關于規范教務檔案數字信息化管理的思考

摘 要：作為中職衛校信息化建設的一部分，教學檔案規范化管理的重要性不言而喻。隨著信息技術在中職衛校各項工作中的普及，在教學檔案規范化管理實現過程中，計算機技術的應用也更為廣泛。計算機技術作為教務科教務檔案管理的有效手段，在提高檔案管理科學性、規范性、統一性方面具有不可比擬的優勢。本文就以中職衛校教務檔案規范化管理為內容，對計算機信息技術在教務檔案管理加強數字化、網絡化建設，搭建教務檔案信息資源共享平臺，積極開發標準化的教學檔案管理軟件，加強綜合教務管理系統的安全建設等面中的應用情況進行探討分析。為提升中職衛校教務檔案工作提供一些更加規范有效的措施和方法，來提高和優化檔案管理的質量水平。

關鍵詞：數字化檔案；檔案信息化；教務檔案；中職衛校

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2019）04-0128-03

Reflections on Standardizing the Digital Information Management of

Educational Administration Archives

XIONG Haili

（Yulin Health School，Yulin 537000，China）

Abstract：As a part of the informatization construction of secondary vocational health schools，the importance of standardized management of teaching archives is self-evident. With the popularization of information technology in various work of secondary vocational health schools，the application of computer technology is more extensive in the process of realizing the standardized management of teaching files. Computer technology as an effective means of educational administration archives management has incomparable advantages in improving the scientificity，standardization and unity of archives management. Taking the standardized management of educational archives in secondary vocational health schools as the content，this paper discusses and analyses the application of computer information technology in such aspects as strengthening the digitalization and networking construction of educational archives management，building a platform for sharing educational archives information resources，actively developing standardized software for teaching archives management，and strengthening the security construction of comprehensive educational administration management system. In order to improve the educational archives work in secondary vocational health schools，some more standardized and effective measures and methods are provided to improve and optimize the quality of archives management.

Keywords：digital archives；archives informationization；educational administration archives；secondary medical schools

0 引 言

教務檔案規范化管理是學校教學管理的重要內容。計算機技術在教務檔案管理中的應用，推動了教務檔案管理的規范化進程，提高了檔案管理的質量，優化了教務檔案管理的環境。在構建教務檔案信息化管理平臺的過程中，管理者要結合學校實際情況和教務檔案管理要求，構建規范化的管理平臺，靈活運用數據庫技術，從而促進教務檔案管理工作的現代化進程[1，2]。

1 教務檔案管理加強數字化、網絡化建設

信息化時代，教務科在進行檔案管理的過程中，要積極引入信息技術，并加強數字化網絡化建設。在檔案建設管理工作中，最基礎的部分就是教務檔案數字化。教務檔案數字化在計算機技術、掃描技術、數字錄音、數據庫技術、多媒體技術的支持下，形成一種新型的檔案信息管理形態，它將檔案資源轉化為數字檔案信息儲存起來以備調用，再通過網絡化的形式將這些檔案信息儲存器相互連接起來，利用計算機系統建立統一的管理，從而形成一個規范化的檔案信息庫。這個信息庫具有無限空間和無限時間限制，能夠形成資源的共享。

強化學校教務檔案管理信息化的第一步就是加強數字化建設。在數字化建設過程中，數字庫建設是非常重要的一步，學校要制定相關的規范管理標準，統一構建數字化教學檔案室?，F階段，我國很多中職衛校已經構建了數字化檔案管理庫，實現了從紙質檔案管理向電子檔案管理的轉變。利用云數據儲存，能夠進行信息檔案整體備份，使得信息的準確性得到保障，不會出現因為系統更新和維護出現數據丟失的問題。在進行數據圖案采集的時候，要先建立一個整體信息目錄，利用Office辦公系統的Word和Excel進行圖文處理，這樣能夠使檔案數據更加具體、更加清晰。不同信息文件的份數、頁數，必須要跟電子檔案一一對應，這樣才能夠達到良好的設計效果。在教務管理數字化網絡化建設過程中，還應該做好信息系統交互界面的處理工作。經過前臺處理之后的檔案信息會更加規范、更加精確，后臺維護人員可以隨時調取和使用信息，并對系統進行維護和處理[3]。

2 搭建教務檔案信息資源共享平臺

借助數字化網絡化的強大優勢，構建學校檔案信息資源共享平臺，不僅能夠為學校教育教學提供支持，而且能夠為學校管理者制定管理策略提供標準和依據。教務信息資源平臺的構建，促進了學校之間的資源共享，彌補了學校內部的資源不足。

學校內部教務管理部門應該結合學校實際情況，從學校自身情況出發，構建規范化、標準化的課程管理、教學管理、教案管理以及培養方案管理體系。另外，借助信息化技術，還應該加強中職衛校之間的交流與教務往來，搭建跨地區中職衛校教檔案信息管理資源平臺，并將其納入學校和部門整體發展規劃之中，從而進一步促進學校之間的教務檔案交流，有利于彼此之間的取長補短，資源共享。

比如：在班班通教務管理平臺中，通過利用集體智慧，使得教師的備課質量和效率都大大地提高，在中職衛校教學課堂中，教師可以直接從多媒體設備上選擇優秀課件、視頻等教學資源，這不僅提高了課堂教學的趣味性，也將抽象的醫學知識以更加直觀生動的方式呈現給學生，改變了傳統課堂枯燥乏味的狀況，同時也提高了學生學習的積極性和主動性，為教師提供了大量教育資源，可供教師在課后進行教學研究，提高了醫學院校整體教學水平[4，5]。

3 積極開發標準化的教學檔案管理軟件

在教務檔案管理標準化、規范化的過程中，信息化建設是必然趨勢；而在信息化建設的過程中，軟件標準化是前提。這就要求教務管理者要靈活運用數據庫管理系統，構建規范標準的檔案信息數據庫。想要實現學校教務檔案的共享與互聯，就必然要構建網絡檢索，而檔案信息數據庫是網絡檢索的前提。檔案信息數據庫具體包括立案卷，目錄數據庫以及卷內文件目錄數據庫，全文信息數據庫文件目錄數據庫等，其的構建大大促進了學校教務管理規范化與一體化。

教學檔案類別不同，所需要著錄的項目也不盡相同，所以標準的教學檔案數據庫管理系統必須要具有強大的可擴展性與靈活性。只有如此才能夠適應現代化學校教務管理需求，才能夠實現對儲存數據的靈活訪問和標準化的管理[6]。

比如：在電子試卷管理歸檔的過程中必須要具備整理編目、檢索保密系統維護、備份數據的基本功能，能夠為實體管理及用戶的特殊需求提供幫助，并具有相應的拓展功能，在進行這方面軟件開發和研制的過程中，必須要符合中職學校檔案工作，以及計算機信息管理系統的相關法律技術要求。另外，電子試卷管理軟件還必須要具備強大的數據獨立性，在軟件環境、硬件環境發生變化的時候電子試卷管理軟件能夠安全遷移數據，有效利用數據，做到功能齊全、操作便捷；電子試卷管理軟件，還必須要具有良好的兼容性、拓展性與實用性。要具有獨立的數據輸入、儲存、修改、刪除等功能，可以是BDF格式，或者XML文檔，進行數據交換，能夠為教務管理者靈活管理提供支持。

4 要加強綜合教務管理系統的安全建設

目前，綜合教務管理系統存在著安全隱患，如前文提到的破譯別人的登錄密碼等。網絡、計算機、存儲器和信息系統是電子文件和數字化檔案信息生存的基礎，只有網絡和系統安全了，電子文件和數字化檔案信息的安全才能得到保障。綜合教務管理系統作為電子版教學檔案信息生存的基礎，目前所存在的安全隱患嚴重的威脅著這些電子版教學檔案信息的安全。保障綜合教務管理系統的安全，是目前系統能否為教學檔案信息化管理提供真實準確、完整齊全的檔案信息化資源的關鍵。為了保障綜合教務管理系統的安全，教務管理系統的相關工作人員要加強系統的升級服務工作，力爭做到無漏洞運行[7]。

綜合教務管理系統的相關工作人員要使用正版軟件，及時進行系統升級和打補丁。同時，還要經常檢查系統的各項設置，如敏感數據的存貯方式、密碼更新的頻度及其復雜性等基礎性策略。在保障系統安全的同時，我們也不能忽略保障系統中存儲的電子版教學檔案信息數據的安全，系統安全是關鍵，而系統中的數據安全則是關鍵之中的關鍵。數據安全管理的目的是保障系統中存儲的檔案信息資源的真實性、完整性和有效性。因此，系統操作者要采取給數據、文件系統加密等措施，增加系統存儲的復雜性，保障系統中電子檔案數據的安全性[8，9]。

5 結 論

在信息化時代背景下，中職衛校在教務管理方面也需要進一步創新和改革。為了能夠滿足新時期學校教育教學以及科研的要求，教務管理規范化成為了必然趨勢，而在教務管理規范化建設的過程中信息技術的應用也成為了一種趨勢。計算機技術作為教務科教務檔案管理的一種有效手段，在提高檔案管理科學性、規范化、統一性方面具有非常明顯的優勢。將計算機技術運用到教務檔案管理中，既可以推動教務檔案管理規范化的進程，同時也可以提高檔案管理的水平，提升教務檔案管理的整體網絡氛圍。在建設教務檔案信息化管理平臺的過程中，大家要結合本校的現實狀況和教務檔案管理的要求，建設系統化、規范化的管理平臺，靈活使用數據庫技術。本文結合中職衛校教務管理信息化平臺構建的相關內容，對促進中職衛校教務管理的規范化、信息化、數字化建設的相關對策進行了研究和思考，旨在助力于中職衛校教務管理工作水平的提升，為中職教學提供更好的更有力的支持。

參考文獻：

[1] 李倬倩.醫學院校教務檔案處理的規范化研究 [J].辦公室業務，2017（16）：155-156.

[2] 張曉嫻.高校檔案工作規范化管理實踐與探索 [J].云南檔案，2014（11）：40-42.

[3] 呼俊迪.淺談大學教學檔案規范化管理 [J].人力資源管理，2017（6）：351-352.

[4] 馬鳳波.醫學院校教務檔案處理的規范化 [J].中外企業家，2015（17）：204.

[5] 李倬倩.醫學院校教務檔案處理的規范化研究 [J].辦公室業務，2017（16）：155-156.

[6] 施振華.關于檔案管理軟件開發應注意的問題分析 [J].計算機光盤軟件與應用，2012，15（24）：182-183.

[7] 馬鳳波.試論如何加強醫學院校教務檔案管理 [J].現代經濟信息，2015（7）：99.

[8] 唐文利.高校教務管理信息化存在的問題及對策 [J].教育探索，2013（7）：80-81.

[9] 馬榮霞，穆江平，焦盟燕.高校人事檔案工作存在的問題及對策 [J].河北民族師范學院學報，2013，33（4）：120-121.

作者簡介：熊海麗（1981.09-），女，漢族，廣西玉林人，初級職稱，教師，本科，研究方向：檔案管理信息化。