試論高校院系資料室的利用現狀及改進措施

摘 要：高校院系資料室具有極強的專業性，文獻資料珍貴，為本院系教學和科研提供專業化信息服務。但院系資料室也存在不少問題，如規章制度不規范，管理松弛;預算不足，購進文獻資料隨意;編制緊張，業務人員素質欠缺。因此，應該整合院系資料室與圖書館資源，實現資源利用最大化;實現文獻資料的統一配置，統一經費預算和劃撥;提升院系資料室管理人員的業務素質，從而充分發揮院系資料室的作用。

關鍵詞：高校;院系資料室;利用

高校院系資料室圖作為高校院系的文獻信息中心，為高校院系教學和科研服務的重要機構，是文獻信息化和數字化的重要基地。高校院系資料室時刻關注教學和專業學術領域發展動態，配合院系教學和科研，致力于專業文獻搜集、整理和檢索，為教學和科研人員提供專業文獻，為院系學科和科研發展提供有力支持。但伴隨近年的文獻的電子化和網絡化，院系資料室管理存在諸多問題，如何改進院系資料室的利用現狀，是一個關系院系教學水平提升和專業學科建設的重要問題。

一、院系資料室的功能和優勢

院系資料室無論是過去傳統的紙質文獻時代，還是今天日新月異的信息化時代，都為高校的教學和科學研究發展奠定了堅實基礎，其主要功能包括以下幾個方面：

1.系部資料室的文獻專業性很強，是為院系教學和科研服務的。圖書館是一個高校的文獻信息中心，是為整個高校教學和科研服務的，重在收藏文獻的廣度，其包括不同專業和領域的基本文獻，因此無論圖書館的規模有多大，都無法滿足每個專業的文獻需求。院系資料室則重在專業性，一般只搜集本專業理論層次較高的核心和前沿的文獻，只為本院系教學和科研服務，這正好彌補了圖書館的不足。

2.院系資料室文獻價值較高，具有稀缺性和難獲取性。圖書館文獻一般是通過正規的圖書采購途徑或捐贈等手段獲得，來源比較多。院系資料室的文獻來源除了采購外，對于一些專業性強，不容易收集的資料，采用一些特殊方式獲得，例如專家學者的贈送，教師考察時的收集，以及本院系師生的科研成果等，這些資料對于本專業的教學和研究來說，具有重要的意義，許多沒有正式出版，參考價值很高。

3.院系資料室可以為本院系教學和科研人員提供更專業化的信息服務。圖書館只提供綜合性、基本性的文獻服務，是為全校師生服務的，其管理人員一般具有圖書情報的專業知識，并不具有某一專業的研究素養，因此圖書館一般只負責綜合性文獻資料的搜集、整理，但是不能為某一專業教學和研究提供深層次的文獻支持。院系資料室藏書數量無法和圖書館相比，管理員也可能不具備圖書館學專業技能，但是卻具有院系專業的相關知識，可以對本專業文獻和信息進行專業的搜集和獲取，并進行分類和整理，形成重點和目錄，從而為本院系的教學和研究提供專業的信息服務。

二、院系資料室利用中存在的問題

盡管院系資料室是院系教學和學術研究不可或缺的部門，是圖書館的有益補充，但是由于重視不夠或經費不足等，院系資料室在實際利用中存在各種各樣的問題。

1.院系資料室規章制度不規范，管理比較松弛。院系資料室歸院系所有，多不對外開放。門戶緊閉，不對外開放往往是院系資料室的固有特色。院系資料室本來就藏書有限，只能滿足教師和研究生的借閱需要。一些教師為了自己的方便，長期“霸占”資料室的珍貴文獻資料，久借不還。有的教師甚至一下就借幾十本，并且不按時歸還，其他教師要用，還要私下打聽文獻的“下落”，進行私下里“流通”。院系資料室一般只有本院系師生才能借閱，并且往往不按時開放，有時隔天開放，周末根本就不開放，甚至需要提前“預約”，根本無法滿足院系的教學和科研需要。其它專業的師生要到資料室借閱，需要經過相關領導的“批示”才可以。并且，很多院系資料室文獻資料缺乏詳細的電子目錄，無法查閱，造成了圖書資料的浪費。

2.院系資料室預算不足，購進文獻資料隨意性大。高校圖書館每年都有專門與教學和科研配套的預算，可以保證文獻資料的不斷增加和更新。但院系資料室經費一般由院系自己籌集，加上院系本來就經費緊張，只好壓縮資料室的經費。尤其是一些文科院系，大部頭的專業古籍文獻發行量小，價格非常昂貴，院系資料室根本沒有能力購進。即使資料室采購文獻資料，也經常出現采集隨意性大，品種少，重復率高的問題。院系即便設立資料室，藏書量嚴重不足。資料室的文獻資料常年不更新，書籍資料古老陳舊。一些有價值的書籍資料落滿了灰層，既無法滿足現實需要，也造成資源的極大浪費。一些師生滿懷好奇到資料室借閱圖書，卻最終大失所望，這樣口耳相傳就形成惡性循環，造成院系資料室常年大門緊鎖，日益冷清的局面。

3.院系資料室編制緊張，業務人員素質欠缺。目前，高校院系行政系統受編制限制，院系資料室專業管理人員本來就少，只能由其他人員兼職。為了解決院系資料室的人員不足，院系甚至安排青年教師、輔導員和辦公室人員充任，甚至派學生來看著資料室。近年來高校不斷引進高層次人才，院系資料室就成為安置人才家屬的“福利”機構。這些人員很多都不是圖書館專業出身，也不是某一領域的專業人士，對圖書資料的編目、整理和分類都沒有經驗，也沒有學習的途徑，從而造成資料室圖書資料放置混亂，查找困難。由于資料室工作不受重視，待遇也不高，導致資料室老師工作積極性不高，得過且過。同時，資料室管理人員還經常被安排其它院系臨時任務，更使得其工作無足輕重。

三、院系資料室利用的改進措施

高校院系資料室經過幾十年發展，在文獻資料的收集、整理和加工方面具有獨特的優勢，為院系的教學工作和學科建設發揮了積極作用，但是在當前高校工作不斷創新的新形勢下，院系資料室面臨著很多問題，制約了院系的發展。院系資料室的發展必須在院系現有經濟和信息資源條件下，應當不斷轉變觀念，構建新的管理體制，進行不斷改進。

1.整合院系資料室與圖書館資源，實現資源利用最大化。院系資料室是為本院系師生的教學和科研服務的，因此長期以來只對本院系的教師和學生開放。這種情況就造成了資料室資源使用范圍較窄，使用效率低下，導致資源的較大浪費。當前，我國高校蓬勃發展，專業學科建設速度加快，交叉學科和邊緣學科大量出現，因此專業和前沿資料就成為急需。如果院系重復采購專業資料，會造成資源浪費，因此不同院系資料室之間，以及院系資料室和圖書館應該加強平時的交流和溝通。院系資料室文獻資料應該由圖書館統一編目，形成統一數據庫，使得全校教師和學生都可以檢索到圖書信息，從而打破院系資料室只為本院系教師和學生服務的傳統。資源共享無疑提高院系資料室的資源利用率，方便其他院系的教師和學生查閱專業資料。資源共享無疑會影響本院系教師、學生對資料室的利用，為了彌補這一不足，可以在借閱次序、時間和數量上優先于外院系的教師和學生。

2.實現院系資料室和圖書館文獻資料的統配置，增加經費的統一預算和劃撥。高校圖書館隸屬于高校，院系資料室屬于院系，文獻資料的采集屬于不同流程，圖書資料的購置經費分別預算和劃撥。這不僅導致了圖書館和院系資料室圖書文獻的重復訂購，浪費了有限資源，也導致院系資料室和圖書館的經費分配不平衡。為了整合圖書館和院系資料室的資源整合，可以由高校確定圖書館和院系資料室的經費預算和劃撥。院系資料室的書籍采集也可委托圖書館統一采購，由于圖書館獨特的購書渠道，并且量大以獲得優惠，不但可以實現圖書采購的最大優惠，借閱有限的資源。圖書館代院系資料室購進圖書資料后，可以由專業人員統一對文獻資料進行編目，避免圖書館與院系資料室重復訂購，減少高校的資源浪費。

3.提升院系資料室管理人員的業務素質，加強對院系資料室的管理。由于院系資料室人員普遍缺乏圖書館管理方面的專業知識，也沒有院系專業背景，這就導致院系資料室管理、服務欠缺。院系應該選撥一些懂得專業的人員參與資料室的管理，改變過去資料室管理員只是整理、收發圖書資料崗位的觀念。高校資料室行政上屬于院系，業務上屬于圖書館管理，因此應該加強圖書館在院系資料室管理人員在文獻資料搜集、整理和編目方面的培訓，不斷提高院系資料室人員的素質。在當前院系資料室管理人員已經確定的情況下，應當加強對資料室管理人員圖書館專業知識和網絡技術的培訓，從而提升其圖書資料的搜集、整理能力，提高其文獻處理的服務能力，使院系資料室更好為院系的教學和科研服務。

總之，院系資料室是高校圖書館之外的重要圖書信息中心，是院校教學和科研得以推進的基礎。當今，高校的信息化、網絡化正在不斷推進，電子媒體已經成為生活和工作的重要載體。院系資料室也要利用媒體的理論宣傳自己，讓資料室“沉睡”的寶藏發揮其價值，從而促進院系和學校的發展，為社會培養更好更多的人才。

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作者簡介：荊東（1968-），男，河北保定人，太原師范學院歷史系館員，研究方向為大學圖書館。