提高離退休人員檔案信息管理科學化水平探討

林華　王志英　陳艷

【摘 要】當前，老年人口日益增多，必須對加強離退休人員的管理，及時、準確、全面地反映離退休人員的檔案信息，提高離退休人員的管理質量和效率。文章從完善離退休干部信息數據庫內容，充分發揮數據庫作用方面進行探討，為推進老干部工作科學開展發揮積極作用。

【關鍵詞】離退休干部;檔案信息統計;科學化管理

【中圖分類號】G270.7 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2019）04-0190-02

廣西壯族自治區人民醫院現有離退休職工1 065人，其中離休干部10人、黨員355人、正高技術職稱109人、70歲以上離退休職工393人。為加強對離退休人員的管理，全面、系統反映離退休干部隊伍基本情況和發展態勢，必須利用現代化檔案管理退休人員、服務退休人員，推進離退休人員科學化管理工作的開展。本文就如何提高檔案信息工作的質量進行了探討。

1 離退休人員檔案信息管理目前存在的問題及原因

1.1 檔案管理觀念落后

進一步轉變退休人員檔案管理觀念，破除離退人員管理部門無檔可歸論，把單純的管理意識向管理、服務并重轉變，提高檔案管理的有效性和針對性，為更好地服務與管理離退休人員提供信息保障。

1.2 檔案資料收集不完整

因未對離退休人員狀況的改變進行追蹤，造成檔案信息收集不完整、不及時，不能體現離退休人員真實的狀況，使管理者不能掌握最新資料，影響離退休人員檔案的統一管理，對更好地服務離退休人員造成了困難。

1.3 檔案管理制度執行差

檔案管理制度不完善[1]，在檔案管理制度和規范上存在不足，給離退休人員檔案管理帶來了較為嚴重的困擾，健全管理機制是做好退休人員檔案管理工作的制度保障。很多檔案管理者還慣用傳統的檔案管理辦法，缺乏退休人員檔案管理的針對性和有效性，不能適應新形勢下檔案管理工作，降低了檔案的利用率。

1.4 檔案管理工作缺乏連續性

目前，我國人事檔案管理僅記錄個人在職情況，在個人退休后，其人事檔案的記錄就結束了，對退休后個人基本情況、健康狀況等檔案管理缺乏連續性，使人事檔案無法適應新形勢的發展，無法科學化管理離退休人員。

2 離退休人員檔案的收集范圍

（1）離退休人員的個人信息，包括離退休人員基本情況登記表、退休人員計發退休費審核表、退休人員信息庫等。

（2）離退休人員的健康材料，包括健康檢查表及其他各種健康材料。對患有特殊病癥（高血壓、惡性腫瘤、糖尿病等）的離退休人員做好記錄。

（3）建立離退休特殊流動人員情況登記表。離退休人員中，很多老人異地投靠子女，或隨兒女僑居海外，不易聯系，這些特殊流動群體的增多，給養老金的認證帶來困難，同時也給老人的社會醫療保障帶來不便[2]，因此檔案管理人員應及時建立異地居住老人的異地就醫情況登記卡，詳細記錄老人健康、就醫、藥費報銷和聯絡方式等。

（4）離退休人員參加各種群眾團體及重要活動的有關資料。

3 提高離退休人員檔案信息管理科學化水平實踐與做法

3.1 建章立制，打牢制度基礎

醫院相繼制定了《離退休干部檔案信息數據采集規范》《離退休干部信息數據核對要求》和《離退休干部信息數據統計管理工作制度》等有關規章制度，并把離退休干部信息數據管理工作細化為5個方面（采集、核對、報盤、人員、裝備）的“績效指標內容”，落實相關人員責任制，進一步細化工作目標和任務，使統計工作有章可循，實現統計工作的制度化和規范化。

3.2 加大投入，打牢硬件基礎

醫院對離退休人員檔案信息數據庫建設專項資金投入，由醫院信息網絡管理中心負責信息系統維護，為科室配備了信息庫采集專用電腦，專人負責信息采集和電腦管理，確保離退休人員檔案信息數據輸入的準確性、完整性，為醫院完成離退休統計年報工作打下良好基礎。對主要數據、重要數據、變化異常數據進行反復核查，保證源頭數據的真實、準確。

3.3 認真查檔，完成信息錄入

做好初始建庫檔案的收集與錄入，專人負責查檔，做好檔案信息錄入基礎性工作。檔案收集工作是檔案信息工作的基礎和起點，其質量直接影響和決定信息數據庫的質量。在收集信息時，主動擴大收集范圍，使檔案收集更加完整。在提高離退休干部待遇、調整生活補貼與離休干部護理費標準等方面出臺的一系列政策，都與統計工作密不可分。這些政策在研究制定過程中，大量運用離退休干部信息統計數據，經過科學的測算分析。

3.4 嚴謹細致，確保信息準確無誤

工作實踐中，我們清楚地意識到，準確無誤的信息數據是信息庫的生命線。只有高質量的信息數據，才能為領導決策提供科學的依據，助推老干部管理工作的全面落實。老干科每年都查閱、調閱離退休干部的檔案，完善離退休干部家庭地址、聯系電話及其家庭主要成員情況的信息進行更新和維護，并將采集到的信息數據核實無誤后錄入到老干部信息管理系統，從源頭保證了老干部信息的準確性，為廣西壯族自治區人民醫院連續4年被評為自治區衛生系統“全優報表單位”奠定了基礎。

3.5 創新載體，實現“三化”管理

充分利用現代化科技手段，創新工作方法，打造老干部信息化、智能化、親情化管理工作新載體。一是添置了獨立的信息庫房、大屏幕展示欄、專用電腦等硬件設施，為老干部工作信息化管理創造良好的條件。二是利用數據庫開發離退休干部信息查詢平臺，為醫院領導和個人查詢信息提供資源共享的便利服務，實現智能化管理。三是與12349老干部綜合服務平臺聯網，為老干部提供專業、及時、溫馨、貼心的咨詢服務，實現親情化管理。

3.6 當好參謀，做好信息利用

認真抓好統計信息的開發與利用，提高統計分析質量，積極為醫院研究老干部工作、制定政策和開展各類紀念活動、慰問活動提供老干部相關統計數據，為相關部門咨詢提供服務，使離退休干部信息庫成為開展、完成各項工作的有力支持和基礎保障。每年老干部的醫療健康體檢根據年齡段安排檢查項目和重大節日慰問級別、對象等，均可以從信息庫及年報中核對數據;及時落實惠老政策，為年度達80、90歲高齡老同志辦理高齡補貼;老年異地安置人員信息情況在內部報表中也有專門的統計。根據信息庫記錄的準確資料，進一步完善離退休人員困難幫扶機制，通過開展黨內關懷、聯合團委“一對一幫扶”、推進志愿服務，對高齡、身患重病、失能等有特殊困難且符合條件的離退休干部，給予更多關心照顧，做到慰問老干部不漏、不錯、不重，為每年的慰問、幫扶工作提供了便利，為領導決策提供了依據。

習近平總書記指出，“老干部是黨執政興國的重要資源，是推進中國特色社會主義偉大事業的重要力量”[3]。開展老干部信息統計工作，以及時上報反映老干部隊伍的基本情況和老干部工作發展變化的基礎數據，把這項重要的基礎性工作做細、做實、做好。落實老干部生活待遇和政治待遇，推進離退休人員科學化管理，是老干部工作者應盡的責任和義務，也是全黨和全社會共同承擔的責任。

參 考 文 獻

[1]劉文彬.如何做好當前離退休干部檔案管理工作[C].決策論壇——區域發展與公共政策研究學術研討會論文集，2016.

[2]郭冰.高校離退休檔案管理實用四則[J].考試周刊，2008（25）：131-132.

[3]中辦發〔2016〕3號文件，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于進一步加強和改進離退休干部工作的意見》[S].

[責任編輯：高海明]