今后的檔案管理工作而提供一點有益借鑒。

一、大數據技術給傳統檔案管理帶來的挑戰及思考

大數據具有規模大、數據運轉快、數據形式多樣、數據價值高密度低的特點。針對大數據的這些特點，可以看出其給當前檔案管理帶來的挑戰是多方面的，同時由于檔案管理工作往往數據規模非常大，達到無法用一般的軟件進行統計，且數據類型多樣，需要用超出傳統軟件的數據分析新軟件進行獲取、儲存、管理等的數據集合，可見大數據技術的運用會給傳統檔案管理帶來很多積極的思考。

首先，大數據給傳統的檔案管理理念和流程提出了極大的挑戰。傳統的檔案管理模式是通過檔案管理員把檔案資料分門別類地進行歸類，做好標記，以方便檔案查詢;但在當前大數據時代下，檔案信息量大，且很多檔案信息是交叉的，如果用傳統的檔案處理方法進行保存管理，可能無法把這些大量的數據分類歸納好，且一些檔案信息是無法用傳統的方法對檔案進行保存的。

其次，大數據時代給檔案保存形式提出了新的要求。當前的一些數據信息是通過電子文檔、電子圖片、音頻等信息方式進行記錄和存儲的，這些數據要歸檔進行保存是無法通過傳統的紙質材料檔案進行保存的。因此，這就要求新的檔案保存形式多樣化，且能夠分門別類對這些信息進行整理，找出關鍵詞，方便以后進行檔案查找。

再次，大數據時代給檔案管理人員的業務素質提出了更高的要求。大數據時代的一個重要特點就是信息的多樣化和處理信息方式的復雜性;傳統檔案管理的工作人員只需要懂得檔案管理的基本理念和基本操作就可以。當前，在新時代下，檔案管理人員要掌握多種技術，包括檔案資料分類、查詢、相關軟件的運用、數據的閱讀等。因此，這些在大數據時代下出現的檔案管理新要求使得檔案管理工作人員的業務素質需要大力培養和提高。

二、大數據時代下檔案管理轉型的主要模塊及要點

2.1理論體系方面的轉變

在大數據時代背景下，檔案數據信息量呈現出不斷增多的趨勢，面對越來越多的檔案數據信息，傳統的紙質檔案管理服務模式逐漸無法滿足人們的使用需求，也因此形成了新的檔案管理理論體系，提出了許多新的檔案管理服務模式和方法，旨在與當前時代發展相統一，更好地發揮出檔案數據信息的價值。

2.2資源體系方面的轉變

受大數據環境的影響，檔案信息資源數量不斷增多，其來源和渠道也變得更加多樣化和復雜化，這無疑檔案管理工作帶來較高的難度。為保證檔案管理服務的質量，帶給需求者更加真實可靠的檔案數據信息，檔案管理部門需在數據采集模式、數據信息存儲歸類、數據查找等方面做出轉變，進而將檔案管理的真實功效發揮出來，為需求者提供更具有價值的檔案信息。

2.3服務體系方面的轉變

在以往的檔案管理服務中，采取的是一種被動的服務模式，當需求者有某方面檔案信息需求時，由檔案管理服務人員為需求者尋找相關的檔案信息資料，為其提供檔案管理服務，相對而言操作模式較為單一。而在大數據時代下，檔案數據信息量大幅度增長，利用者對相關檔案信息的需求也增多，為了能夠滿足利用者的實際需求，在服務模式上應當變得更加主動和多樣化。

2.4數據安全體系方面的轉變

在以往的檔案管理工作中，由于主要使用紙質管理或者膠片等實物管理模式，在管理方式上相對較為單一，因此安全性較高。但是在大數據時代下，檔案管理工作開展主要以電子軟硬盤、數碼縮微等形式來進行，這些技術應用的安全性和有效性，將直接影響到檔案數據信息管理的安全，為此在檔案管理工作中需對安全性做進一步強化，盡可能減少檔案信息資源被損壞或丟失。

三、進一步促進大數據檔案管理轉型及數據管理有效措施

3.1培養及聘用大數據技術檔案管理人才

人才是一切工作的生命線，大數據時代背景下的檔案管理工作更是如此。傳統的檔案管理人才在大數據方面專業知識和業務能力都比較欠缺，如果只是更新管理設備和系統，沒有足夠多的人才去運用和管理大數據下的檔案管理系統，這只會導致檔案管理工作的低效率。因此，大力培養檔案管理的高端人才相當關鍵。培養檔案管理的現代化人才，應該從以下幾個方面著手：一是政府鼓勵高校開辦跨學科的復合型專業，如信息化和檔案管理的交叉學科專業。二是引進國外高端檔案管理人才，利用高端人才去指導我國檔案管人才適應新時期下的檔案工作。三是大力投入資金開展人才培養工作，人才的培養不僅需要時間，還需要足夠的資金作為保障。

3.2提供檔案資源儲存及管理多元化服務

具體來看在服務模式上可以分為主動服務和被動服務兩種形式：其一，被動服務。需求者可以通過網站主頁、手機 APP、小程序等平臺，利用平臺搜索引擎來獲取檔案信息，也可以通過向檔案管理服務人員尋求幫助等，這些都屬于被動性的檔案信息管理服務，也是以往運用最多的一種服務模式;其二，主動服務。主動服務是一種對大數據技術的高效應用形式，通過檔案管理系統收集需求者應用平臺的實際情況，根據需求者主動搜尋的相關信息，然后自動尋找與之相關的檔案信息，并將這些檔案信息通過不同渠道推送給需求者，以此來提升檔案管理服務的質量，提高檔案管理信息的應用價值。

3.3充分重視及加強檔案數據的安全性管理

大數據下的檔案管理雖然有很多優勢，能夠明顯提高工作效率，降低工作成本，但是，鑒于檔案的重要性和大數據下數據丟失的高風險性，加強檔案工作的檔案數據安全性顯得尤為重要。信息化時代大量的數據可以通過一個小小的內存卡進行保存，有便利的優勢，但存在數據丟失的風險，諸如電腦病毒、內存卡損壞等。因此，大數據背景下的檔案管理工作要重視其保存的安全性。

四、結束語

大數據時代背景下，企業檔案管理工作面臨新的挑戰，同時也帶來了新的發展機遇，傳統檔案管理模式已不能滿足時代的需求。利用大數據海量存儲的特點，可以提升檔案在存儲、管理、利用等方面的功效，進而為企業決策、社會利用提供快捷方便的資訊服務。合理有效的應用大數據技術，將會給企業檔案管理工作帶來質的飛躍，強有力的提高檔案管理工作水平，促進企業檔案管理工作的良性循環及可持續發展。

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（作者單位：中交廣州航道局有限公司）