信息化時代高校校史檔案的價值與利用

摘 要：高校校史檔案是學校在建設發展過程中經過長期積淀而形成的有價值的資料。高校校史檔案的有效利用，對高校品牌建設、文化傳承、教學改革、科研創新等活動具有重要意義。文章從高校校史檔案的價值入手，闡述了加強校史檔案利用的重要性，同時對信息化時代校史檔案利用存在的問題進行了分析研究，提出了強化資源整合、推進信息化建設、提升公眾參與度以及搭建微信公眾號等相應對策。

關鍵詞：高校校史檔案;信息化;價值;利用

校史檔案是指一所學校在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。高校校史檔案是高校發展歷程、文化傳承的載體，也是高校創建、變遷、發展、壯大歷史過程中長期積淀形成的有價值的資料，具有宣傳、文化、教學、科研等多元化的價值。如今，檔案管理的信息化使校史檔案的收集和利用更加便利，但資源系統化整合的缺乏、檔案利用服務單一、校史檔案收集與利用社會參與度低等問題也在一定程度上限制了校史檔案資源的進一步開發和利用。對此，高校檔案工作者應充分認識到校史檔案的價值，準確把握信息化時代校史檔案利用存在的問題并采取相應措施，以保證校史檔案能夠更好地服務師生、服務高校、服務社會。

一、高校校史檔案的價值

1.宣傳價值

與高校其他檔案資料有所區別的是，校史檔案面向的對象不僅包括高校內的學生、教職工，還包括校外的社會公眾。對于校內來說，校史檔案涵蓋了豐富多樣的圖文資料、實物展示，充分體現了學校發展的歷史脈絡和文化特色，包含了全體師生員工的良好精神風貌和行為規范等優秀元素，通過積極的宣傳，使其潤物細無聲地不斷熏陶和感染著廣大師生，并在他們的思想中融入長期積淀的本校特有的大學精神，增強認同感和歸屬感，從而激發師生愛國愛校、奮勇拼搏、報效祖國的動力情感，進一步增強責任感和使命感，凝心聚力，營造積極向上的校園人文環境。另一方面，對于校外來說，高校的校史發揮著社會宣傳功能，校史檔案中杰出校友資料、辦學特色、科研成就、師生獲獎情況等等，這些在宣傳了高校辦學實力的同時，也展示了高校悠久的歷史和豐厚的文化底蘊，讓社會能夠更全面地了解和認識高校，擴大了影響力，提升了學校的美譽度，從而獲得更多的社會支持，有利于進一步推動校企合作，同時也是高校最好的招生宣傳。在信息化時代，檔案管理方式不斷更新，校史檔案的宣傳也更加便利，高校應把握機遇，借助信息化手段不斷整合檔案資源，深刻挖掘校史檔案中蘊含的宣傳價值。

2.文化價值

高校一直是各種文化趨勢聚集的地方。在全球化背景下，各種新事物、新思想和新理論對大學生的思想產生了重大影響，產生了本土文化和外來文化、傳統文化和現代文化之間既相互沖突又相互融合的現象。目前，高校校園文化整體呈現出良好的態勢，正穩步朝著健康積極的方向發展。但也存在不容忽視的問題。如：校園文化中各種亞文化的融合危機，主流校園文化可能被某些不良文化所侵蝕等等。信息化時代，如何使一脈相承的校園傳統文化與多元文化在不斷碰撞中相互融合并從中獲取能量不斷創新發展？這是值得大家深思的。高校校史檔案是高校發展歷程中長期積淀起來的，其逐步形成的包含辦學特色和理念、校風校訓等在內的獨具特色的校園文化，蘊含著豐厚的大學精神和文化底蘊，是一所學校的根和靈魂，對師生的人生觀、價值觀等具有潛移默化的作用，是進行大學生思想政治教育的寶貴素材，促進良好氛圍的形成，體現了高校主流文化的傳承與發展，形成向心力和凝聚力，激發莘莘學子自強不息、愛國愛校之情。通過對高校校史檔案資源的進一步開發和利用，有利于促進其文化功能的發揮，在不斷傳承學校主流文化精髓的同時，與時俱進，把握時代脈搏，不斷創新發展，進而幫助高校在競爭激烈的環境中保持自己的個性、風格和獨特的文化特色。高校文化不是一成不變的，隨著教育體制改革、經濟發展和教育理念的不斷變化，高校文化在不同時期呈現出不同的特點。通過對校史檔案資源的挖掘和利用，高校管理人員能夠更直觀的了解到在特定歷史條件下高校文化呈現出的發展趨勢，并從中找出共通的脈絡，進而正確引導高校文化建設和發展的方向，營造積極向上的人文氛圍和校園環境，讓廣大師生從中受益并全面健康發展，從而增強學校自身的競爭力。

3.教學科研價值

高校擔負著人才培養和學術創新等職能，教學和科研是其主要工作方式。因此，高校擁有規范性的教育教學和濃厚的學術氛圍。校史檔案是高校從事教學、科研活動的縮影，涵蓋的內容十分廣泛，涉及了學校在各歷史階段直接形成的有紀念、收藏、展覽價值的紙質類、電子類、聲像類、實物類等資料，這其中就包含具有較高價值的科研檔案和內容豐富的教學檔案，如：記載了一些專家學者、知名教授在教學科研活動過程中的相關數據和研究成果等眾多第一手資料，這些彌足珍貴的檔案材料便于后人理清脈絡，進行系統歸納，是學術研究和創新的重要參考依據和前提條件。此外，校史檔案還記錄了高校教學活動、育人理念、培養方案等教學領域相關內容的變遷，是提高教學管理水平、完成教學任務和推進改革的重要保證。

總之，校史檔案記錄了高校教學活動和科研活動等方面大量的信息，在展現了教學、科研的成果和實力的同時，通過分析總結發展過程中的經驗教訓，揚長避短，從而達到拓寬思路、科學決策的目的。

二、信息化時代高校校史檔案利用存在的主要問題

1.檔案缺乏系統化整合，信息化程度低。

一直以來高校都注重對校史檔案的收集和整理，目前我國大多數高校都設有專門的校史檔案室或校史館用以儲存校史檔案，但隨著高校自身的發展和檔案管理方式的不斷革新，校史檔案的種類、數量、收集方式、保存方式與過去相比發生了極大的變化。與其他類檔案有所不同的是，校史檔案的種類和載體都十分廣泛。如學校獲得的榮譽獎狀、社會名流參觀學校留下的照片和演講稿、學院各個時期重大科研成果等都屬于校史檔案，同時每種檔案的載體也是多種多樣的如實物、文字、錄音、錄像等。而目前我國大多高校對于校史檔案沒有形成較完善的資源鏈條，很多檔案材料沒有被充分利用起來。國內很多高校校史電子博物館早在2000年就開始建設，受限于當時的技術水平，高校僅對校史檔案的基本管理和利用進行了信息化規劃，沒有給后續的開發和利用留下空間，這就導致了校史檔案的開發與利用系統要么獨立于整個管理系統之外，要么就需要將電子博物館進行“推倒重建”，這就會大大增加管理成本。并且，在電子博物館建設完成后，很多高校忽略了其日常的更新和維護，部分高校電子博物館網站適配的瀏覽器版本都已十分老舊，許多代碼錯誤沒有進行修改。由于缺乏系統化整合，信息化程度較低，使得校史檔案形成了數據孤島，封閉的環境直接影響了校史檔案資源的開發與利用。

2.檔案利用服務單一，社會參與度低。

社會參與度低主要體現在兩個方面：一是收集工作參與度低。高校校史檔案種類的復雜和數量的龐大增加了檔案收集的難度，因此很多高校在進行校史檔案收集時一般采用動員社會力量的方法。在高校的網站上都發布征集校史資料的信息。但從其具體的內容上看，還缺乏對資料提供人的激勵，大多數的公告里只涉及征集內容、征集范圍和征集內容等，資料提供人完全是憑著作為校友的榮譽感參與進來的。同時，由于涉及到很多實物檔案，其在運輸過程中所產生的運費由誰承擔也沒有做出說明，這也一定程度上影響了社會公眾的積極性;二是檔案利用的參與度低。如今檔案信息化建設已開展多年，但系統功能較為單一。如，許多高校電子博物館承擔的功能更多的還是向公眾展示信息，基本上以圖文和視頻瀏覽為主，連基本的查詢、檢索等功能都較為缺乏。系統功能單一的問題也造成了校史檔案資源的浪費，限制了校史檔案的進一步利用，很大程度上影響到校史檔案價值的實現，應引起檔案管理部門的足夠重視。

三、高校校史檔案提高利用率的途徑

1.強化資源整合，推動資源共享。

高校校史檔案資源主要有學校館藏檔案、異地檔案復制、校史考證與采訪、征集和捐贈等幾種來源。首先，要對收集到的校史檔案資源按照價值、載體、形成時期等幾個方面進行分類，有計劃地整合檔案資源并全部進行數字化處理，為校史檔案資源庫的建立打下良好基礎。其次，要通過優化檔案智能檢索推動校史檔案的在線利用。利用管理系統信息化、校史檔案資源數字化、服務方式在線化等推動校史檔案提供更加全面的服務，拓寬各種渠道提高校史檔案的開放程度和利用率。第三，推進高校間校史檔案共享平臺的建設，從歷史淵源、專業建設等維度建立校史檔案資源共享合作機制，集合更多高校的力量共同進行校史檔案資源的開發與利用，推動高校之間校史檔案的互通互聯，進而促使使用個體、管理機構及其他相關機構能夠在一個平臺下進行更加通暢的交流與共享，資源共享有助于發揮校史檔案的整體優勢。

2.推進信息化建設，創新校史檔案服務方式。

將信息化運用于高校檔案服務利用，要充分體現信息化建設帶來的技術優勢，以完備的技術支撐基礎促進信息化與高校檔案服務利用的深度融合。一方面，要利用現代信息技術對檔案管理系統、安全體系建設等基礎設施進行優化提升，有針對性地對一些服務利用的弊端進行技術上的改善。不斷完善校史博物館門戶網站的建設，并搭建高速網絡環境，優化查詢、檢索服務，定期進行維護更新工作，及時解決瀏覽器適配、圖片顯示等基礎性問題。在此基礎上，根據人們對信息需求的不同方式，進一步豐富創新網站的服務方式，開展在線預約、在線瀏覽服務，也可開設網站互動交流區，實時分享資源信息，為用戶提供更為個性化和多樣化的服務，形成檔案信息化服務的良性循環。另一方面，要通過信息化建設逐步豐富校史檔案的展出工作，在校史檔案資源集成化、體系化的基礎上探索電子博物館的更多功能。目前有很多高校校史館引進了VR技術，但在VR錄音里參觀者只能被動跟隨錄音進行參觀，對此可根據參觀者的身份、興趣進行個性化講解模塊的定制，使其與虛擬現實技術相結合，進而增強參觀的自主性。

3.動員社會力量，提升校史檔案參與度。

校史檔案的利用需要大量檔案信息資源予以支撐，因此要動員社會力量進行廣泛征集，以豐富校史檔案資源的種類和數量。在征集過程中要注意以下幾個方面：首先，高校校史檔案的征集要與當地的文化和歷史有機結合，從中挖掘出高校與地方一脈相承的精神內在，從而形成自己獨特的精神氣質和文化品質。其次，校史檔案征集的主題應具體明確且可操作性強，要讓捐贈者認清自己手中具有檔案價值的物件并引起重視，自覺進行捐贈。再者，要提高社會公眾提供檔案資料的積極性，對于提供并最終采納的有價值的資料，要適當予以獎勵，以精神鼓勵為主、物質獎勵為輔。如，對捐贈者頒發證書，以資表彰。此外，也可采取一些有償征集的方法，對經鑒定確有價值者，可向個人支付適當報酬。最后，要拓寬收集渠道，檔案資料應以電子資料為主，可建立QQ群、微信群，讓校史檔案資料提供人線上發送，即簡化了流程，又使得資料整理和分類更為便捷。從檔案利用的角度上來看，要通過簡化利用流程和豐富利用渠道提來高檔案利用的參與度。簡化校史檔案查詢流程，逐漸將紙質化申請過渡到線上申請或線上授權，對檔案的保密性進行階段性評估，逐漸放開檔案查詢范圍。同時豐富服務渠道，同步線上和線下工作，給用戶提供更多的選擇，以提高校史檔案的利用率。

4.借助微信公眾平臺，探索校史檔案利用新方法。

電子博物館網站的建設以及校史檔案與信息化建設的融合周期較長，且消耗的人力物力也較高，因此高校檔案管理部門同時還可以選擇借助微信公眾平臺探索校史檔案利用的新方法。首先，在微信公眾平臺的搭建上，要依據校史檔案資源進行分類：館藏珍品、講解員介紹、微課堂、歷史成就、近期成就等等，同時善用微信公眾號的技術優勢，開通在線預約、在線查詢、關鍵詞檢索和回復等功能。其次，在內容上進行創新，深入挖掘館藏資源，喚醒沉睡的歷史檔案?？筛鶕⑿殴娞杻热莅l布的規則進行主題創作，如周一進行杰出校友介紹、周二介紹館藏資源、周三介紹歷史事件，培養師生定時查看公眾號的習慣，逐步形成常態化機制。再次，加入用戶反饋體系。在公眾號中設置用戶反饋模塊，針對公眾號使用存在的問題和不足、用戶感興趣的內容等方面問題進行系統的收集。根據用戶反饋的內容不斷優化公眾號的建設，同時通過對用戶感興趣內容的分析進行新主題活動的組織。

總之，信息化時代高校檔案部門應充分認識到校史檔案的重要地位和價值，與時俱進，豐富創新服務方式和方法，拓寬思路，改善措施，提高利用率，實現檔案信息資源的快速交流共享，為用戶提供高效便捷優質的檔案服務。

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作者簡介：施秀平（1974-），女，福建福安人，副研究館員。主要研究方向：檔案管理。