淺談檔案信息化建設(shè)

劉英

如今，信息化發(fā)展日新月異，面對(duì)強(qiáng)大的社會(huì)信息互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)熱潮，對(duì)于擁有社會(huì)信息資源重要組成部分的檔案工作，加強(qiáng)檔案信息互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的研究和建設(shè)，以滿足社會(huì)日益增長(zhǎng)的檔案信息需求，確保檔案事業(yè)健康持續(xù)地發(fā)展，將有著十分重要而深遠(yuǎn)的意義。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

檔案信息化指的是檔案工作的現(xiàn)代化，就是通過(guò)現(xiàn)代通信技術(shù)和設(shè)備，將眾多檔案管理的計(jì)算機(jī)聯(lián)接在一起，組成龐大的多媒體信息互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享。這是社會(huì)發(fā)展的客觀需要，也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1、必須面對(duì)的新挑戰(zhàn)。進(jìn)入新世紀(jì)新時(shí)代，檔案工作已由封閉狀態(tài)向開(kāi)放性轉(zhuǎn)變，檔案館服務(wù)的對(duì)象也由單純?yōu)檎ぷ鞑榭挤?wù)轉(zhuǎn)向?yàn)檎暧^調(diào)撥和科學(xué)決策為主，并為廣大杜會(huì)公眾服務(wù)上來(lái)。為適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的需要，檔案館工作的重心應(yīng)從過(guò)去的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到檔案信息管理上來(lái)，要把靜態(tài)性的檔案信息用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施傳輸出去，使之服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。這就要求檔案以較高的信息存貯、處理和輸出速度，高質(zhì)量地為社會(huì)服務(wù)，以滿足政府和社會(huì)公眾不受時(shí)間和空間的限制而快速獲取和溝通所需求的檔案信息。

2、信息社會(huì)發(fā)展的迫切要求和機(jī)遇。信息資源作為杜會(huì)生產(chǎn)的主要資源，它的開(kāi)發(fā)和利用成為生產(chǎn)力發(fā)展的重要體現(xiàn)，而人們的人力和時(shí)間也更多地花在計(jì)算機(jī)的交談和處理上。日新月異的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)體現(xiàn)出信息交流的快速性、傳播和聯(lián)系的廣泛性、用戶交流的自由方便性、通信交流的保密性、提供服務(wù)的多樣性等特點(diǎn)，這對(duì)傳統(tǒng)的信息交流形式產(chǎn)生了革命性的影響，同時(shí)也對(duì)擁有社會(huì)重要信息資源的檔案部門(mén)提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，檔案信息只有踏上網(wǎng)絡(luò)化的快車(chē)，才能適應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的潮流，推進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

二、檔案信息化建設(shè)的優(yōu)越牲

1、方便檔案的利用和開(kāi)發(fā)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)是一種管理系統(tǒng)，使檔案信息的遠(yuǎn)距離傳輸成為現(xiàn)實(shí)。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的地點(diǎn)遍布各地，這就為檔案的開(kāi)發(fā)利用拓展了空間。任何一位利用者，在任何一個(gè)地點(diǎn)只需要有一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)快速、準(zhǔn)確地查閱自己所需要的哪怕是千里之外的檔案館中的檔案信息，大大提高檔案信息的社會(huì)利用率，真正快速有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息的潛在價(jià)值，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

2、有利于檔案信息管理。隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的迅猛發(fā)展，檔案數(shù)量急劇增加，載體種類豐富繁雜，這要求有現(xiàn)代化的保管場(chǎng)所和技術(shù)手段，而原有的那種傳統(tǒng)管理模式已難以滿足需要。由于計(jì)算機(jī)具有體積小、貯存最大、形象直觀等特點(diǎn)，能方便地進(jìn)行存貯、顯示和打印，特別是能將檔案中保存的某些珍貴檔案進(jìn)行儲(chǔ)存與管理，以保護(hù)原件，減少檔案原件在查找利用中的磨損，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。再者，實(shí)行檔案信息化之后，便可將分散的檔案信息資源進(jìn)行宏觀規(guī)劃協(xié)調(diào)，統(tǒng)一管理，有效地避免檔案管理上的不規(guī)范，不統(tǒng)一問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

3、便于檔案信息資源共享。由于受自給自足的傳統(tǒng)檔案庫(kù)、藏書(shū)樓的收藏觀念的影響、當(dāng)前的檔案工作仍缺乏宏觀規(guī)劃和管理，各自為政，自我封閉，不求合作，致使館與館之間出現(xiàn)檔案信息的重復(fù)。不僅如此，在知識(shí)爆炸的信息社會(huì)，每個(gè)檔案館都不可能對(duì)所有材料網(wǎng)羅齊全。而實(shí)行檔案信息化之后，館與館之間，便可以互通有無(wú)，進(jìn)行資源共建，資源共享，避免重復(fù)勞動(dòng)，減少不必要的開(kāi)支。

4、便于協(xié)作共享。檔案信息化之后，各檔案部門(mén)之間可以用網(wǎng)絡(luò)的觀點(diǎn)來(lái)指導(dǎo)收集、征集和管理工作，從客觀上加強(qiáng)規(guī)劃協(xié)調(diào)、分工合作、最終建立起合理的、有序的、科學(xué)的、經(jīng)濟(jì)的館藏體系，這個(gè)館藏體系高效低能耗、功能齊全而且功能互補(bǔ)。不僅如此，檔案的查閱由以往的人工查閱轉(zhuǎn)為網(wǎng)上查閱，不僅速度快，而且查全率和查淮率也高，大大提高檔案工作效益。這樣，就可以讓檔案人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解放出來(lái)，拿出更多的時(shí)間和精力去從事檔案的其它工作。

三、檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1、軟件互通兼容不夠。由于各檔案部門(mén)在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)型號(hào)各不相同，使用軟件種類繁多，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范和格式，勢(shì)必造成軟件不兼容、數(shù)據(jù)輸入方式不統(tǒng)一、著錄格式和著錄項(xiàng)目不符合標(biāo)準(zhǔn)，檢索語(yǔ)言不規(guī)范等問(wèn)題。這種計(jì)算機(jī)在檔案管理上各自為政的情況會(huì)給檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)帶來(lái)許多困難，大大制約檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。

2、認(rèn)識(shí)不足、重視不夠。上至主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)下至檔案部門(mén)中的管理人員，往往認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與己無(wú)關(guān)，滿足于現(xiàn)行的檔案管理方式，只把應(yīng)用計(jì)算機(jī)單純看成是提高業(yè)務(wù)工作效率的手段，而忽視其對(duì)檔案信息資源最大限度的開(kāi)發(fā)和共享所能起的作用，對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)缺乏緊迫感、使命感、責(zé)任感。

3、容易出現(xiàn)失泄密。檔案信息一旦上網(wǎng)，任何一個(gè)網(wǎng)上用戶都可以全方位、全時(shí)段利用、下載、復(fù)制，甚至更改網(wǎng)上信息。不僅如此，網(wǎng)上“黑客”的出現(xiàn)和計(jì)算機(jī)病毒的侵襲，也嚴(yán)重威脅著網(wǎng)上檔案信息的安全，使網(wǎng)上檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性失去保證，甚至還有可能給人造成誤導(dǎo)，帶來(lái)無(wú)可挽回的損失。

4、缺乏技術(shù)人才。網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)靠的是掌握高、精、尖信息技術(shù)的人才。沒(méi)有足夠的、具有一定水平的信息人才，實(shí)現(xiàn)檔案信息化只能是一句空話。目前，我國(guó)檔案人員隊(duì)伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)，學(xué)歷水平雖巳有了明顯的改善，但真正懂得現(xiàn)代化信息處理技術(shù)、能進(jìn)行文獻(xiàn)加工，又具有開(kāi)拓精神，敏銳把握信息的人才卻很少，現(xiàn)代檔案館需要的是既能熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)，又能精通信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的?“雙料”人才。因此，培養(yǎng)檔案館人才的總體素質(zhì)和知識(shí)結(jié)構(gòu)，是擺在我們面前的一項(xiàng)艱巨而緊迫的任務(wù)。

四、檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

1、提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念。在制約檔案信息化建設(shè)的諸多障礙中，認(rèn)識(shí)的落后、觀念的滯后，無(wú)疑是最大的障礙。有關(guān)檔案部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該自覺(jué)提高檔案信息化建設(shè)的重要性、必要性和緊迫性的認(rèn)識(shí)，切實(shí)把檔案信息化建設(shè)提上議事日程。各檔案部門(mén)也應(yīng)該徹底摒棄各自為政、求全發(fā)展的收藏觀念和自我滿足、檔案資源私有的狹隘觀念，樹(shù)立大檔案意識(shí)，認(rèn)真做好檔案的收集、管理和利用工作。

2、健全法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”。檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)由于其開(kāi)放性和系統(tǒng)性等需要制定法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范有關(guān)行為，只有這樣，才能保證機(jī)讀資源的安全和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的工作質(zhì)量，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入方式不統(tǒng)一，軟件不兼容等問(wèn)題，避免出現(xiàn)無(wú)章可循、重復(fù)繁雜的混亂局面，促使檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)少走彎路，爭(zhēng)取時(shí)間和工作上的最大效益。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)還應(yīng)在立足我國(guó)國(guó)情的基礎(chǔ)上兼顧與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)接軌，為走上國(guó)際檔案信息高速公路創(chuàng)造條件，為“檔案，圖書(shū)、情報(bào)一體化”奠定基礎(chǔ)。

3、確保信息安全。由于檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)具有系統(tǒng)性與開(kāi)放性，又由于網(wǎng)上人員成分復(fù)雜，會(huì)給檔案信息網(wǎng)帶來(lái)病毒和非法訪問(wèn)等問(wèn)題，嚴(yán)重威脅檔案信息網(wǎng)的安全。因此，檔案信息的安全維護(hù)和加密是十分必要的，例如，在檔案文件著錄時(shí)，設(shè)定每份文件的密級(jí)，在密級(jí)管理中根據(jù)用戶的級(jí)別設(shè)定用戶的權(quán)限，給不同的用戶以不同的密碼等。只有解決好這一問(wèn)題，才能保證檔案網(wǎng)絡(luò)的暢通，杜絕檔案遺失，泄密等問(wèn)題的發(fā)生，有效地發(fā)揮檔案的社會(huì)作用，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

4、強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升技術(shù)水平。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是一項(xiàng)技術(shù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，專業(yè)人才至關(guān)重要。為此，檔案部門(mén)必須改變保管人員過(guò)多，人員結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀，密切注意檔案專業(yè)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，加強(qiáng)對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)人才的培訓(xùn)，培養(yǎng)一支業(yè)務(wù)上精、技術(shù)上硬的高素質(zhì)專業(yè)人才隊(duì)伍，為檔案信息化建設(shè)提供人才支撐。